1主主讲人：周玲秀人：周玲秀20002000年年8 8月月2 会议的组织和管理 目录一、会前预备一、会前预备二、会务虚施二、会务虚施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目目录3 会议的组织和管理 会前预备 - 目录会前会前预备 谋划案的内容谋划案的内容 Team Team小组小组 会场勘察会场勘察 起草协议起草协议 会务分工会务分工 制定会议费预制定会议费预算算4 会议的组织和管理 会前预备 - 谋划案的内容会务任务是围绕会议的内容、方式进展的会务任务是围绕会议的内容、方式进展的目的、主题、时间、参会人员类型、人目的、主题、时间、参会人员类型、人数、地点、会议日程、议程、人员分工、数、地点、会议日程、议程、人员分工、各项任务担任人、各项活动的推进时间等各项任务担任人、各项活动的推进时间等谋划案的内容划案的内容5 会议的组织和管理 会前预备 - 谋划案的内容案例：案例：99 6 会议的组织和管理 会前预备 - 谋划案的内容会务任务要保证谋划案会务任务要保证谋划案的顺利实现的顺利实现7 会议的组织和管理 会前预备 - 成立TEAM组组织落落实，成立，成立TEAMTEAM组8 会议的组织和管理 会前预备 - 会场勘察会场勘察会场院勘察俗称会场院勘察俗称“踩点踩点是会前必需求做是会前必需求做的根底性任务的根底性任务9 会议的组织和管理 会前预备 - 会场勘察原那原那么么勘察原那么：勘察原那么： 会务任务为会议内容效力会务任务为会议内容效力 以谋划案为根据，方便操以谋划案为根据，方便操 作、节约资金，保证会议作、节约资金，保证会议 顺利进展顺利进展10 留意留意 事项事项 会议的组织和管理 会前预备 - 会场勘察 会场方面会场方面宾馆的软硬件宾馆的软硬件11 留意留意 事项事项 会议的组织和管理 会前预备 - 会场勘察 餐饮方面餐饮方面租车问题租车问题价钱问题价钱问题12起草起草协议的内的内容和本容和本卷卷须知知 会议的组织和管理 会前预备 - 起草协议 是会是会务组与与宾馆协作的根底和作的根底和标准，要准，要细致、全面、致、全面、对等、破等、破绽。13 会议的组织和管理 会前预备 - 起草协议 1、 会议日期会议日期2、 住房规范及费用住房规范及费用3、 场地安排及费用场地安排及费用内内容容涉涉及及14 会议的组织和管理 会前预备 - 起草协议 4、 餐饮及费用餐饮及费用5、 甲方对乙方的规定甲方对乙方的规定6、 乙方对甲方的规定乙方对甲方的规定7、 结算等结算等内内容容涉涉及及15会前会前预备-起草起草协议 会议的组织和管理 案例：案例：20002000与成都银河与成都银河 王朝酒店的协议王朝酒店的协议16 会议的组织和管理 会前预备 - 会务组的分工会会务组的分工的分工17 会议的组织和管理 会前预备 - 会务组的分工案例：案例：9999代理睬人员分代理睬人员分 工职责工职责18 会议的组织和管理 会前预备 - 会务组的分工案例：案例：20002000年代理睬年代理睬约请信约请信内容：内容：1 1、前言、前言2 2、会议日程、会议日程3 3、本卷须知、本卷须知4 4、入住宾馆地点及、入住宾馆地点及5 5、回执、回执19 会议的组织和管理 会前预备 - 会务组的分工 任务仔细担任、细心、耐心任务仔细担任、细心、耐心 沟通协调才干强沟通协调才干强 任劳任怨能延续作战任劳任怨能延续作战 服从分配协作认识好服从分配协作认识好 原那么性强原那么性强 应变才干强应变才干强对会务对会务人员的人员的要求要求20 会议的组织和管理 会前预备 - 制定会议预算会议费会议费会议费会议费预算的预算的预算的预算的制定制定制定制定必需留意的必需留意的问题年初有预算；年初有预算；全面、精细、节约；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预距开会日期前两周，做出预算送审批；算送审批； 21 会议的组织和管理 会前预备 - 制定会议预算会议费会议费会议费会议费预算的预算的预算的预算的制定制定制定制定必需留意的必需留意的问题 距开会日期前一周，务必汇出距开会日期前一周，务必汇出 所需款项；所需款项；提早行文，写明规那么。提早行文，写明规那么。 22 会议的组织和管理 会前预备 - 制定会议预算案例：案例：9999年代理睬预算表年代理睬预算表 99 99年代理睬费用申年代理睬费用申 请文件请文件23 会议的组织和管理 案例案例：西安活动费用运用案例：西安活动费用运用 审批、报销规定审批、报销规定 关于参与西安活关于参与西安活 动的人员通知动的人员通知24 会议的组织和管理 会务的实施会会务的的实施施 会务组：出发时会务组：出发时 间及任务内容间及任务内容 签到本卷须知签到本卷须知 会议期间的任务会议期间的任务 会议终了的任务会议终了的任务25 会议的组织和管理 会务的实施 - 出发时间 会务组会务组的任务的任务 提早两天出发提早两天出发 熟习环境检查任务熟习环境检查任务 熟习各自接口人熟习各自接口人 购物及预备任务购物及预备任务 开预备会开预备会 26 留意留意 事项事项 会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 关键点：住房钥匙关键点：住房钥匙签到台签到台住房分配住房分配其它其它27 会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 案例：案例： 签到程序界面演示签到程序界面演示28 会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间开会期间开会期间的任务的任务 与餐厅的联络与餐厅的联络 与会场的联络与会场的联络 与效力台的联络与效力台的联络 与客房部的联络与客房部的联络 处置突发事件处置突发事件29 会议的组织和管理 会务的实施 - 会议终了会议终了的任务会议终了的任务 1 退房；退房； 整理物整理物品；品； 结帐；结帐； 回收问回收问卷。卷。30 会议的组织和管理 会务的实施 - 会议终了案例：意见反响款式案例：意见反响款式31 会议的组织和管理 会后总结和决算总结阅历教训，表扬先进总结阅历教训，表扬先进会后的会后的总结和决算和决算案例：汇款、案例：汇款、99年总结、公年总结、公 务人员考核规范务人员考核规范32 会议的组织和管理 会后总结和决算统计分析参会情况统计分析参会情况会后的会后的总结和决算和决算案例：案例：2000年代理睬分析年代理睬分析33 会议的组织和管理 会后总结和决算会议费的报销、决算和会议费的报销、决算和分摊分摊会后的会后的总结和决算和决算案例：案例：99决算决算34 会议的组织和管理 中小型会议的会务虚施中小型会中小型会议的会的会务虚施虚施会务任务程序 会议预备检查表 会议主持人自我 检查表35 会议的组织和管理 其它其其 它它36 会议的组织和管理 谢谢大家谢谢大家