办公室行政管理实务第十组宣讲问题：何为电子文档？有哪些类型？如何保管？组长袁勇威（ppt） 宣讲奚依沁、张慧 组员 唐文彬、黄衣宸、吴胜男 杜一凡、宫晨阳、蔡梦洋、 祝雪霓、次央、宗吉、尼克塔、翟艺伟 一、何为电子文档简介：电子文档是指人们在社会电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、固活动中形成的，以计算机盘片、固体硬盘、磁盘和光盘等化学磁性物体硬盘、磁盘和光盘等化学磁性物理材料为载体的文字和图片材料。理材料为载体的文字和图片材料。如电子文书、电子信件、电子报表、如电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子版电子图纸、纸质文本文档的电子版本等等。本等等。二、电子文档的类型电子文件的分类电子文件的分类n按照文件功能划分（主文件、支持文件）按照文件功能划分（主文件、支持文件）n按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件）按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件）n按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘文件）按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘文件）n按照存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件）按照存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件）n按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件）按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件）n按照信息表达方式划分（图、文、声、像按照信息表达方式划分（图、文、声、像）一、按文件功能划分一、按文件功能划分1. 1. 主文件主文件 记录信息内容，传达作者意图，行使行记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件。政职能的文件。2. 2. 支持文件支持文件 生成和运行主文件必须的文件。生成和运行主文件必须的文件。n两者的关系：两者的关系： 鱼鱼 水水 树树 土土二、按文件构成特点划分二、按文件构成特点划分1 1 简单文件简单文件 仅由一种格式组成的文件仅由一种格式组成的文件2 2 复合文件复合文件 由多种媒体形式和文件格式合成的文件由多种媒体形式和文件格式合成的文件3 3 复杂文件复杂文件 逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（典型：超文本文件（Hyper text);Hyper text); 超媒体文件（超媒体文件（Hyper media)Hyper media)1. 1. 磁盘文件磁盘文件 硬盘硬盘软盘软盘三、按信息存三、按信息存储载储载体划分体划分2. 磁带文件3. 3. 光盘文件光盘文件四、按存在目的划分四、按存在目的划分1. 1. 利用文件利用文件为利用而制作、流传的文件为利用而制作、流传的文件2. 2. 保存文件保存文件脱离流转过程，作为母板保存的文件脱离流转过程，作为母板保存的文件3. 3. 备份文件备份文件作为保存文件的复本而备存的文件作为保存文件的复本而备存的文件五、按来源途径划分五、按来源途径划分1. 1. 原生电子文件原生电子文件 直接生成于数字环境中的电子文件直接生成于数字环境中的电子文件2. 2. 数字化的电子文件数字化的电子文件 由传统文件通过数字化而形成的电子文件由传统文件通过数字化而形成的电子文件六、按信息表达方式划分六、按信息表达方式划分（一）图像文件（一）图像文件（二）图形文件（二）图形文件（三）文本文件（三）文本文件（四）音频文件（四）音频文件（五）视频文件（五）视频文件（六）数据文件（六）数据文件（七）程序文件（七）程序文件 （一）图像文件（一）图像文件图像文件：图像文件： 以图像为表达方式的电子文件以图像为表达方式的电子文件（二）图形文件（二）图形文件图形（矢量图）文件：图形（矢量图）文件：n以数学方法描述的一种由几何元素以数学方法描述的一种由几何元素组成的图形。组成的图形。n一般直接在计算机上采用矢量图处一般直接在计算机上采用矢量图处理软件绘制而成理软件绘制而成n所占的磁盘空间较位图小很多所占的磁盘空间较位图小很多n缩放后图形、图像的分辨率不发生缩放后图形、图像的分辨率不发生任何变化任何变化最著名的矢量图处理软件有最著名的矢量图处理软件有Corel DRAW、Illustrator、Freehand等等不需要像位图一样记录图像不需要像位图一样记录图像中每一个像素的信息数据中每一个像素的信息数据（三）文本文件（三）文本文件nTXT格式 nDOC格式 nWPS格式 nUOF格式nXML格式等 文本文件的类型文本文件的类型 文文本本文文件件可可以以根根据据其其表表达达形形式式、记记录录目目的的之之不不同同而而分为：分为：n 纯文本格式纯文本格式 仅记录文本内容，不记录其格式。仅记录文本内容，不记录其格式。常见的有：常见的有：TXT文件文件n 格式化文本格式格式化文本格式 同时记录文件的文本内容及其格式信息。同时记录文件的文本内容及其格式信息。常见的有：常见的有：DOC文件、文件、WPS文件、文件、RTF文件。文件。三、电子文档如何保管三、电子文档如何保管信息的安全维护载体的物理保存电子文档如何保管一方面，电子文件是依赖于计算机一方面，电子文件是依赖于计算机技术环境的。技术环境的。另一方面，计算机技术迅猛发展，新另一方面，计算机技术迅猛发展，新技术层出不穷。技术层出不穷。尽管数据的丢失与存储载体的变质有很大尽管数据的丢失与存储载体的变质有很大关系，关系，但主要问题仍是软件与硬件技术的迅速更但主要问题仍是软件与硬件技术的迅速更新、过时。新、过时。因此，在电子文件的保存管理工作中，采因此，在电子文件的保存管理工作中，采取有效的取有效的技术策略技术策略就显得很重要就显得很重要技术保存是指为了延续技术过时的电技术保存是指为了延续技术过时的电子文件的可存取性保存处理电子文件的计子文件的可存取性保存处理电子文件的计算术包括读取电子文件所需的软件和硬件算术包括读取电子文件所需的软件和硬件在需要时提供利用。在需要时提供利用。这种方法要求电子文件的各种设备必须保这种方法要求电子文件的各种设备必须保存齐全、良好，还必须保持操作这些过时存齐全、良好，还必须保持操作这些过时技术的技能。技术的技能。