总务工作手册（一）项目工作内容备注食堂管理食堂承包人的选聘待定食堂用餐环境的维护每天伙食质量的改善每天用餐人数的统计每天食堂费用的结算每月食堂突发事件的处理待定宿舍管理员工住宿安排待定宿舍检查每周宿舍设施、环境维护待定宿舍突发事件的处理待定车辆管理公务用车的调度每天班车的调度每天班车乘车人数的统计每天车辆保险的办理每年公司车辆所涉交通事故的处理待定资产管理资产保险的办理每年资产台帐建立每天资产维护保养待定资产盘点每半年资产报废处理待定办公用品、工作物品管理办公物品的采购、分发每月办公物品的维护待定工作物品的采购、发放待定电话的管理待定办公、工作物品的更换回收每月总务工作手册（二）项目工作内容备注环境管理工作场所的改造待定工作场所的修缮和维护每天厂区、宿舍环境的清洁每天安全管理员工人身、交通安全教育待定厂区防盗防匪工作每天租房管理房屋选定及租赁合同的订立待定租赁合同的续订待定租赁房屋的维护待定外籍人员住宿安排待定租赁费用的结算待定水电管理厂区、宿舍水电的安装待定厂区、宿舍水电故障的排除待定水电费用的结算每月消防管理消防安全检查待定消防设施的购置待定消防整改和验收待定消防演习待定签证管理外籍人员签证的办理待定到期签证的延期办理每三个月礼仪接待客人来访的接待待定职业礼仪的培养待定食堂承包人的选聘时机：根据公司及员工反映，当目前食堂承包人不符合公司及员工要求；或者目前食堂承包人不愿意再继续承包食堂时，人事课须另行选聘食堂承包人。原则：人事课选聘食堂承包人时，应遵循“货比三家”的原则，优先选择提供伙食质量最好的承包人。CHECK POINT：员工用餐达到最大满意度。DURATION：根据实际情况而定。食堂用餐环境的维护定义：食堂用餐环境包括软环境和硬环境两种。软环境主要是指：用餐秩序、食堂工作人员的态度、用餐人员的素质等；硬环境主要是指：餐厅的整洁、餐桌椅的整洁及状态良好、餐厅门窗的状态良好、餐厅操作间环境的整洁、餐厅操作间设施的状态良好等。原则：以公司相关规章制度为标准。CHECK POINT：达到公司规章制度的要求。DURATION：EVERYDAY。伙食质量的改善原则：对于食堂所提供的伙食，在质量上将保持持续的改善。CHECK POINT：员工用餐达到最大满意度。DURATION：EVERYDAY。用餐人数的统计要点：人事课应每天根据员工的用餐情况统计当日的用餐人数，并将用餐人数报备给食堂。CHECK POINT：每天统计的用餐人数无误。DURATION：EVERYDAY。食堂费用的结算要点：每月月初，人事课应根据上月用餐情况与食堂进行核对之后，进行用餐费用的结算。CHECK POINT：根据公司用餐标准结算，正确无误。DURATION：EVERY MONTH。食堂突发事件的处理时机：当食堂发生诸如食物中毒等突发事件时，须进行紧急事故的处理。要点：对于突发事故，要在最短的时间内找出原因并做好善后处理工作。CHECK POINT：第一时间内解决问题，不影响正常生产。DURATION：根据实际情况而定。员工住宿的安排原则：根据公司相关规章制度的规定为新员工安排住宿。CHECK POINT：保证新员工报到当天能顺利住进宿舍。DURATION：新员工报到时。宿舍检查要点：人事课负责对员工宿舍进行检查，以保证其符合公司宿舍管理的相关规定。CHECK POINT：使员工宿舍符合公司宿舍管理规定的要求。DURATION：EVERY WEEK。宿舍设施、环境维护定义：宿舍设施包括公司为员工宿舍配备的一切生活设施；宿舍环境主要指员工居住环境的保持及改善。要点：宿舍设施出现故障、环境需改善时，由人事课主持进行维护工作。CHECK POINT：保证宿舍设施正常运行。DURATION：当出现故障时。宿舍突发事件的处理定义：员工宿舍发生诸如盗窃、抢劫及其它恶性突发事件等时的紧急处理。原则：有突发事件时，最快地与相关部门取得联系并保护好一切现场，必要时须进行紧急救助等处理措施。CHECK POINT：第一时间通知领导及相关部门，快速处理。DURATION：有突发事件时。公务用车的调度定义：员工在工作时间内因办理公务须使用公司车辆的，称为公务用车。要点：员工申请公务用车的，人事课根据公务紧急情况及其它具体情况安排用车。CHECK POINT：用车安排符合公司相关规定。DURATION：EVERYDAY。班车的调度要点：公司原则上为不住宿公司宿舍的员工提供班车，但以合理安排为原则。CHECK POINT：符合公司相关规章制度的规定。DURATION：EVERYDAY。班车乘车人数的统计要点：人事课负责每天统计乘坐班车的员工人数，以便合理调度班车。CHECK POINT：保证每天统计的人数无误。DURATION：EVERYDAY。车辆保险的办理要点：公司的自购车辆，须办理车辆保险；人事课负责选择适当的保险公司办理。原则：以保费最优惠为原则。CHECK POINT：保证公司车辆均处在保险公司规定的保险范围内。DURATION：EVERY YEAR。公司车辆所涉交通事故的处理要点：当公司车辆发生交通事故时，人事课须参与进行处理，确定主要事故责任人。原则：发生交通事故时，应由司机迅速联系交警进行处理，同时通知公司领导。CHECK POINT：在车辆保险的范围内，最大限度向保险公司申请赔付。DURATION：发生交通事故时。资产保险的办理要点：对于公司所属的资产，须办理财产一切险和公众责任险，以规避风险。原则：以保费最优、服务最好为原则选择保险公司。CHECK POINT：使公司资产处于保险公司保险范围内。DURATION：EVERY YEAR。资产台帐的建立要点：对于公司的一切资产，须建立台帐并建卡，做到帐卡物一致。CHECK POINT：帐卡物一致。DURATION：随时。资产维护保养要点：根据资产台帐，须订定资产维护保养计划，定期进行维护和保养。原则：根据ISO9000程序文件的要求进行。CHECK POINT：符合公司相关程序文件的要求。DURATION：根据实际情况而定。资产盘点要点：公司的资产应每半年盘点一次，以便作出相应的处理。CHECK POINT：保持帐卡物一致。DURATION：EVERY HALF YEAR。资产报废处理要点：根据盘点结果，对部分资产须定期进行报废处理。CHECK POINT：做到帐卡物一致，符合ISO9000程序文件的要求。DUARTION：根据实际情况而定。办公物品的采购、分发要点：人事课负责每月统计公司各部门办公用品的需求量，审核后进行采购，采购完成后分发给相应部门。原则：本着节省成本和货比三家的原则，最大限度地节省成本。CHECK POINT：准时采购及分发。DURATION：EVERY MONTH。办公物品的维护要点：对于公司传真机、打印机及复印机等办公物品，人事课应定期进行维护。CHECK POINT：保证所有办公物品处于正常使用状态。DURATION：EVERY MONTH。工作物品的采购、发放要点：各部门临时需使用工作物品时，可向人事课提出采购的申请，人事课负责采购及发放。CHECK POINT：及时采购到位。DURATION：视实际情况而定。电话的管理定义：电话的管理主要包括电话的安装、移机、维护及电话费用的缴纳等工作。要点：对于每月的电话费用，人事课应负责核实是否属于办公电话费用。CHECK POINT：保证公司电话线路畅通，电话费用支出合理。DURATION：视实际情况而定，电话费用须每月支付。办公、工作物品的更换回收要点：对于部分办公用品及工作鞋及工作服等工作物品，在使用消耗及磨损的情况下，人事课负责更换及回收处理。CHECK POINT：保证物品处于正常使用状态。DURATION：视实际情况而定。工作场所的改造要点：根据实际情况及公司的规划，人事课负责公司厂房及其它办公场所的改造工作。CHECK POINT：保证按要求的工期顺利完成。DURATION：根据实际情况而定。工作场所的修缮和维护要点：人事课负责修缮厂房及其它办公场所，负责厂区设施维护。CHECK POINT：保证厂房及其它办公场处于良好的状态。DURATION：根据实际情况而定。厂区、宿舍环境的清洁要点：人事课应每日负责厂区及宿舍区域的清洁工作，应有专人负责清扫。CHECK POINT：保证厂区及宿舍区域的清洁。DURATION：EVERYDAY。员工人身、交通安全教育要点：人事课负责定期对员工人身及交通安全进行教育。CHECK POINT：员工应了解基本的安全常识。DURATION：EVERY HALF YEAR。厂区防盗防匪工作要点：为确保厂区安全生产，人事课负责厂区保安安全工作。确保每天都有保安进行安全巡逻，并防止不法人员侵入。CHECK POINT：厂区无安全事件发生。DURATION：EVERYDAY。房屋选定及租赁合同的订立要点：公司主要为外籍支援人员租赁房屋居住，在确定租赁房屋后，人事课负责租赁合同的订立工作。CHECK POINT：保证支援人员的住宿。DURATION：视实际情况而定。租赁合同的续订要点：租赁合同期满时，人事课应根据实际情况决定是否续订租赁合同。CHECK POINT：保证支援人员住宿。DURATION：视合同情况而定。租赁房屋的维护要点：公司租赁的房屋出现问题时，人事课负责与中介及房东接洽解决。CHECK POINT：保证租赁房屋处于良好的居住状态。DURATION：视实际情况而定。外籍人员住宿安排要点：有外籍人员来公司支援的时候，人事课负责及时安排其住宿。CHECK POINT：保证支援人员住宿顺利。DURATION：视实际情况而定。租赁费用的结算要点：根据房屋租赁合同，人事课负责租赁费用的结算工作。CHECK POINT：按合同进行。DURATION：视合同而定。厂区、宿舍水电的安装要点：厂区、宿舍进行改造或新启用时，人事课负责水电的安装工作。CHECK POINT：保证新设施水电通畅。DURATION：根据实际情况而定。厂区、宿舍水电故障的排除要点：当厂区、宿舍出现水电方面的故障时，人事课应及时派人进行处理，排除故障。CHECK POINT：保证水电能正常供给。DURATION：视实际情况而定。水电费用的结算要点：人事课负责每月公司水电费用的结算，并要审核是否有异常情况的发生。CHECK POINT：保证每月公司水电的使用情况无异常。DURATION：EVERY MONTH。消防安全检查要点：配合消防部门的要求，每年对公司厂区进行消防安全的检查。CHECK POINT：准时进行。DURATION：视实际情况而定。消防设施的购置要点：根据消防检查的结果，人事课负责购置部分消防设施，以符合消防的要求。CHECK POINT：符合消防的要求。DURATION：视实际情况而定。消防整改和验收要点：根据消防检查的结果，人事课负责进行消防工作的整改并协助消防部门做好验收工作。CHECK POINT：符合消防的要求。DURATION：视实际情况而定。消防演习要点：根据实际情况，人事课可组织进行消防演习。CHECK POINT：让员工了解基本的消防及逃生常识。DURATION：视实际情况而定。外籍人员签证的办理要点：外籍人员来公司支援时，人事课负责为其办理签证。CHECK POINT：保证外籍人员在中国的合法居留。DURATION：视实际情况而定。到期签证的延期办理要点：签证到期时，人事课负责及时办理签证延期手续。CHECK POINT：确保外籍人员合法居留。DURATION：根据签证期限而定，须提前一周办理。客人来访的接待要点：人事课负责公司客人来访的接待工作。CHECK POINT：保证接待工作顺畅，使客人对公司留下良好的印象。DURATION：视实际情况而定。职业礼仪的培养定义：职业礼仪包括电话礼仪、办公室工作礼仪及其它一系列商务活动礼仪等。要点：人事课可根据实际情况组织职业礼仪的培训。CHECK POINT：保证员工有良好的职业素养。DURATION：视实际情况而定。