Company Logo 第第6 6章章 电子文件管理系统开发的需求过程电子文件管理系统开发的需求过程国家级精品课程国家级精品课程电子文件管理电子文件管理时间： 月 日 第 - 节教室：教学重点本章关键内容本章关键内容计算机信息系统开发的生命周期；计算机信息系统开发需求的风险与问题；计算机信息系统开发过程的管理；软件需求过程的管理，需求开发与需求管理的重要性；用户需求获取与分析过程中的协同工作；电子文件管理系统用户需求的调研与支持。关键词关键词系统开发 需求风险 用户需求 需求开发 需求管理 需求提出 需求调查 开发人员 文件管理员 业务人员 系统开发生命周期 需求规格说明书 电子文件管理系统主要内容o信息系统开发生命周期o用户需求与风险o软件需求过程o用户需求的获取与分析o电子文件管理系统需求开发的合作第一节 信息系统开发的生命周期o计算机信息系统开发的概念o计算机信息系统开发的特点o计算机信息系统开发的结构化方法o计算机信息系统开发的生命周期o计算机信息系统：计算机信息系统： 计算机信息系统是以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，支持组织高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。o计算机信息系统的开发计算机信息系统的开发： 计算机信息系统开发是指根据组织的战略目标、业务内容、规模、性质等具体情况，建立起一套以计算机为基础的软硬件结合的管理系统。核心是软件的开发，还有相关的基础性建设。第一节 信息系统开发的生命周期o计算机信息系统开发的特点计算机信息系统开发的特点1.系统开发的技术手段复杂。2.系统开发的内容复杂，目标多样。 3.系统开发的投资密度大，效益难以计算。 4.系统开发的环境复杂多变。 5.信息系统开发必须与管理变革相结合 o计算机信息系统的开发方法：计算机信息系统的开发方法： 1.结构化方法（SAT） 2.原型法(Prototype) 3.面向对象的开发(OO) 4.计算机辅助软件工程的方法(CASE)第一节 信息系统开发的生命周期o结构化方法的基本思想结构化方法的基本思想o用系统工程的思想和工程化的方法，按用户至上的原则，结构化、模块化、自顶向下地对系统进行分析与设计。o也就是说，先将整个档案计算机管理系统的开发划分成若干个不同阶段，如系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、运行和维护；然后在系统规划、分析和设计阶段采用自顶向下的方法对系统进行结构化划分；最后在系统实施阶段，采用自底向上的方法逐步实施。o结构化系统开发的特点：结构化系统开发的特点：（1）系统观点 （2）严格区分工作阶段，每个阶段都有明确的任务和应得的成果；（3）自顶向下的分析与设计和自底向上的系统实施；（4） 工作成果文档化，文档资料规范化、标准化。第一节 信息系统开发的生命周期o瀑布模型第一节 信息系统开发的生命周期o原型模型第一节 信息系统开发的生命周期o增量模型第一节 信息系统开发的生命周期o增量模型分析分析 设计设计 编码编码测试测试 分析分析 设计设计 编码编码测试测试 分析分析 设计设计 编码编码测试测试 分析分析 设计设计 编码编码测试测试 增量增量1 1增量增量2 2增量增量3 3增量增量n n 增量增量1 1交付交付客户客户 增量增量2 2交付交付客户客户 增量增量3 3交付交付客户客户 增量增量n n交付交付客户客户日历时间日历时间.第一节 信息系统开发的生命周期o迭代模型第一节 信息系统开发的生命周期第一节 业务信息系统的开发过程o螺旋模型o电子文件管理系统的生命周期模型电子文件管理系统的生命周期模型o信息系统有一个孕育、诞生、成长、成熟、衰亡的生存过程。这个过程即为计算机软件的生存期。o信息系统生存期的六个步骤，即制定计划、需求分析、设计、程序编码、测试及运行维护。o思考：哪个步骤最重要？第一节 信息系统开发的生命周期o系统开发的生命周期（SDLC）第一节 信息系统开发的生命周期o系统开发生命周期（SDLC：Systems Development Lifecycle）是系统开发者（分析员、软件工程师与程序员等）与最终用户建立计算机系统的一个过程，也可以定义为软件开发过程。信息系统开发生命周期主要包括需求开发、系统设计、编码、测试与运行维护阶段.（1 1）需求过程）需求过程：o 需求是系统开发生命周期中重要的一步，也是关键的一步。只有通过对拟开发系统的需求分析，才能把软件功能和性能的总体概念描述为具体的软件需求规格说明，进而建立软件开发的基础。因此，它需要在了解系统开发的需求基础上，既能满足达到系统开发的目标与满足业务需求，又能使系统开发人员确实可操作。 第一节 信息系统开发的生命周期（2 2）系统设计）系统设计o系统设计是信息系统开发过程中另一个重要阶段。它将依据需求开发的结果，在已经获得批准的系统分析报告的基础上，进行新系统设计，包括概要设计与详细设计：o概要设计概要设计。本阶段将初步划分系统功能模块，并给出合理的研发流程和资源要求。作为原型设计，完成概要设计就可进入编码阶段。o详细设计。详细设计。详细设计说明书应把每个函数的每个参数的定义都精细地提供给编码者，使得系统整体模块化达到最大，使编码的复杂性降到最低。第一节 信息系统开发的生命周期（3 3）编码）编码o 编码是根据一定的协议或格式把模拟信息转换成比特流的过程。编码的时间长短与前面几项工作紧密相关，设计过程完成的好，编码效率就会极大提高。（4 4）测试）测试o 测试同样是项目研发中一个相当重要的步骤，可发现与解决软件运行中的问题。测试完成后，接着是验收与编写帮助文档，从而完成该软件的研发。依据用户需求，今后会持续修补升级，直到该软件被彻底淘汰。第一节 信息系统开发的生命周期第二节 用户需求与风险o信息系统用户需求的概念o信息系统用户需求获取的困难性o信息系统开发的用户需求风险第二节 用户需求与风险需求的翻译：需求的翻译：(1)Need (2)demand(3)Requirement IEEEIEEE的需求定义：的需求定义：IEEE软件工程标准词汇表（1997年）中定义的需求为：（1）用户解决问题或达到目标所需的条件或能力；（2）系统或系统部件要满足合同、标准、规范或其他正式规定文档所需具有的条件或能力；（3）一种反映上述条件和能力的文档说明。第二节 用户需求与风险o系统需求：系统需求： 需求是从系统外部去发现系统所应具有的满足于用户的特点、功能及属性等，是用户所需要的并能触发一个程序或系统开发工作的说明。o用户需求：用户需求：o 用户需求反映的是用户面临的问题域，以及在问题域内对用户期望的解决效果。开发一个软件是为了解决某些问题，而这些问题所涉及的事物范围称为问题域。第二节 用户需求与风险o业务需求业务需求（Business Requirement）反映了组织机构或用户对系统、产品高层次的目标要求，通常在项目定义与范围文档中予以说明。o用户需求用户需求（User Requirement）描述了用户使用系统必须要完成的任务，这在用例（Use Case）文档或方案脚本说明中予以说明。o功能需求功能需求（Functional Requirement）定义了开发人员必须实现的软件功能，使用户利用系统能够完成他们的任务，从而满足业务需求。o非功能性需求非功能性需求（Unfunctional Requirement）描述了系统展现给用户的行为和执行的操作等，它包括产品必须遵从的标准、规范和约束，操作界面的具体细节和构造上的限制。 第二节 用户需求与风险o需求获取的困难性需求获取的困难性o用户需求可能来自多个层面，且并不是明显可见的；o存在不同种类的用户需求，其详细程度各不相同；o用户需求并非都是显性的，许多隐性的需求是难以准确地用文字表述的；o用户需求之间具有相当多的关联，对这些关系的发现与组织需要一定的相关业务专业知识；o用户需求的数量，若不加以控制，也会给管理增加难度；o用户需求具有唯一性或特征值，它们既非同等重要，处理的难度也不相同；o用户需求可能涉及众多相关利益责任方，这需要由跨职能的各组人员来配合；o用户需求是可能发生变更的；或有些用户需求可能对时间敏感等。第二节 用户需求与风险o信息系统用户需求风险信息系统用户需求风险（1）无足够代表性用户参与需求调研（2）需求含糊不清（3）用户提供的需求过于简单（4）用户需求不断补充与变更第三节 软件需求过程p软件需求过程：软件需求过程：p需求过程是指在建立一个新的或改变既有的计算机系统时，为描写新系统的目的、范围、定义和功能时所要做的所有工作。主要分为需求开发和需求管理两部分； 第三节 软件需求过程o第一部分第一部分 需求开发：需求开发：o（1 1）需求获取）需求获取o 获取需求是在确定该系统的每个用户基础上，了解每个用户对该系统的期望与需要；了解实际用户任务和目标以及这些任务所支持的业务需求。它涉及到需求的收集、分析、细化、核实、组织与将它编写成文档等过程。该活动包括了编写项目视图（涉及项目的相关操作）和范围文档、用户群分类、选择用户代表、建立核心队伍、确定用例、召开联合会议、分析用户工作流程、确定质量属性、检查问题报告和需求重用等具体任务。 第三节 软件需求过程o需求开发需求开发o（2 2）需求分析）需求分析o 软件需求分析的工作，是软件开发人员与用户密切配合，充分交换意见，达到对需求分析一致的意见。作为开发人员一方，直接参与需求工作的主要是系统分析员和系统工程师等，他们处于用户和高级程序员之间，负责沟通用户和开发人员的认识和见解，起着桥梁作用，是需求分析的主要角色。第三节 软件需求过程o需求分析的要求需求分析的要求o完整性完整性：是准确、全面的描述用户的需求；o一致性一致性：是通过分析整理，剔除与用户需求相互矛盾的方面，规范用户需求；o可追溯性可追溯性：整理和规范需求，便于日后查找。第三节 软件需求过程o需求分析的工作需求分析的工作o绘制关联图o创建开发原型o分析可行性o确定需求优先级o为需求建立模型o编写数据字典o质量功能调配o数据词典（数据词典（Data Dictionary，简称，简称DD）o数据词典存放数据库中有关数据资源的文件说明、报告、控制及检测等信息。大部分是对数据库本身进行监控的基本信息。所描述的数据范围包括数据项、记录、文件、子模式、模式、数据库、数据用途、数据来源、数据地理方式、事务作业、应用模块及用户等。o在数据词典中对数据作的规范说明应包括：（1）符号符号。即给每一数据项一个具唯一性的简短标签；（2）标识符标识符。即标志数据项的名字，亦具唯一性；（3）注解信息注解信息。即描述每一数据项的确切含义；（4）技术信息技术信息。用于计算机处理，包括数据位数、数据类型、数据精度、变化范围、存取方法、数据处理设备以及数据处理的计算机语言等；（5）检索信息检索信息。即列出各种起检索作用的数据数值清单、目录。第三节 软件需求过程o（3）编写需求规格说明书）编写需求规格说明书o软件需求规格说明书（SRS：Software Requirements Specifications）是整个软件开发过程中最重要的一份文档，它具有以下作用：为用户和开发者建立共同协议奠定。提高开发效率是成本计价和编制计划进度的基础为确认和验证提供一个基准便于今后改进与移植第三节 软件需求过程o编写要点：编写要点：采用标准模板指明需求来源为每项需求注上标号记录业务规范创建需求跟踪能力矩阵o编写要求编写要求：准确 可跟踪 完整 可行性优先权无歧义可修改 第三节 软件需求过程o（4）需求验证）需求验证o 验证是对需求说明书的评审，它是需求分析阶段性工作的复查手段，应该对功能的正确性、完整性和清晰性以及其需求给予评价与审查。o其主要目的是，验证开发者与用户对软件需要达到的目的是否具有共同的理解与认识，进一步在开发前将与该软件用途相关的所有问题澄清，双方达成共识。o需求验证务必确保需求说明满足准确、可跟踪、完整、可行性、优先权、明确与可修改等。 第三节 软件需求过程o第二部分第二部分 需求管理需求管理o需求管理的概念需求管理的概念o需求管理是对与“软件需求”相关的所有活动的规划和控制，它涉及到获取、组织并记录系统需求的系统化方案，以及使用户与开发者对不断变更的系统需求达成并保持一致的过程。o通过需求管理工作，使软件需求文档成为一份大家都共同承诺和作为依据参考的文档，使人们意识到变更对项目的影响和代价，反向促进需求开发质量的提高。 第三节 软件需求过程o需求管理的内容需求管理的内容 第三节 软件需求过程o需求管理的主要活动需求管理的主要活动（1）定义需求基线（2）确定变更控制过程（3）建立软件变更控制委员会（4）进行需求变更影响分析（5）跟踪变更影响的产品（6）维护变更的历史记录（7）跟踪每项需求的状态（8）衡量需求稳定性第三节 软件需求过程o需求基线：需求基线：o需求基线就是以既定的需求为基准建立控制版本，之后凡是添加新的需求和修改原有的需求都必须通过需求变更流程来操作，以防止需求的滥变给程序架构造成重大影响。o每开发一个版本就必须要进行基线化，后续的软件设计就按照该基线的版本进行，设计过程中的任何一个需求变动，都需要通过评审后重新基线化，后续工作按照新的基线进行。第三节 软件需求过程第四节 用户需求的获取与分析 o用户需求与系统需求用户需求与系统需求o 用户需求获取是在问题及其最终解决方案之间架设桥梁的第一步，用户需求绝不等同于软件需求，但却是软件需求过程的主体。用户需求只有经过开发人员的分析、建模与抽象，抽取用户与开发人员共同关心的本质特征，忽略非本质的细节，并将这些特征用各种概念精确描述形成概念结构，才能逐步转化为系统需求。o获取用户需求的重要性第四节 用户需求的获取与分析 o用户需求获取的步骤：第四节 用户需求的获取与分析 o开发方的需求获取责任开发方的需求获取责任第四节 用户需求的获取与分析 o需求调研的内容需求调研的内容：o（1）调研用户领域的组织结构、岗位设置和职责定义，从功能上区分有多少个子系统，划分系统的大致范围，明确系统的目标。o（2）调研每个子系统所需的工作流程、功能与处理规则，收集单据、报表和账本等原始资料，分析物流、资金流和信息流三者的关系，以及如何用数据流来表示这三者的关系。o需求调研的目标：需求调研的目标：o理清不同类别用户之间的相互关系，理解每类用户的自身业务目标以及不同类别用户间发生关系的目标；理清不同类别用户内部的各种活动，以及它们之间发生关联的活动；对不同类别用户的业务活动进行整理，确定其活动的边界；整理调研结果，找出新的疑点，再进行更为详细的需求调研。第四节 用户需求的获取与分析 o与用户的沟通与合作与用户的沟通与合作（1）组建需求开发团队（2）确保代表性用户必须参与（3）每个需求必须由用户确认（4）利用自然语言描述项目模型（5）及时吸收必要的需求变更（6）透过现象分析潜在的需求（7）启迪与引导用户需求的提出第四节 用户需求的获取与分析 o用户的责任与义务责任：（1）为开发者讲解自身业务（2）明确提出用户要求与回答相关问题（3）发现需求变更应尽早与开发者联系（4）确定需求的优先级别（5）评审需求文档和原型义务：（1）要求开发人员编写软件需求规格说明（2）用户有权要求开发人员对需求结果进行解释 第四节 用户需求的获取与分析 第五节 电子文件管理系统需求开发的合作o文件形成者参与电子文件管理系统开发文件形成者参与电子文件管理系统开发o 文件形成者参与电子文件管理系统开发，可直接参与，也可以通过制订撰写用户需求或向系统开发人员提供信息等方式间接地参与。o文件管理人员必须参与整个系统开发生命周期的管理，包括以下工作：参与系统的构思：监督系统实施过程：系统验收： o文件管理人员向系统开发人员提供的信息文件管理人员向系统开发人员提供的信息（1）档案管理方法与流程。（2）必须遵从的法律法规与相关政策（3）文件管理的相关标准（4）专业术语表（5）分类表（6）文件保管期限表（7）用户与角色及其存取权限（8）重要文件表（9）文件归档管理元数据（10）文件产生的应用程序与格式第五节 电子文件管理系统需求开发的合作o文件管理用户需求的调查文件管理用户需求的调查o（1）初步调查o（2）业务活动的分析o（3）文件要求的识别o（4）对现存系统调研o（5）设计文件管理系统第五节 电子文件管理系统需求开发的合作需求调研的关键问题需求调研的关键问题（5-1）捕获前必须达成的共识有：在这个系统中哪些文件是记录其业务活动并需要保存的：哪些文件必须被捕获一旦被系统捕获，如何验证其真实、完整与准确文件被以确定的方式捕获前，需提供文件的内容、背景与结构的具体要求；是否在系统内整合自动化工具，以提供或形成这类数据。这些数据如：记录的形成人；构成文件的相关信息（草稿、版本、终稿、复制件等）；与该记录相关的文件有哪些等。第五节 电子文件管理系统需求开发的合作（5-2）系统内文件安全的共识有：访问限制：文件打开时抵御被编辑的能力当文件被转移到其他系统时，为确保转换成功的必备要求：怎样确定哪些文件需要转移，以及怎样找到它们；若文件的保存期限发生变化，怎样将新的保存期限随文件一块转移 如何根据保存期限维护被保存的文件怎样使文件免于非授权访问；怎样使文件免于非授权销毁；若要对文件进行存储方式的变动（如近线或离线），怎样确保介质的更新与纠正比特错误率第五节 电子文件管理系统需求开发的合作o（5-3）与利用相关的问题o增强文件检索能力的相关元数据要求，如恰当的关键词；使用什么检索系统来保证文件的访问o使用什么迁移策略来有规律地更新介质与迁移数据o使用什么迁移策略来转换文件而不丢失数据与损坏其他版本的文件o新系统的备份策略是什么o该策略怎样保证业务的连贯性与关键文件的保护；o该策略怎样保证服务器冲突过程中文件的可靠性与完整性；o当系统当机（即机器崩溃，或死机）时，怎样保证文件的可用性与不丢失，并能被捕获到文件管理系统。第五节 电子文件管理系统需求开发的合作o在新的系统内，为了审计需要形成哪些文件，系统是否需要自动记录文件的捕获人、恢复人与删除人？何时记录这类信息o怎样管理数据的下载o当文件的保存期失效后，怎样从系统删除文件o当文件被删除时，机构将删除相关的元数据吗；若不是，需要保存什么，保存多久o怎样保证永久保存文件的长期保存与存取o为评价文件保管程序，需要形成什么样的系统文件等。第五节 电子文件管理系统需求开发的合作课后习题o仔细阅读教材第6章，并完成以下题目：（一）名词。 需求风险 数据字典 需求基线 （二）简答。 1.简述计算机信息系统开发的生命周期。 2.文件管理系统开发过程中，文件管理人员必须向系统开发人员提供的信息主要有哪些？ （三）论述。 组织如何在业务信息系统中嵌入电子文件管理功能？Company Logo