Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 1内容回顾内容回顾关于第三章，前面我们学习了账务处关于第三章，前面我们学习了账务处理概述，账务处理流程分析，总账子系统理概述，账务处理流程分析，总账子系统的总体设计，以及总账子系统的初始设置。的总体设计，以及总账子系统的初始设置。复习：复习：1、总账子系统需要设计哪些主要的数、总账子系统需要设计哪些主要的数据文件？据文件？2、临时凭证文件有什么作用？、临时凭证文件有什么作用？Weifang University会计电算化2007年4月8日星期日Slide 2第四节第四节账务处理子系统功能模块设计账务处理子系统功能模块设计本讲主要内容：本讲主要内容：n凭证处理模块设计凭证处理模块设计n记账和结账模块设计记账和结账模块设计n账表输出和系统服务账表输出和系统服务9/19/20242Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 3第一节第一节 账务处理概述账务处理概述第二节第二节 账务处理的流程分析账务处理的流程分析第三节第三节 总账子系统的总体设计总账子系统的总体设计第四节第四节 总账子系统的初始设置总账子系统的初始设置第五节第五节 凭证管理凭证管理第六节第六节 出纳管理出纳管理第七节第七节 期末处理与账表输出期末处理与账表输出第八节第八节 辅助管理往来和项目核算和管理辅助管理往来和项目核算和管理第九节第九节 总账系统的改进总账系统的改进-动态会计平台的构建动态会计平台的构建主要内容主要内容Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 4凭证处理模块设计凭证处理模块设计 凭证处理模块的功能主要是凭证处理模块的功能主要是完成对凭证的日常处理工作，它完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证输入、凭证审核、凭证查询打印，凭证汇总、记账凭证查询打印，凭证汇总、记账等等功能模块。功能模块。 Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 5（一（一）凭证录入）凭证录入 凭凭证证录录入入模模块块是是账账务务处处理理子子系系统统中中凭凭证证处处理理模模块块下下的的一一个个重重要要子子模模块块，它它的的功功能能是是将将记记账账凭凭证证的的格格式式显显示示在在屏屏幕幕上上，以以供供财财会会人人员员通通过过键键盘盘输输入入凭证。凭证。在在凭凭证证录录入入过过程程中中需需要要对对会会计计科科目目等等进进行行正正确确性性检检查查；当当凭凭证证输输入入完完成成之之后后存存盘盘时时对对金金额额进进行行检检查查；如如果果检检查查凭凭证证正正确确无无误误，则则将将凭凭证证保保存存在在临临时时凭凭证证文文件件中中。否否则则，拒拒绝绝保保存存，等等待待财财会会人人员员修改。修改。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 6凭证录入模块设计时要考虑的内容凭证录入模块设计时要考虑的内容 1 1、记账凭证格式设计、记账凭证格式设计 在在手手工工方方式式下下，各各单单位位的的记记账账凭凭证证有有不不同同的的分分类类，如如收收款款、付付款款、转转账账等等，每每一一类类凭凭证证具具有有不不同同的的格格式式。在在ITIT环环境境下下，不不可可能能也也没没有有必必要要设设计计那那么么多多凭凭证证格格式式。目目前前，通通用用总总账账子子系系统统通通常常采采用用的的方方法法是是：允允许许财财会会人人员员根根据据需需要要设设置置凭凭证证类类型型，但但一一般般各种凭证均采用统一的凭证格式。各种凭证均采用统一的凭证格式。2 2、凭证录入时的控制机制设计、凭证录入时的控制机制设计Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 7凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制n凭证类型和凭证号凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编开始连续编号，不能有重号、漏号。号，不能有重号、漏号。 因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为：因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为： 系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当前凭证号。当前凭证号。n凭证日期凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。增而递增等。 因此，其控制机制为：因此，其控制机制为： 凭证日期为公历日期，输入日期不能为已结账月份的凭证日期为公历日期，输入日期不能为已结账月份的日期，而且应该大于等于最后一张凭证的日期。日期，而且应该大于等于最后一张凭证的日期。n附单据数附单据数。即本凭证的附件张数。即本凭证的附件张数。n摘要摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 8凭证录入与控制机制科目凭证录入与控制机制科目科目是经济业务分类的主要依据，科目是经济业务分类的主要依据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制：列的控制机制： 存在性检查存在性检查：即检查凭证中科目编即检查凭证中科目编码是否存在。财会人员在输入记账凭证码是否存在。财会人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，如果财会人员在时，输入一科目编码，如果财会人员在进行初始设置（科目设置）时设置了该进行初始设置（科目设置）时设置了该科目编码，即科目编码，即“科目文件科目文件”有该科目编有该科目编码存在，那么检查结果为码存在，那么检查结果为“正确正确”或或“真真”，否则，检查结果为，否则，检查结果为“错误错误”或或“假假”。 Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 9是否是明细记账科目的检查：是否是明细记账科目的检查：检查凭检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在账明细科目。在IT环境下，科目是分级的。环境下，科目是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明细科目，检查结果科目。如果输入记账明细科目，检查结果为为“正确正确”或或“真真”，否则，检查结果为，否则，检查结果为“错误错误”或或“假假”。 凭证录入与控制机制科目凭证录入与控制机制科目Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 10与凭证类型是否相符的检查：与凭证类型是否相符的检查： 即检查即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有时要求否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现贷方科目必须出现“现金现金”或或“银行存款银行存款”科目；收款凭证中，借方科目必须出现科目；收款凭证中，借方科目必须出现“现金现金”或或“银行存款银行存款”科目。若满足上科目。若满足上述条件，检查结果为述条件，检查结果为“正确正确”或或“真真”，否则，检查结果为否则，检查结果为“错误错误”或或“假假”。凭证录入与控制机制科目凭证录入与控制机制科目Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 11凭证录入与控制机制金额凭证录入与控制机制金额任何一张凭证都满足任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必有借必有贷，借贷必相等相等”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，其控制机制为：件之前，其控制机制为： 自动进行借贷平衡检查。自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结如果平衡，检查结果为果为“正确正确”或或“真真”，否则，检查结果为，否则，检查结果为“错错误误”或或“假假”。只有当所有检查结果都为只有当所有检查结果都为“正确正确”或或“真真”，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 123 3、辅助核算和管理数据的输入辅助核算和管理数据的输入在在科科目目设设置置时时，为为了了满满足足辅辅助助核核算算和和管管理理的的需需要要，给给有有关关科科目目设设置置了了辅辅助助核核算算属属性性，如如外外币币、数数量量、单单位位往往来来、项项目目核核算算、个个人人往往来来、供供应应商商往往来来、部部门门核核算算等等。在在凭凭证证录录入入过过程程中中，当当输输入入了了具具有有辅辅助助核核算算属属性性的的会会计计科科目目后后，系系统统应应自自动动弹弹出出辅辅助助信信息息输输入入窗窗口口，提提示示并并要要求求财财会会人人员员输输入入或或者选择不同的辅助核算数据。者选择不同的辅助核算数据。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 13各种辅助数据的输入各种辅助数据的输入（1 1）辅辅助助核核算算为为外外币币: :系系统统应应提提示示输输入入外外币币金金额额和和汇汇率率（2 2）辅辅助助核核算算为为对对账账: :系系统统应应提提示示输输入入票票据据日日期期等等 （3 3）辅辅助助核核算算为为单单位位往往来来: :系系统统应应提提示示输输入入往往来来单单位位等等（4 4）辅助核算为部门）辅助核算为部门: :系统应提示输入单位信息系统应提示输入单位信息（5 5）辅助核算为个人往来）辅助核算为个人往来: :系统应提示输入个人信息系统应提示输入个人信息（6 6）辅助核算为项目）辅助核算为项目: :系统应提示输入项目信息系统应提示输入项目信息Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 14操作举例操作举例1、4日，财务部王晶从工行提取现金日，财务部王晶从工行提取现金8000元，元，作为备用金（现金支票号作为备用金（现金支票号XP001）2、6日，收到泛美集团投资日，收到泛美集团投资20000美元，汇率美元，汇率1:8.625（转账支票号（转账支票号ZPW001）3、7日，供应部白雪采购空白光盘日，供应部白雪采购空白光盘1000张，每张，每张张2元，材料货款以银行存款支付（转账支票号元，材料货款以银行存款支付（转账支票号ZPR001）4、12日，供应部白雪从南京多媒体研究所购入日，供应部白雪从南京多媒体研究所购入“学习革命学习革命”光盘光盘100张，单价张，单价60元，货税款暂元，货税款暂欠，商品已验收入库（适用税率欠，商品已验收入库（适用税率17%）Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 15凭证录入模块设计中的其他功能设计凭证录入模块设计中的其他功能设计 （1 1）科目联机查询功能。）科目联机查询功能。（2 2）计算器功能。）计算器功能。（3 3）常用摘要输入功能。）常用摘要输入功能。（4 4）凭凭证证修修改改功功能能：可可以以对对凭凭证证进进行行有有痕痕迹修改和无痕迹修改。迹修改和无痕迹修改。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 16（二）凭证审核（二）凭证审核 凭凭证证审审核核模模块块主主要要是是完完成成对对录录入入的的记记账账凭凭证证进进行行正正确确性性、合合法法性性、有有效效性性审审核核，对对审审核核无无误误的的凭凭证证做做标标记记以以示示审审核核通通过过，如如果果审审核核员员想想取取消消审审核核，也可以用该模块来完成。也可以用该模块来完成。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 17凭证审核的目的和功能凭证审核的目的和功能 对记账凭证进行审核的目的主要对记账凭证进行审核的目的主要有两个：有两个：一是发现凭证在输入过程中无法一是发现凭证在输入过程中无法发现的错误；发现的错误；二是为记账提供一个标记。二是为记账提供一个标记。只有经过审核的凭证才能记账。只有经过审核的凭证才能记账。 Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 18凭证审核的方法凭证审核的方法 （1 1）静静态态屏屏幕幕审审核核法法：是是指指计计算算机机自自动动依依次次将将未未审审核核的的凭凭证证显显示示在在屏屏幕幕上上，审审核核人人员员通通过过目目测测等方式对已输入的凭证进行审核的方法。等方式对已输入的凭证进行审核的方法。这这种种方方法法受受操操作作员员业业务务水水平平的的影影响响较较大大，而而且且长长时间目测会引起眼睛疲劳，效率比较低。时间目测会引起眼睛疲劳，效率比较低。（2 2）二二次次输输入入校校验验法法：是是将将同同一一凭凭证证输输入入两两次次，通通过过计计算算比比较较两两次次输输入入的的凭凭证证是是否否相相同同，从从而而检检查输入错误的一种审核方法。查输入错误的一种审核方法。这种方法查错效率较高，但是输入时间花费较多。这种方法查错效率较高，但是输入时间花费较多。 Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 19凭证审核模块应具备的控制功能凭证审核模块应具备的控制功能 （1 1）无无论论是是审审核核签签字字还还是是取取消消审审核核，审核人和制单人不能是同一人审核人和制单人不能是同一人。（2 2）凭凭证证一一经经审审核核，就就不不能能修修改改、删除删除，只有取消审核后才可以。，只有取消审核后才可以。（3）取消审核只能由审核人自己完取消审核只能由审核人自己完成成。 Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 20凭证的查询与打印凭证的查询与打印 查查询询打打印印模模块块的的功功能能主主要要是是完完成成对对各各种种凭凭证证（未未审审核核凭凭证证、已已审审核核凭凭证证）的的查查询询和和打打印印；按按日日期期对对凭凭证证汇汇总总，生生成成“凭凭证证汇汇总总表表”显显示示和和打打印印，或或者者按按凭凭证证类类型型汇汇总总，生生成成凭证汇总表显示和打印等。凭证汇总表显示和打印等。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 21记账和结账模块设计记账和结账模块设计记账记账 记记账账模模块块的的功功能能是是根根据据临临时时凭凭证证文文件件中中已已审审核核的的凭凭证证，自自动动更更新新账账务务数数据据文文件件，得得到到账账簿簿和和报报表所需要的汇总信息和明细信息。表所需要的汇总信息和明细信息。 记记账账方方式式（即即可可一一天天记记数数次次账账，也可多天记一次账。）也可多天记一次账。）Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 22典型的记账处理流程典型的记账处理流程 Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 23典型的记账处理流程典型的记账处理流程（1）记账凭证的检验）记账凭证的检验 （2）保护记账前状态）保护记账前状态 （3）开始记账）开始记账 （在不同工作区打开有关（在不同工作区打开有关文件）文件）（4）取）取“临时凭证文件临时凭证文件”中已审核的凭证中已审核的凭证的一条记录，如果文件没有结束，继续的一条记录，如果文件没有结束，继续执行，否则转到第（执行，否则转到第（8）步。）步。 （5）以该条记录中的科目编码为关键字查）以该条记录中的科目编码为关键字查找在找在“科目文件科目文件”和和“汇总文件汇总文件”中相中相应的记录并进行更新。应的记录并进行更新。 Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 24典型的记账处理流程典型的记账处理流程（6 6）将该记录追加到）将该记录追加到“历史凭证文件历史凭证文件”。（7 7）将将临临时时凭凭证证文文件件中中的的该该记记录录做做记记账账标标记，返回（记，返回（3 3）。）。（8 8）从从“临临时时凭凭证证文文件件”中中删删除除有有记记账账标标志的所有记录。志的所有记录。（9 9）关闭所有文件，结束记账过程。）关闭所有文件，结束记账过程。临时凭证文件临时凭证文件科目科目编码编码借贷借贷 金额金额 ，科目文件科目文件科目科目编码编码科目性质科目性质 父科目，父科目，历史凭证文件历史凭证文件科目科目编码编码借贷借贷 金额金额 ，汇总文件汇总文件科目科目编码编码余额余额 发生额，发生额，企业银行账文件企业银行账文件科目科目编码编码借贷借贷 金额金额 ，记账过程中文件之间的数据传递关系 Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 26结账结账 结结账账是是一一种种批批处处理理，只只允允许许每月结账日使用。每月结账日使用。 结结账账功功能能模模块块包包括括期期末末转转账账处理、月结，年结。处理、月结，年结。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 27结账的步骤结账的步骤 1 1、保护结账前状态、保护结账前状态保保护护结结账账前前的的所所有有数数据据到到硬硬盘盘备备份份目目录录。这这样样做做的的目目的的是是为为了了防防止止结结账账过过程程被被中中断断，一一旦旦断断电电或或其其他他原原因因造造成成结结账账过过程程中中断断后后，可可以以自自动动恢恢复复到到结结账前状态。账前状态。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 28结账的步骤结账的步骤2 2、结账前做的准备工作、结账前做的准备工作：（1 1）上月未结账，则本月不能结账。）上月未结账，则本月不能结账。（2 2）本本月月还还有有未未记记账账凭凭证证时时，则则本本月月不不能能结账。结账。3 3、如如果果是是结结十十二二月月份份的的账账, ,则则必必须须产产生生下下年度的空白账薄文件年度的空白账薄文件, ,并结转年度余额。并结转年度余额。4 4、做做结结账账标标志志。如如果果某某月月有有结结账账标标志志，则则不能再输入该月凭证并记该月账。不能再输入该月凭证并记该月账。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 29账表输出账表输出 账账务务处处理理的的最最终终目目标标是是产产生生各各种种账账簿簿和和报报表表，账账表表输输出出模模块块的的功功能能就就是是根根据据企企业业管管理理和和会会计计制制度度的的要要求求对对账账务务数数据据文文件件进进行行排排序序、检检索索和和汇汇总总处处理理，最最后后输输出出所所需需要要的账表。的账表。输输出出的的账账表表主主要要包包括括：日日记记账账、明明细细账账、总账、综合查询结果以及相关报表。总账、综合查询结果以及相关报表。输输出出的的方方式式主主要要包包括括：账账表表的的打打印印输输出出、账账表表的的屏屏幕幕显显示示输输出出，以以及及账账表表的的磁磁盘盘输输出。出。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 30帐表输出帐表输出历史历史凭证文件凭证文件汇总文件汇总文件打印输出打印输出账账簿簿和和会会计计报报告告查询输出查询输出磁盘输出磁盘输出其其他他相相关关文件文件Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 31日记账输出模块设计日记账输出模块设计 日日记记账账输输出出模模块块的的功功能能是是根根据据财财会会人人员员输输入入的的会会计计科科目目、日日期期，自自动动从从汇汇总总文文件件、历历史史凭凭证证文文件件中中提提取取数数据，经过加工后输出相应的日记账。据，经过加工后输出相应的日记账。日记账的格式一般包括普通三栏日记账的格式一般包括普通三栏式日记账、复式式日记账式日记账、复式式日记账(外币外币)。 Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 32明细账输出模块设计明细账输出模块设计 明明细细账账输输出出模模块块的的功功能能是是根根据据财财会会人人员员输输入入的的会会计计科科目目、日日期期，自自动动从从汇汇总总文文件件、历历史史凭凭证证文文件件中中提提取取数数据，经过加工后输出相应的明细账。据，经过加工后输出相应的明细账。明明细细账账的的格格式式主主要要有有普普通通三三栏栏式式、复复币币式式、数数量量金金额额式式和和多多栏栏式式四四种种形形式。式。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 33总账输出模块总账输出模块 总总账账输输出出模模块块的的功功能能是是根根据据财财会会人人员员输输入入的的会会计计科科目目、日日期期，自自动动从从汇汇总文件中提取数据并输出相应的总账。总文件中提取数据并输出相应的总账。 总总账账的的格格式式一一般般有有两两种种：一一种种是是三三栏栏式式总总账账；另另一一种种是是用用余余额额表表或或科科目目汇总表代替总账。汇总表代替总账。Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 34综合查询模块综合查询模块 综合查询：按会计人员的指定条件进行查询综合查询：按会计人员的指定条件进行查询日期：日期： 年年 月月 日日 到到 年年 月月 日日 科目：科目： 凭证号：凭证号： 摘要：摘要： 金额：金额： 到到 客户：客户： 供应商：供应商： 部门：部门： 个个 人：人： 项目：项目： 票号：票号： 结算方式：结算方式： 制单人：制单人： 审审 核核 人：人： Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 35系统服务系统服务 1 1、会计数据备份、会计数据备份2 2、会计数据恢复、会计数据恢复3 3、系统维护、系统维护4 4、修改口令、修改口令Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 36第二部分：上机操作第二部分：上机操作1、凭证录入、凭证录入介绍几种典型凭证的输入介绍几种典型凭证的输入2、凭证审核、凭证审核3、记账、记账4、查询、查询Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 37总账控制参数据Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 38小结小结凭证录入凭证录入凭证审核凭证审核凭证的查询与打印记账记账结账结账账表输出系统服务Weifang University会计电算化9/19/2024Slide 39作业作业1 1、凭凭证证录录入入时时应应设设计计哪哪些些控控制制机机制？制？2 2、凭凭证证审审核核模模块块应应具具备备哪哪些些控控制制功能？功能？