1提高工程建设项目档案归档完整率提高工程建设项目档案归档完整率中国移动广东惠州分公司中国移动广东惠州分公司综合部档案综合部档案QCQC小组小组 一、小组简介一、小组简介把把档案工作做档案工作做得更好得更好, ,我能我能! !2 二、选题理由二、选题理由档案管理需要档案管理需要小组选题小组选题存在问题存在问题国家档案局将归档完整率国家档案局将归档完整率95%95%以上以上作为企业档案管理水平达到优秀的衡量标准之一作为企业档案管理水平达到优秀的衡量标准之一提高工程建设项目档案归档完整率提高工程建设项目档案归档完整率3 名词解释名词解释 档案档案是社会组织或个人在工作生活中采用书写、绘制、拍照、录音是社会组织或个人在工作生活中采用书写、绘制、拍照、录音、录像等方式记载，并保存下来供人们查考的原始信息。、录像等方式记载，并保存下来供人们查考的原始信息。 工程档案工程档案-在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形成的历史记录。图表、声像等各种形成的历史记录。 工程建设项目档案归档范围包括五个阶段工程建设项目档案归档范围包括五个阶段:前期阶段前期阶段、招投标阶段招投标阶段、设设计阶段计阶段、施工阶段施工阶段、验收阶段验收阶段。归档时间为每阶段项目完成后一个月内（归档时间为每阶段项目完成后一个月内（除跨年度工程项目决算资料）。除跨年度工程项目决算资料）。档案归档完整率档案归档完整率= =已归档档案数量已归档档案数量/ /该归档档案数量该归档档案数量* *100%100%4 三、现状调查（一）三、现状调查（一）2005-20062005-2006年工程建设项目档案同期归档完整率对比图年工程建设项目档案同期归档完整率对比图 ( (统计日期统计日期:2006-01-31:2006-01-31、2007-01-31)2007-01-31) 小小 组组 总总 结结 ：20052005年年 与与20062006年年 工工程程建建设设项项目目档档案案归归档档完完整整率率相相比比较较，0606年年 归归 档档完完整整率率较较低低，仅仅有有58.3%58.3%。5 三、现状调查（二）三、现状调查（二）20062006与与20052005年工程建设项目档案部分单项工程归档完整率对比图年工程建设项目档案部分单项工程归档完整率对比图 对以上对比图可见：对以上对比图可见： 20062006年年工程项目资料归档不齐工程项目资料归档不齐，数据说明，数据说明收集整理保存等工作环收集整理保存等工作环节出现漏洞，工程项目资料收集管理方法有待改善。节出现漏洞，工程项目资料收集管理方法有待改善。 症结症结6 三、现状调查（三）三、现状调查（三）20062006年各类档案利用统计图年各类档案利用统计图工工 程程建建 设设项项 目目档档 案案利利 用用频频 次次最最 多多7 四、设定目标四、设定目标将工程建设项目档案由将工程建设项目档案由58.30%58.30%提升到提升到85%85%以上以上8 五、原因分析五、原因分析9 六、要因确认（一）六、要因确认（一）序序号号未端原因未端原因确认方法确认方法确认情况确认情况判断判断1 1档案管理员与项档案管理员与项目负责人业务交目负责人业务交流不够流不够20072007年年5 5月月1010日任意抽查本公司日任意抽查本公司3 3位工程项目负责人对工程档案归位工程项目负责人对工程档案归档要求范围进行调查档要求范围进行调查其中其中2 2位工程项目负责人掌位工程项目负责人掌握省公司工程档案归档范握省公司工程档案归档范围中围中50%50%的内容，另一位只的内容，另一位只掌握了掌握了30%30%的内容的内容2档案兼职人员培训不够小组成员到人力部门统计调查06-07年上半年培训记录表公司兼职档案员（19名）参加过档案培训，其中13名参加过2次，其余6名参加过1次3办公设备配置低随机抽查6位兼职档案人员台式电脑配置及打印机情况电脑内存均达到80G的配置且打印机都能正常打印4档案移交职责监督制度不完善5月13日在全球通大厦15楼工程管理中心分别与工程项目负责人、兼职档案员交流，访谈与我公司合作的3家工程监理公司的监理资料员三者之间的职责分工不明确，存在“踢皮球”现象10 六、要因确认（二）六、要因确认（二）序序号号未端原因未端原因确认方法确认方法确认情况确认情况判断判断5缺乏合作方制约条例经核查2006年工程相关考核办法细则内容涉及范围2006年7月工程管理中心对合作方已下发具备针对性的考核细则6 6工程项目移交表工程项目移交表内容不清晰内容不清晰统计检查统计检查2007年年1-3月任意两个月任意两个工项管理部门的移交记录表工项管理部门的移交记录表工程部门移交记录形式多工程部门移交记录形式多样，移交目录的格式不统样，移交目录的格式不统一，目录内容不清晰一，目录内容不清晰7缺少档案收集保管细则核查2006年档案管理办法、制度、细则内容涉及范围档案管理办法已列明相关的收集保管办法8工程项目资料收工程项目资料收集不齐全集不齐全抽查抽查20072007年年1 1月份任意月份任意2 2个工程项个工程项目移交记录表目移交记录表抽查结果显示抽查结果显示20072007年年1 1月项月项目负责人分目负责人分1010批次移交资料，批次移交资料，且每次资料形成时间跨度较且每次资料形成时间跨度较大，没有针对性地对工程项大，没有针对性地对工程项目进行阶段整理目进行阶段整理9缺少专门存放空间小组成员王晒君直接到工程管理中心及网络维护中心进行实地发解查看资料存放情况到全球通大厦13楼、15楼检查，各工程部门都有指定专人专柜存放资料11 七、制定对策（一）七、制定对策（一）序序号号要因要因对策对策目标目标措施措施地点地点时间时间负负责责人人1 1档案管理档案管理员与项目员与项目负责人业负责人业务交流不务交流不够够以档案研以档案研讨会形式讨会形式举办档案举办档案培训培训将工程项目负将工程项目负责人工档案基责人工档案基础知识考核合础知识考核合格率提高到格率提高到100%100%1 1、邀邀请请工工程程资资深深人人员员对对工工程程档档案案归归档档内内容容进进行行深深入入讲讲解解；2 2、加加强强项项目目负负责责人人工工程程档档案案基基础础知知识识，学学习习工工程程档档案案移移交交规规范范；3 3、以以不不定定项项选选择择题题的的问问卷卷方方式式进进行行考考核核成效成效全球通全球通大厦十大厦十八楼会八楼会议室议室2007.06.012007.06.01宋继宋继东王东王晒君晒君2 2档案移交档案移交职责监督职责监督制度不完制度不完善善通过文件通过文件下发加强下发加强对工程管对工程管理部门监理部门监督督明确工程管理明确工程管理部门项目负责部门项目负责人、兼职档案人、兼职档案员、监理资料员、监理资料员三者之间职员三者之间职责，保障工程责，保障工程项目档案及时项目档案及时完整归档，将完整归档，将档案移交职责档案移交职责认知率提高到认知率提高到100%100%1 1、根根据据公公司司部部门门经经理理人人员员调调整整情情况况，通通过过正正式式发发文文重重新新对对档档案案管管理理领领导导小小组组成成员员进进行行调调整整；2 2、明明确确领领导导小小组组及及工工作作小小组组成成员员工工作作职职责责；3 3、以以软软文文形形式式间间接接明明确确监监理理公公司司资资料料员员职职责责；4 4、通通过过调调查查问问卷卷方方式式调调查查档档案职责认知率。案职责认知率。全球通全球通大厦四大厦四楼档案楼档案室室2007200706061111王晒王晒君君12 七、制定对策（二）七、制定对策（二）序序号号要因要因对策对策目标目标措施措施地点地点时间时间负负责责人人3 3工程项目工程项目移交表内移交表内容不清晰容不清晰通过档案通过档案通报及邮通报及邮件形式统件形式统一工程移一工程移交目录表交目录表从档案管理角从档案管理角度出发，统一度出发，统一移交目录表格移交目录表格式式, ,增加工程简增加工程简介说明，将工介说明，将工程项目档案移程项目档案移交完整率提高交完整率提高到到77%77%以上以上1 1、在档案通报中明确规、在档案通报中明确规定档案移交目录表格式；定档案移交目录表格式；2 2、辅助以邮件形式加强、辅助以邮件形式加强各兼职档案员移交规范各兼职档案员移交规范. .全球通全球通大厦四大厦四楼档案楼档案室室2007.07.092007.07.09王晒王晒君君4 4工程项目工程项目资料收集资料收集不齐全不齐全对工程项对工程项目资料实目资料实行按阶段行按阶段性移交性移交畅通档案工作畅通档案工作流程，改进移流程，改进移交方法，由以交方法，由以前的分散移交前的分散移交资料转变为按资料转变为按阶段性统一收阶段性统一收集移交集移交1 1、组织各工程管理部门、组织各工程管理部门兼职档案员及项目经理兼职档案员及项目经理人员针对目前移交状况人员针对目前移交状况进行探讨分析；进行探讨分析；2 2、以会、以会议纪要形式下发工程移议纪要形式下发工程移交要求，规范移交时限交要求，规范移交时限及范围，明确职责及范围，明确职责全球通全球通大厦十大厦十八楼会八楼会议室议室2007.08.072007.08.07宋继宋继东东13 八、对策实施（一）八、对策实施（一）实施一实施一 举办档案管理培训举办档案管理培训档档案案知知识识互互动动问问卷卷考考核核邀邀请请专专家家讲讲课课实实施施前前：工工程程项项目目负负责责人人不不了了解解、不不熟熟悉悉工工程程建建设设项项目目档档案案基基础础知知识识，对对工工程程项项目目档档案案归归档内容仅了解档内容仅了解50%50%，未达到标准。，未达到标准。实实施施后后：除除2 2名名工工程程项项目目负负责责人人考考核核为为8585分分外外，其其余余1515名名工工程程项项目目负负责责人人均均达达到到了了9090分分的的优优良良成成绩绩。通通过过合合格格率率为为100%100%，达达到到培培训目标。训目标。14 八、对策实施（一）八、对策实施（一）专家讲解专家讲解档案知识互动档案知识互动15 八、对策实施（二）八、对策实施（二）实施二实施二 重新调整领导重新调整领导成员成员职责分工职责分工16 八、对策实施（二）八、对策实施（二）实施二实施二 重新调整领导成员职责分工重新调整领导成员职责分工通过问卷调查通过问卷调查, ,认知率达认知率达到到100%,100%,实现设定目标实现设定目标! !17 八、对策实施（三）八、对策实施（三） 统一工程移交目录统一工程移交目录 实施三实施三 统一移交目录，增加简介说明统一移交目录，增加简介说明工程文件移交目录工程文件移交目录档号：档号：C1100532110/001案卷案卷题名题名广东移动惠州分公司广东移动惠州分公司2005年度投资计划初审纪要、本地网六期传输工程建设任务书、年中调整投资计年度投资计划初审纪要、本地网六期传输工程建设任务书、年中调整投资计划任务书、划任务书、3G传输配套项目建设通知、可研究评审纪要、工程建设通报传输配套项目建设通知、可研究评审纪要、工程建设通报序号序号文件编号文件编号责任者责任者文文件件材材料料题题名名日期日期页页号号备注备注1广东移动纪要200537号广东移动惠州分公司佛山等五公司05年本地传输网工程可行性研究报告评审纪要2005.02.0412广东移动纪要2004339号广东移动惠州分公司惠州公司2005年度投资计划初审会议纪要2004.12.2253广东移动2005357号广东移动惠州分公司关于下达惠州公司2005年度第一批投资计划任务书的通知2005.02.061018 八、对策实施（三）八、对策实施（三） 增加工程简介说明增加工程简介说明实施三实施三 统一移交目录，增加简介说明统一移交目录，增加简介说明工程简介工程简介工程概况：工程概况：工程档号：工程档号：责任者：责任者：开工时间：开工时间：竣工时间：竣工时间：档案整理情况：本次移交档案整理情况：本次移交前期阶段从（前期阶段从（）卷，共计（）卷）卷，共计（）卷招投标阶段从（招投标阶段从（）卷，共计（）卷）卷，共计（）卷施工阶段阶段从（施工阶段阶段从（）卷，共计（）卷）卷，共计（）卷设计阶段从（设计阶段从（）卷，共计（）卷）卷，共计（）卷验收阶段从（验收阶段从（）卷，共计（）卷）卷，共计（）卷备注：备注：移交人：接收人：时间：移交人：接收人：时间：19 八、对策实施（三）八、对策实施（三）实施三实施三 统一移交目录，增加简介说明统一移交目录，增加简介说明改善前改善后20 八、对策实施（四）八、对策实施（四）实施四实施四 按阶段性收集按阶段性收集3 3、以、以会议纪会议纪要形式下发要形式下发解决方案解决方案 2 2、与、与设计、设计、施工及监理单施工及监理单位沟通位沟通 1 1、与项目、与项目经理协调经理协调21 九、效果检查（一）九、效果检查（一）目标达成！目标达成！22 九、效果检查（二）九、效果检查（二）工程建设项目档案归档上架照片工程建设项目档案归档上架照片23 十、巩固措施十、巩固措施序号序号有效措施有效措施标准化、规范化标准化、规范化1 1加强工程项目档案管理培训加强工程项目档案管理培训 纳入工程人员岗前培训议程纳入工程人员岗前培训议程 2 2明确工程归档项目移交要求、明确工程归档项目移交要求、移交范围、期限移交范围、期限 修订修订工程项目档案归档要求细则工程项目档案归档要求细则 3 3加大收集整理督导力度加大收集整理督导力度 4 4明确要求施工、监理单位档明确要求施工、监理单位档案管理职责案管理职责 修订工程考核管理细则修订工程考核管理细则纳纳入入广广东东移移动动惠惠州州分分公公司司档档案案管理工作办法管理工作办法。总结经验，修改旧流程，制定新规范总结经验，修改旧流程，制定新规范24 十一、总结及打算十一、总结及打算解决：工程建设项目档案归档完整率解决：工程建设项目档案归档完整率下一步，下一步，QCQC小组将小组将“提高工程建设项目电提高工程建设项目电子文件归档及时率子文件归档及时率 ”为研究课题为研究课题。25 ENDEND26