数据清单数据清单 Excel 2003具备了数据库的一些特点，可以把工作表中的数据做成一个类似数据库的数据清单，数据清单中可使用“记录单”命令实现增加、修改、删除与查找等操作。当数据被组织成一个数据清单后，就可以对数据进行查询、排序，筛选以及分类汇总等。数据清单的管理数据清单的管理建立数据清单建立数据清单使用记录单管理数据使用记录单管理数据数据的排序数据的排序数据的分类汇总数据的分类汇总数据的筛选数据的筛选数据清单数据清单数据清单数据清单数据的透视表数据的透视表数据库统计函数数据库统计函数 建立数据清单建立数据清单 数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行。在Excel中，Excel认为数据清单就是一个数据库。清单中的列被认为是数据库的字段，清单中的列标题认为是数据库的字段名，清单中的每一行被认为是数据库的一条记录。列标题列标题字段名字段名每一行每一行一条记录一条记录每一列每一列一个字段一个字段字段数字段数=256=256记录数记录数=65535=65535 使用记录单管理数据使用记录单管理数据 记录单是数据清单的一种管理工具，使用它可以在数据清单中一次输入、显示、修改、删除和移动记录，还可以进行数据的查询。 “数据”“记录单”1.使用记录单添加记录使用记录单添加记录2.使用记录单修改记录使用记录单修改记录3.使用记录单删除记录使用记录单删除记录4.使用记录单查找记录使用记录单查找记录数据的排序数据的排序v1.默认排序顺序 Excel使用特定的排序顺序，根据单元格中的数值而不是格式来排列数据。在排序文本项时，Excel一个字符一个字符地从左到右进行排序。在按升序排序时的顺序：l数字从最小的负数到最大的正数排序。l文本以及包含数字的文本，按09、AZ顺序排序。l在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。l所有错误值的优先级等效。l空格排在最后。 数据的排序数据的排序2. 2. 根据一列的数据对数据行排序（简单排序）根据一列的数据对数据行排序（简单排序） 想快速根据一列的数据对数据行排序，可以想快速根据一列的数据对数据行排序，可以利用利用“常用常用”工具栏中提供了两个排按钮：工具栏中提供了两个排按钮：“升升序序”和和“降序降序”。升序升序降序降序数据的排序数据的排序3. 3. 根据多列的数据对数据行排序（复杂排序）根据多列的数据对数据行排序（复杂排序）“数据数据” ” “排序排序” 根据需要，分别在根据需要，分别在“主要关键字主要关键字”、“次要关次要关键字键字”和和“第三关键字第三关键字”下拉列表框中选择合适的下拉列表框中选择合适的字段名，并设置好排序的字段名，并设置好排序的方式。方式。排序小技巧排序小技巧使用自定义序列排序使用自定义序列排序 在Excel 排序对话框中选择主要关键字后单击“选项”，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。 自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义排序。若要用自定义排序对多个数据列排序，则可以逐列进行。 分类汇总分类汇总 分类汇总是指在数据清单中快速汇总各项数据的方法。它可以对数据清单中指定的字段进行分类，然后统计统一类数据的有关信息，统计的方式根据用户实际需要指定，比如求和、计数、平均值、及最大和最小值等。建立分类汇总建立分类汇总：v（1）先将需要进行汇总的字段排序，并选中清单中的任意一个单元格。（2）选择“数据”“分类汇总” 。v（3）在“分类字段”下拉列表框中选择分类依据的字段名，在“汇总方式”下拉列表框中选择汇总的计算方式，在“选定汇总项”列表框中选中需要汇总的字段对应的复选框。 分类汇总分类汇总（4）选中“替换当前分类汇总”复选框，可在数据清单中从头进行分类汇总并替换原有的汇总；选中“汇总结果显示在数据下方”复选框，可将汇总结果显示在数据清单中数据的下方。取消分类汇总：“数据” “分类汇总” “全部删除” 数据筛选数据筛选 筛选数据就是将数据清单中符合特定条件的数据查找出来，筛选数据就是将数据清单中符合特定条件的数据查找出来，并将不符合条件的数据暂时隐藏。并将不符合条件的数据暂时隐藏。Excel 2003Excel 2003提供了两种筛提供了两种筛选数据的方法，分别为自动筛选和高级筛选。用户可根据需选数据的方法，分别为自动筛选和高级筛选。用户可根据需要选择合适的方法筛选数据。要选择合适的方法筛选数据。1. 1. 自动筛选自动筛选 自动筛选是最基本的筛选，它只适用于在一个字段上设置筛选条件并进行筛选，每次也只能从工作表中筛选出一组符合条件的记录。（1）选中数据清单中的任意一个单元格。（2）选择“数据”“筛选”“自动筛选”命令，此时，数据清单中所有列标题的右侧会出现一个下拉列表框。（3）在要查找列的下拉列表框中选择需要显示的选项。 数据筛选数据筛选-自动筛选自动筛选每个列标题的下拉菜单中包含以下一些选项：a.“全部”显示数据清单中的所有记录。b.“自定义”出现一个对话框让用户设置显示记录的条件。c.“前10个”显示该列中最大或最小的数个记录。d.“空白”只显示此列中含有空白单元格的数据行（仅当列中含有空白单元格时）。e.“非空白”只显示此列中含有数据的行（仅当列中含有空白单元格时）。如果在下拉菜单中选择某一特定的数据，则显示该数据所有相符的记录。 数据筛选数据筛选-自动筛选自动筛选 如果用户想看到数据清单中最大或最小的几项，可以使用Excel的自动筛选前10个功能来进行筛选。“数据数据” ” “筛选筛选” ” “自动筛选自动筛选”“自动筛选前自动筛选前1010个个”“最大”/“最小”想看到几项 数据筛选数据筛选-自动筛选自动筛选v查找介于两个数值之间的记录：“数据数据” ” “筛选筛选” ” “自动筛选自动筛选” ” “ “（自定义（自定义）”数据筛选数据筛选-自动筛选自动筛选v取消数据清单中筛选的方法：(1)取消对某一列进行的筛选，单击该列首单元格右端的向下箭头，再单击“（全部）”选项。(2)取消对所有列进行的筛选： “数据” “筛选” “全部显示”(3)撤消数据清单中的自动筛选标记： “数据” “筛选” “自动筛选” 数据筛选数据筛选-高级筛选高级筛选 使用高级筛选可以对某列或多列应用多个筛选条件，同时也可以筛选出符合多组条件的多个记录。如果要使用该功能，必须在工作表中数据清单的上方创建3个用做“条件区域”的空行（定义筛选条件区域；定义筛选的列表区域；定义存放满足条件记录的区域），而数据清单中必须含有列标题。数据的筛选数据的筛选-高级筛选高级筛选在工作表中数据清单的上方插入3个空行作为条件区域，并将数据清单中的列标志复制到条件区域的第一个空行中，并在第二个空行中输入筛选条件。 。在数据清单中选择任一单元格。“数据” “筛选” “高级筛选”在“方式”中选中“在原有区域显示筛选结果”，单击条件区域的按钮，设置筛选的条件。设置好各项参数后，单击“确定”即可。条件区域条件区域v比较条件式v计算条件式字段名字段名条件条件空白空白计算的公式计算的公式数据筛选数据筛选-高级筛选高级筛选高级筛选中复合条件的设置：(1)设置“与”复合条件 如果分别在两个条件字段下方的同一行中输入条件，则系统会认为只有两个条件都成立时，才算是符合条件。(2)设置“或”复合条件 如果分别在两个条件字段下方的不同行中输入条件，则系统会认为只要两个条件之一成立，就符合条件。说明：条件区域可使用比较条件式，也可使用计算条件式来表示。计算条件式会运用AND函数和OR函数。在方式中选“将筛选结果复制到其他位置”并回答地址数据筛选数据筛选-高级筛选高级筛选数据库函数数据库函数数据库函数的格式： (Database,Field,Criteria)(Database,Field,Criteria)其中：Database指定数据清单的单元格区域；Field指函数所使用的字段，可以用字段代号表示，如1代表第一个字段，2代表第二个字段，其余类推；Criteria指条件范围。数据库统计函数数据库统计函数数据库统计函数数据库统计函数数据库函数数据库函数数据库统计函数数据库统计函数数据库统计函数数据库统计函数 数据透视表数据透视表 Excel 2003中的数据透视表是将数据的排序、筛选和分类汇总3个过程结合在一起，它可以转换行和列，以查看源数据的不同汇总结果，也可以显示不同页面，以筛选数据，还可以根据需要显示所选区域中的明细数据，使用户能方便地在一个清单中重新组织和统计数据。 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。 分类汇总一般按一个字段进行分类；若要按多个字段分类，则可利用数据透视表实现。数据透视表数据透视表1.1.数据透视表的组成数据透视表的组成数据透视表数据透视表2.创建数据透视表 (1)在数据清单中单击任意一个单元格。(2)选择“数据” “数据透视表和数据透视图”命令，“数据透视表和数据透视图向导3步骤之1”，单击“下一步”，“数据透视表和数据透视图向导3步骤之2” 。(3)默认当前数据清单为“数据源”，单击“下一步”，“数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”(4) 单击“布局”按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导布局”对话框。(6用鼠标拖动版式右边所列字段至数据透视表布局区域。(7)拖动完后单击“确定”按钮，单击“完成”按钮，完成透视表的创建。3.更改数据透视表布局 如果要修改数据透视表“布局”，可单击“数据透视表”工具栏的“数据透视表”按钮，选择“数据透视表向导”命令，回到“数据透视表和数据透视图向导布局”对话框，直接拖动字段到适合的位置即可 数据透视表数据透视表4.添加或删除数据透视表字段单击数据透视表中的任一单元格。单击“数据透视表”工具栏中的“显示域”按钮 如果要添加字段，可将“字段”按钮拖动到数据透视区中所需的字段类型处。如果要删除一个字段，可以单击该字段名，然后将其拖出数据透视表之外，当看到字段名按钮中含有一个叉号时，松开鼠标左键。数据透视表数据透视表数据透视表数据透视表5.更新数据透视表中的数据 如果在源数据清单中更改了某些数据，利用此清单所建的数据透视表中的数据不会自动更新。 为了更新数据透视表中的数据，可以先选择数据透视表中的任一单元格，然后单击“数据透视表”工具栏中的“更新数据”按钮，或者选择“数据”菜单中的“更新数据”命令即可。 透视表透视表透视表透视表数据透视表数据透视表6.删除数据透视表单击要删除的数据透视表中的任一单元格。单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”按钮，弹出一个菜单。将鼠标指针指向“选定”，然后从级联菜单中选择“整张表格”命令。选择“编辑”菜单中的“清除”命令，然后从级联菜单中选择“全部”命令。 透视表透视表透视表透视表小技巧小技巧v查看查看 Excel Excel 中相距较远的两列数据中相距较远的两列数据 在Excel 中，若要将距离较远的两列数据(如A 列与Z 列)进行对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样操作麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧，你可以将一个数据表“变”成两个，让相距较远的数据同屏显示。 把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，你便会发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A 列数据，另一个数据框中显示Z 列数据，从而可以进行轻松的比较。小技巧小技巧v如何复制分类汇总后的结果（只要结果，不要粘贴出记录）如何复制分类汇总后的结果（只要结果，不要粘贴出记录）方法一：点击左边的分组显示，只显示要的结果，选中需要复制的分类汇总数据，按ALT+；(分号)，再复制。方法二：选择需要复制的分类汇总数据“编辑”“定位”“定位条件”“可见单元格” ，再复制。