企业文档的科学化管理宫晓东宫晓东E-mail: E-mail: 目 录如何建立正确的企业档案意识如何建立正确的企业档案意识企业公文的写作与处理企业公文的写作与处理企业文档科学化管理要点企业文档科学化管理要点企业文档管理现代化企业文档管理现代化如何建立正确的企业档案意识意识是人脑对于客观物质世界的反映，是感觉、思意识是人脑对于客观物质世界的反映，是感觉、思维等各种心理过程的总和。维等各种心理过程的总和。档案意识一般泛指人们对档案现象的感觉和认识档案意识一般泛指人们对档案现象的感觉和认识一、 企业档案,是在企业的生命周期中直接形成并保存备查的企业文件。1、企业档案的历史记录性。2、企业档案的信息资源性。3、企业档案的法律凭证性。二、现代企业档案意识的创新趋势二、现代企业档案意识的创新趋势（一）企业档案意识的个性化趋势历史记录国家财富信息工具信息资源1、国家档案意识2、领导档案意识3、民众档案意识利益第一，工具第二，发展第三郭沫若题赠档案馆郭沫若题赠档案馆前事不忘后事师，自来坟典萃先知。前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下犹龙柱下窥藏史，窥藏史，呼凤舆前呼凤舆前听诵诗。听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。 （二）企业档案意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业档案意识法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业档案意识法治化的重要保障。 3、确保企业档案资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业档案意识法治化的主要目的。 4、确保档案工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业档案意识法治化的重要条件（三）企业档案意识的资源配置化趋势1、把企业档案作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业档案资源配置的主要原因。3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业档案资源合理配置的实现供了必要的技术平台。 现实工作中，我们常常会因机构职责不清和信息传递不流畅而导致互相扯皮推诿。ABC12档案部门企业公文的写作与处理企业公文的写作与处理一、基本概念一、基本概念1、文件的概念、文件的概念文件是人类以文字符号的形式记录和文件是人类以文字符号的形式记录和传达某种意图或活动情况的具有特定体式传达某种意图或活动情况的具有特定体式的信息材料。的信息材料。公文即公务文件，是指机关或以公职公文即公务文件，是指机关或以公职身份的个人在公务活动中形成和处理的文身份的个人在公务活动中形成和处理的文件。（在这里，我们所指的文件即公文）件。（在这里，我们所指的文件即公文）2、文件的特点、文件的特点第一，文件有法定的作者。第一，文件有法定的作者。第二，文件有法定的权威。第二，文件有法定的权威。第三，文件有特定的体式。第三，文件有特定的体式。第四，文件有特定的处理程序。第四，文件有特定的处理程序。3、文件的作用、文件的作用第一，信息的记录；第一，信息的记录；第二，信息的传播；第二，信息的传播；第三，信息的存贮。第三，信息的存贮。 二.公文的种类文件文件来源和去向来源和去向行文关系行文关系性质、作用性质、作用保密要求保密要求时限要求时限要求发文发文收文收文内部文件内部文件上行文上行文下行文下行文平行文平行文法规性文件法规性文件指导性文件指导性文件通报性文件通报性文件记录性文件记录性文件保密文件保密文件非密级文件非密级文件时限文件时限文件非时限文件非时限文件基本文种基本文种（1）指导性文件：）指导性文件：决定、决议、计划、规划等。（2）规章性文件：）规章性文件：条例、规定、规则、办法、章程等。（3）公布性文件：）公布性文件：公告、通告、布告、启事、通报、通知、简报等。（4）请示批复性文件：）请示批复性文件：请示、批复、指示等。（5）函类文件：）函类文件：公函等。（6）报告类文件：）报告类文件：专题性报告、综合性报告等。（7）会议类文件：）会议类文件：开幕词、讲话稿、会议总结、闭幕词、会议记录、会议纪要、会议议程等。（8）合同类文件：）合同类文件：合同书、协议书等。（9）财务类文件：）财务类文件：台帐、报表、凭证等。三.公文写作的基本要求（一）文件写作的基本要求（一）文件写作的基本要求1、观点正确、观点正确2、切合实际、切合实际（1）明确发文目的。 （2）掌握本单位的具体情况。（3）严格核实材料。 3、正确使用语言文字、正确使用语言文字 （1）用词要准确。 （2）语言要简练。 （3）语气要适当。 （4）避免完全口语化。4、讲求时效、讲求时效5、符合体式要求、符合体式要求6、注意正确选择文字的字迹材料和书写材料、注意正确选择文字的字迹材料和书写材料在实际工作中，由于没有准确理解词语的在实际工作中，由于没有准确理解词语的含义或使用时缺乏认真的推敲，而出现词语使用失含义或使用时缺乏认真的推敲，而出现词语使用失当的现象主要有以下几种：当的现象主要有以下几种：A A、词义界限不清、词义界限不清“前方道路施工，为防止发生人身伤害，天黑以后禁止车辆、行人通过。”应改为应改为：“前方道路施工，为防止发生人身伤害，19点至次日7点之间禁止车辆、行人通过。”实例:B B、褒贬失当、褒贬失当“该报告具体介绍了一个养鸡专业户处心积虑地学习科学知识发展生产的过程。”应改为：“该报告具体介绍了一个养鸡专业户潜心学习科学知识发展生产的过程。”C C、文字马虎、文字马虎“在进行困难补助时，各单位要严格按照四号文件的标准办理。”“对六月会议的精神要抓紧传达贯彻。”（随意省略单位的名称或法定签字人的全名、职务）D D、语言陈旧、语言陈旧（贵局、贵处、鄙人、鄙厂、鄙社等）某单位给下级单位关于评定职称问题的复函是：某单位给下级单位关于评定职称问题的复函是：“最近很多单位来函反映职称评定工作中出现很多问题，这样搞下去有不少困难，希望我们订一个具体点的标准。其实我们机关内的职称评定工作也有与下面反映的问题类似的情况，现在只好先试着来，过一段时间再看看，不行就开个会，大家集中起来把各自遇到的情况都摆一摆，一块儿订个具体办法。所以现在你们也不必太着急，着急反而不好办。什么时候开会，定下来告诉你们就是了。”应改写为：“最近收到一些单位的来函，反映在职称评定最近收到一些单位的来函，反映在职称评定工作中出现了标准不易掌握的问题。对此我们正在综合各方面工作中出现了标准不易掌握的问题。对此我们正在综合各方面的情况，准备召开专门会议研究解决。希望各单位总结前一阶的情况，准备召开专门会议研究解决。希望各单位总结前一阶段的职称评定工作，广泛征求意见，为会议的召开和解决这一段的职称评定工作，广泛征求意见，为会议的召开和解决这一问题准备材料。会议召开的具体时间、地点另行通知。问题准备材料。会议召开的具体时间、地点另行通知。”四.公文写作的基本步骤1、了解发文背景，明确发文目的、了解发文背景，明确发文目的具体内容包括：具体内容包括：（1）发文对象发文对象（2）发文范围发文范围（3）文种选用文种选用（4）提炼主题提炼主题（5）对收文机关的具体要求对收文机关的具体要求2、调查研究，收集材料、调查研究，收集材料3、拟写提纲、拟写提纲4、撰写正文、撰写正文（1）突出文件的主题：拟好标题、写好导语、突出文件的主题：拟好标题、写好导语、在内容的布局安排和文字的表述上突出文件的在内容的布局安排和文字的表述上突出文件的主题主题（2）处理好观点与材料的关系处理好观点与材料的关系（3）有关事项要交代清楚：人物、时间、事有关事项要交代清楚：人物、时间、事件、会议的名称、地点、所引用的文件的名称件、会议的名称、地点、所引用的文件的名称等。等。5、检查与修改、检查与修改五.主要文种的写作要点1、决定与决议、决定与决议决定与决议是领导机关在工作中对某些问题、行决定与决议是领导机关在工作中对某些问题、行为、事项所作出的重要决策，一般都是带有领导为、事项所作出的重要决策，一般都是带有领导性、法规性的文件。性、法规性的文件。要点：标题要求醒目，一般格式为：机关（会议）关于机关（会议）关于事项（问题、行为）的决定（决议）事项（问题、行为）的决定（决议）文中应标明制发机关或会议的名称、批准或通过的日期。决定的开头要说明制发决定的根据、目的、意义，然后再顺序列出决定的具体内容。 如果决议是会议讨论通过的结果，则开头应交代会议的全称，如： 单位（地方）第单位（地方）第届届大会第大会第次会议次会议 要阐明决议产生的背景，通过决议的目的和意义。然后按照会议讨论形成的意见写明决议的内容。内容较多是要划分段落并拟制小标题。 语言要简明准确，语气肯定，结构层次清楚。工作计划属于一种特殊的具有指导性的文种。一般可以分为三个部分：简短的前言，以说明制定计划的目的和根据；提出目标和任务；具体列出完成任务的步骤、措施和对相关的时间、人力、资源等安排。2 2、规章类文件、规章类文件条例、规则、规定、办法、规章等都是为了在工作或社会活动中建立正常的秩序而颁发的规章类文件。此类文件一般具有四个基本部分：标题、导语、具体条款、附则。标题由三个部分组成：标题由三个部分组成： 1、机关名称 2、文件的主题 3、文种的名称1、2、3联用：“国务院 关于进一步扩大企业自主权的 暂行规定”2、3联用：“图书阅览 规则”1、3联用：“中国档案学会 章程”标题之下一般要注明文件被批准、通过、公布的日期，必要时还要注明批准该文件的机关。导语正文的开头部分。导语正文的开头部分。一般要求写明制定该文件的目的、根据或组织的性质、地位、工作任务。这部分文字有时也可以作为条款的形式列在第一、二条的位置。具体条款是正文的主要内容。具体条款是正文的主要内容。要求各项条款之间的界限分明，并各自具有相对独立的内容，不允许相互交叉，更不能前后矛盾。附则。附则。其内容包括：对违反本规定的行为的处理、本规定的生效日期、解释权、修改权等附注事项。有时也可以列成几个条目，排在主要条款之后。3、公布性文件、公布性文件公布性文件是宣布某个事项、规定，告知收文者某些需要了解的事宜或应当周知的要求时所使用的一类文件。包括：公告、通告、布告、启示、通报、通知、简报等具体文种。公布性文件的结构一般比较灵活。有时是由标题、正文、时间等组成，此时标题中须含有制发机关的名称、事由、文种的名称。标题下要注明发文时间或文号。如：内蒙古自治区政府内蒙古自治区政府 关于牧区经济政策问题的关于牧区经济政策问题的 公告公告（蒙政字（蒙政字19871987年年0909号）号） 制发文件的机关 事由 文种名称有时文件是由文种标题、正文、制发机关、时间等部分组成。如：招招 聘聘 启启 事事-。 中国人民大学成人高等教育学院中国人民大学成人高等教育学院 2003年8月10日公布性文件写作的具体要求：公布性文件写作的具体要求：（1 1）公告。公告一般是较高级别的政府或机关所使）公告。公告一般是较高级别的政府或机关所使用的文种。要求语言庄重，行文简练。不做细节性用的文种。要求语言庄重，行文简练。不做细节性的叙述和解释。的叙述和解释。（2 2）通告。一般对两个方面有明确的限定：一是对）通告。一般对两个方面有明确的限定：一是对公布的范围有所限定；二是其内容必须限定在某项公布的范围有所限定；二是其内容必须限定在某项具体的事件范围内。写作是要求针对问题，结合实具体的事件范围内。写作是要求针对问题，结合实际。际。（3 3）布告。布告是一种极为普通的公布性文种，使）布告。布告是一种极为普通的公布性文种，使用的范围较广，所公布的内告事项可大可小，对发用的范围较广，所公布的内告事项可大可小，对发文机关的级别也没有具体的限定。为了增加宣传效文机关的级别也没有具体的限定。为了增加宣传效果，其行文可以活泼一些。果，其行文可以活泼一些。 （4 4）启事。启事是对受文者提出某种具体的要求，）启事。启事是对受文者提出某种具体的要求，并希望得到回音的一种公布性文种。要求对问题的并希望得到回音的一种公布性文种。要求对问题的描述要简洁、明了，相关细节一定要交代清楚。版描述要简洁、明了，相关细节一定要交代清楚。版面可以活泼一些。面可以活泼一些。 （5 5）通报。一般用于或表彰或批评的文件种类。要求语言严）通报。一般用于或表彰或批评的文件种类。要求语言严肃、实事求是，不夸大其词，所通报的内容要交代清楚。肃、实事求是，不夸大其词，所通报的内容要交代清楚。（6 6）通知。通知是一种成份比较复杂的文种，既可以用于）通知。通知是一种成份比较复杂的文种，既可以用于公布性文件，也可以在机关内部传递；既可以是下行文，公布性文件，也可以在机关内部传递；既可以是下行文，也可以是平行文。（但不能用于上行文）对通知的要求类也可以是平行文。（但不能用于上行文）对通知的要求类似对布告的要求，一般没有什么限定。各机关凡属要周知、似对布告的要求，一般没有什么限定。各机关凡属要周知、传递的意向或事宜，均可以使用这一文种。传递的意向或事宜，均可以使用这一文种。（7 7）简报。简报是机关之间专门用来交流情况，反映问）简报。简报是机关之间专门用来交流情况，反映问题所使用的文种。简报可以作为上行文、下行文、平行文题所使用的文种。简报可以作为上行文、下行文、平行文等各类文件的具体形式。根据其内容可以分为综合简报、等各类文件的具体形式。根据其内容可以分为综合简报、专题简报、会议简报等。简报一般具有期数，应连续编号。专题简报、会议简报等。简报一般具有期数，应连续编号。简报不具有法律法规的作用，仅提供参考作用。简报不具有法律法规的作用，仅提供参考作用。由于公布性文件常常以报刊、张贴等形式与公众直接见面，由于公布性文件常常以报刊、张贴等形式与公众直接见面，因此这类文件的语言要通俗，句子宜短不宜长，使其易因此这类文件的语言要通俗，句子宜短不宜长，使其易读、易懂、易记。读、易懂、易记。4、请示、批复类文件、请示、批复类文件请示就是请求上级给予指示、批示的意请示就是请求上级给予指示、批示的意思。一般下级机关在工作中产生了问题，思。一般下级机关在工作中产生了问题，或遇到不便自行决断而必须请求上级机关或遇到不便自行决断而必须请求上级机关予以明示的情况，都采用请示文种。请示予以明示的情况，都采用请示文种。请示的写作须注意：主题明确；理由详尽；要的写作须注意：主题明确；理由详尽；要求具体；一文一事。求具体；一文一事。批复就是对请示的答复。批复的写作一批复就是对请示的答复。批复的写作一般分为分析和决断两个步骤。在拟写批复般分为分析和决断两个步骤。在拟写批复时，要注意说明所针对的请示文号，如遇时，要注意说明所针对的请示文号，如遇请示中带有普遍性的问题，可以将其批复请示中带有普遍性的问题，可以将其批复抄发所属单位，以避免下级重复请示。抄发所属单位，以避免下级重复请示。6、报告、报告报告一般可以分为两类：一类是针对某一问题或某项工作报告一般可以分为两类：一类是针对某一问题或某项工作所撰写的专题报告，另一类是针对某一阶段内全面工作情所撰写的专题报告，另一类是针对某一阶段内全面工作情况的综合报告。报告的结构可以分为四个部分：对情况的况的综合报告。报告的结构可以分为四个部分：对情况的概括性介绍；总结经验和体会；检查工作中的不足及其对概括性介绍；总结经验和体会；检查工作中的不足及其对原因的分析；对今后工作的设想（结尾）。原因的分析；对今后工作的设想（结尾）。撰写报告的要求是：实事求是、突出重点、归纳本质（规撰写报告的要求是：实事求是、突出重点、归纳本质（规律）。律）。7、合同类文件、合同类文件合同类文件的标题结构是：合同类文件的标题结构是：双方单位的名称双方单位的名称事由事由合同书（协议书）合同书（协议书）合同类文件一般包括两个部分：一是正文，二是签署手合同类文件一般包括两个部分：一是正文，二是签署手续。（必要时要履行公证手续）续。（必要时要履行公证手续）撰写时应注意：合法；详尽；严谨。撰写时应注意：合法；详尽；严谨。六.公文处理的程序与工作要点公文处理的程序与工作要点文件处理的工作要点文件处理的工作要点1、1、收发文登记、收发文登记2、阅办：分办、拟办、批办、传阅、承办。、阅办：分办、拟办、批办、传阅、承办。3、发文：、发文：（1）制文：拟稿、核稿、签发。）制文：拟稿、核稿、签发。（2）制发：缮印、校对、钤印、封发、注办、传递。）制发：缮印、校对、钤印、封发、注办、传递。4、催办和查办、催办和查办5、保管与利用：文件的积累、文件的清退、保管与利用：文件的积累、文件的清退、文件的利用。文件的利用。 企业文档科学化管理要点制度与规范制度与规范文件形成管理文件形成管理管理体制设计管理体制设计价值鉴定价值鉴定归档管理归档管理利用与安全管理利用与安全管理实体分类实体分类信息分类信息分类企业文档企业文档管理体系管理体系自动化管理系统自动化管理系统一、企业文件档案管理体系建设企业文件档案工作体制结构企业文件档案工作体制结构文件档案管理委员会主管部门或企业档案中心档案部门或岗位信息管理部门职能部门及下属机构管理体制管理体制1、集中式、集中式综合档案部门综合档案部门内部机构内部机构内部机构内部机构内部机构内部机构领导领导这种方式起源于这种方式起源于80年代后期，年代后期，在企业升级工作中被认定为最在企业升级工作中被认定为最理想的企业文档管理模式。其理想的企业文档管理模式。其优点是全部档案资源由一个档优点是全部档案资源由一个档案部门掌控，便于安全管理和案部门掌控，便于安全管理和集中开发利用。不足之处是实集中开发利用。不足之处是实体的过于集中，极大地削弱了体的过于集中，极大地削弱了文件现实作用的有效发挥，不文件现实作用的有效发挥，不能很好地为企业高速运转服务。能很好地为企业高速运转服务。2、分散式、分散式综合办公部门综合办公部门文书档案室（员）文书档案室（员）财务部门财务部门财会档案室（员）财会档案室（员）人事部门人事部门人事档案室（员）人事档案室（员）技术档案室（员）技术档案室（员）科研生产部门科研生产部门基本建设部门基本建设部门设备部门设备部门基建档案室（员）基建档案室（员）设备档案室（员）设备档案室（员）领导领导3、集中与分散结合式、集中与分散结合式管理、指导关系管理、指导关系信息交流关系信息交流关系档案管理部门档案管理部门中间性文件中心中间性文件中心领导领导各机构各机构员工员工初始级Initial事务型经验型价值型特征C成熟度M一致型持续型可重复级Repeatable优化级Optimizing已管理级Managed已定义级Defined价值V123451、一般事务性工作。2、兼职管理状态。3、文档留存比较随意，有存无取状态明显。4、无制度，无工作流程1、专门性工作。2、专人专岗，经验式管理。3、有基本归档要求。4、文档留存界限不清晰1、专业性工作。2、专家式管理，已建立管理标准。3、归档范围及归档要求精细化、流程化。4、基本利用1、职能性资源管理工作。2、全员式、全过程管理。3、管理要求纳入企业标准。人依附于事4、能动服务1、全过程资源自动配置。2、管理体系可自动创新。3、全方位服务，深度开发。4、历史留存与资源管理职业化。企业文件档案管理体系成熟度评价 二、企业数据清理计划调研关联整合责任文档数据的实际状况,是相关管理工作顺利开展的基础.任何一种管理体制或管理手段的运行,都必须建立在数据清理的基础之上.数据清理工作必须由文档管理者通过详细认真地调研和科学系统地分析予以实现.企业基础数据清理的工作程序开始（针对具体岗位）文件类型及属性认定符合5汇总上报符合1、2、3、4并完成6部门确认分类汇总，列入归档预备范围档案部门整体协调确认，明确归档责任正式列入归档范围不予确认确认1、是否岗位发文、是否岗位发文2、是否岗位办理、是否岗位办理3、是否岗位接收、是否岗位接收4、是否不可或缺、是否不可或缺5、是否完全不需要、是否完全不需要6、是否部门核心数据、是否部门核心数据1、清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。2、清理基础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。3、清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。管理行政管理文件总经理工作部董事会会议纪要董事会秘书部门经理纸质是管理经营管理文件总经理工作部企业年度计划总经理部门经理纸质，电子版是管理经营管理单据商务部出货单部门经理项目经理纸质，电子版否业务产品类手册生产部毛绒电着处理工艺手册部门经理项目工程师纸质是管理人力资源管理表格生产部个人绩效评核表部门经理班组长纸质否辅助设备类单据生产部设备保养维护申请单部门经理工程师纸质，电子版否辅助生活服务声像材料工会元旦晚会录像主席文艺部负责人磁带，光盘是财务台帐帐簿财务部年度结算记帐单部门经理会计纸质是部门部门数据名称数据名称负责人负责人责任人责任人载体类型载体类型是否档案是否档案大类大类二级类二级类数据形式数据形式企业基础数据清理总汇表（举例） 数据清理的方法基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你认为最不需要的信息是什么？在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。 数据互动规律数据互动反映了某种工作的开展状况。在清理基础数据时，发现数据互动的规律性，对于分析数据价值，理顺数据运行关系，高效率地开展信息资源的配置，具有重要意义。当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见，企业的各项工作，其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程，就可以发现该数据的运动特征，以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。一般来说,分析一个企业的各种数据的互动规律是一个复杂的系统工程，我们可以采用图视的方式进行直观示意。工作联络单产品检测报告绒布检验报告绒布不良明细表成品入仓单商商务部部文控中心文控中心财务研研发部部人人力力资源源实验室室仓务部部品品检部部业务员业绩考核客客户产品报价（经理）、生产订单（客户订单、绒布订单、绒布样品订单、E-mail、投诉报告、客户出货明细表）打样单、提货通知单、行行政政总务商务部程序文件、公司通知文件、生产会议及厂部例会纪录文件外厂外发加工单生生产部部试验产品通知单、打样单客户订购合同及查询价、客户每月开票资料、传真、客户确认样、客户信息反馈及投诉、传真客户调价单、调查表、保卫处总经理理Q:行政总务部门和文控中心部门通商务部之间的业务、行政管理往来的具体情况是怎么样的？（待对这两个部门进行了调研之后确定） 来料加工物料送货单出门证 客户汇款单、客户每月开票资料、客户资料对账单（每月应收货款对账单）归档公司程序文件绒布各类花型图纸工作任务通知单、打样单试验通知单 绒毛生产交期回复单、生产计划报表、生产留样入仓单(绒布每日入仓单、绒布每日入仓记录) 生产订单、纠正及预防措施单产品报价单 订货出货统计报表、统计报表出货通知单、货物运输单常规绒布库存数量表更新仓库数据报表外发加工成品明细码单、送货单出货明细表数据清理工具的设计与使用目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:1、数据状况问卷；2、数据运动状况示意图；3、数据汇总表;4、数字化转移工作流程示意图。XX有限公司文件清理工作问卷有限公司文件清理工作问卷时间： 部门： 答卷人： 项目组成员：（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形（说明：非常感谢您在百忙之余接受我们的问卷调查！该问卷是针对企业各岗位形成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您成和处理各类文件、数据、报表、图纸等信息材料的实际状况进行填写的。请您根据实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出根据实际工作的真实情况认真填写，填写时应写出具体文件名称具体文件名称。）。）您的岗位是：您的岗位是：您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）您在日常工作中，主要收到的文件（单据）是：（请注明文件来源部门或岗位）您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：您在日常工作中，主要办理的文件（单据）是：您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）您在日常工作中，主要发出的文件（单据）是：（请注明文件接收部门或岗位）您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？您在日常工作中，内部产生使用的文件（资料）有哪些？6、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗位）是哪些？、您在日常工作中，接触最密切的部门（岗位）是哪些？7、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：、在您的岗位职责中，最不能缺少的文件是：8、在您的岗位职责中，最不需要的文件是：、在您的岗位职责中，最不需要的文件是：9、您对目前企业文件管理有什么意见？、您对目前企业文件管理有什么意见？公司外部公司外部各部各部门总经办部门报告、各部门的统计报表、书刊资料、奖状/证书、 总经理审阅的相关文件涉及公司的相关信息文件及宣传单章涉及公司的相关通知类文件工作计划、通知、授权书、会议通知、 反馈各部门文件总经办办理的文件：理的文件：通知、会议记录、人事任命、工作计划、外部管理文件、会议通知、企业建设文件、授权书、例会的会议记录、部门文件数据运动状况示意图数据运动状况示意图总经办文件清理表总经办文件清理表岗位岗位/答卷人答卷人收到的文件收到的文件办理的文件办理的文件发出的文件发出的文件来源来源 去向去向总经理/陈总部门报告各部门书刊资料公司外部奖状、证书工艺配方、图纸等重要工作通知董事会、总经理办公会、生产会议纪录人事任命工作计划外来文件重要会议通知厂区建设规划文件档案数字化加工的技术流程三、企业文档工作的具体实务三、企业文档工作的具体实务 1、文件的形成、积累与归档、文件的形成、积累与归档 文件的形成、积累与归档属于各单位、各部门、各岗位的基本职责文件的形成、积累与归档属于各单位、各部门、各岗位的基本职责,也是档案科学管理与有效利用的前提条件也是档案科学管理与有效利用的前提条件.档案部门有权对这项工作档案部门有权对这项工作进行监督、指导和检查进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度主要建立和落实三项制度: 收发文登记制度收发文登记制度 Aab123下行文上行文平行文间接上下行文序号文件名称来源时间签收人办理注释收文登记表序号文件名称去向时间发送者备注发文登记表员工员工文件积累袋文件积累袋档案档案文件积累文件积累: :人人有责人人有责, ,时时有活儿时时有活儿, ,件件登记件件登记, ,年年整理年年整理. .文件积累制度文件积累制度(针对自身所产生的文件)文件归档制度文件归档制度归档范围归档范围:确确定文件的价定文件的价值值,决定文件决定文件是否向档案是否向档案转化转化.(需要需要制作制作)制度核心制度核心归档时间归档时间:根根据企业活动据企业活动的特点的特点,确定确定文件何时归文件何时归档档.技术保障技术保障归档要求归档要求:明明确便于长远确便于长远和安全地保和安全地保存档案所必存档案所必要的措施要的措施.技术条件技术条件归档份数归档份数:根根据归档文件据归档文件的重要性的重要性,确确定原件与复定原件与复制件的数量制件的数量关系关系.利用保障利用保障归档手续归档手续:明明确归档文件确归档文件的移交事宜的移交事宜.责任保障责任保障立卷立卷案卷案卷:是指一组具有有机联系的是指一组具有有机联系的,价值、密级基价值、密级基本相同的本相同的,便于存取的企业文件的最小组合便于存取的企业文件的最小组合.封面封面卷内目录卷内目录归档文件归档文件备考表备考表组织案卷的要领组织案卷的要领:1.分析文件之间的最小分析文件之间的最小有机联系有机联系,确定卷内文件确定卷内文件的数量的数量.2.将相关文件集中到卷将相关文件集中到卷盒内盒内,重新编页号重新编页号.(装订装订或不装订或不装订)3.根据要求填写卷内目根据要求填写卷内目录、封面和备考表录、封面和备考表.归档的文件可以立卷.保存。立卷工作的主要内容是分析归档文件之间的有机联系,并按照便于存取的原则和其他立卷要求将文件顺序装入装具内.立卷立卷页号页号卷内目录卷内目录备考表备考表封面封面存存址址号号内内容容特特征征形形式式特特征征四、档案的分类四、档案的分类档案分类是指根据档案的内容性质、形成规律及相互档案分类是指根据档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对档案进行分门别类，从而使库藏全部档案成为一个条理对档案进行分门别类，从而使库藏全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。(来源原来源原则、三个要求、常用分类法、档号则、三个要求、常用分类法、档号)分类的程序分类的程序:设计设计分类分类方案方案划分划分全宗全宗划分划分大类大类划分划分属类属类给定给定编号编号企业档案分类方案企业档案分类方案(示意图示意图) 一类一类 二类二类 三类三类 四类四类 其他类其他类ABCD1234类列类列类类系系常用的分类方法常用的分类方法:1.职能分类职能分类2.时间分类时间分类3.作者分类作者分类4.专题分类专题分类5.项目分类项目分类6.型号分类型号分类7.区域分类区域分类8.外形分类外形分类职能分类方法适用于一职能分类方法适用于一级类目的区分级类目的区分;其他分类方法则适用于其他分类方法则适用于二级以下类目的划分二级以下类目的划分.企业档案管理规范DA/T422009 关于企业档案一级类目和二级类目的划分：1经营管理类 1经营决策2生产经营计划 3统计工作 4财务管理 5资产管理 6物资管理 7产品销售 8合同管理 9信用管理 10知识产权管理 2生产管理类生产管理类 1生产调度生产调度 2质量管理质量管理 3能源管理能源管理 4安全生产安全生产 5科技管理科技管理 6环境保护环境保护 7计量工作计量工作 8标准化工作标准化工作 9档案和信息工作档案和信息工作 3行政管理类行政管理类 1行政事务行政事务 2安全保卫工作安全保卫工作 3法律事务法律事务 4审计稽查工作审计稽查工作 5劳动人事与人力资源管理劳动人事与人力资源管理 6教育培训工作教育培训工作 7外事工作外事工作 894党群管理类党群管理类 1党务工作党务工作 2组织工作组织工作 3宣传统战工作宣传统战工作 4纪检与监察工作纪检与监察工作 5工会工作工会工作 6共青团工作共青团工作 789105产品生产类产品生产类 1计划决策阶段计划决策阶段 2设计阶段设计阶段 3试制阶段试制阶段 4生产阶段生产阶段 5评优阶段评优阶段 6认证阶段认证阶段 789106科研开发类科研开发类 1研究准备阶段研究准备阶段 2研究试验与开发阶段研究试验与开发阶段 3总结鉴定验收阶段总结鉴定验收阶段 4成果申报阶段成果申报阶段 5推广应用阶段推广应用阶段 6789107项目建设类项目建设类 1综合综合 2项目准备阶段项目准备阶段 3项目建设阶段项目建设阶段 4项目竣工验收项目竣工验收 5项目运行维护与更新改造项目运行维护与更新改造 6789108设备仪器类设备仪器类 1综合综合 2单台（套）设备仪器单台（套）设备仪器 3 456789109会计业务类会计业务类 1会计凭证类会计凭证类 2会计账簿类会计账簿类 3财务报告类 4其他类 567891010职工管理类职工管理类 1在岗职工在岗职工 2退休职工退休职工 3离岗职工 4死亡职工 5678910五、企业文档的价值认定企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同.针对公司的具体情况,建议从以下几个方面入手开展这项工作:1.不赞同采用三级保管期限制,改为:是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁.(有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外)2.是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否属于专利.3.应当将上述标准落实在归档范围上,凡是列入归档范围的文件,均作为公司档案处理.4.公司档案应坚持少而精的原则.5.不属于归档范围的文件或资料,可以仅保存电子文本,不必保存纸本.国家关于企业档案鉴定工作的规定：国家关于企业档案鉴定工作的规定：企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和保管期限到期档案提出鉴定意见。档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会现实和今后工作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行会计档案管理办法。永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年两档。企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。六、文档的排放与库房管理 收集入库的文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排放.具体方法有以下几种:1.大流水排放.即按照入库的时间先后顺序依次排放,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找.(在实现计算机辅助管理的前提下,这种排放值得提倡)2.分类排放.即严格按照文档的分类体系进行排放,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排放到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架.3.分类流水排放.结合上述两种排放的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排放.档案库房及相关条件：档案库房及相关条件：档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等有安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。 档案库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间。设置档案馆的企业，档案库房建筑应符合JGJ 25的要求，库房一般应满足日后二十年档案存储需要。 业务技术用房业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。阅览及陈列室阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。陈列室（展览室）宜设置在适于观览的场所。档案装具 档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。各类档案卷盒规格、式样和质量应符合GB/T 9705、GB/T 11822、DA/T 22和 GB/T 11821的要求。保护设备档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。技术设备 配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。根据需要可配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。七、文档的利用文档的利用是文档管理的最终目的.主要内容是:1.编制出必要的检索工具,确保文档信息有存有取.2.制定必要的利用制度,确保被利用文档的安全和有效利用.3.积极开展文档资料信息的整编工作,实现信息的增值.4.根据管理信息化程度的提升,适时开展即时监管,及时发现信息产生,传递和利用中的问题,疏通信息渠道,协调信息资源的配置. 在已经实现办公自动化的条件下在已经实现办公自动化的条件下,文档中心应当采用较为文档中心应当采用较为适用的文档管理软件系统适用的文档管理软件系统,促使检索工具的自动生成促使检索工具的自动生成,信息信息内容的自动组配内容的自动组配,利用过程的自动监督等功能的实现利用过程的自动监督等功能的实现.企业文档管理现代化1、档案数字化的含义（在计算机系统及、档案数字化的含义（在计算机系统及其相应程序的环境下生成和控制的归档信其相应程序的环境下生成和控制的归档信息及其管理工作）息及其管理工作）2、档案数字化的进程（计算机辅助管理、档案数字化的进程（计算机辅助管理办公自动化办公自动化网络化）网络化）3、档案数字化的具体形式（文档一体化、档案数字化的具体形式（文档一体化管理、数字档案馆）管理、数字档案馆） 档案数字化概况档案数字化概况数字化环境下档案工作的特点数字化环境下档案工作的特点1、e观念（思想解放、观念更新）观念（思想解放、观念更新）2、e环境（制度更新）环境（制度更新）3、e管理（扁平化管理）管理（扁平化管理）4、e商商 （人员素质培养人员素质培养）目前存在的问题及其对策目前存在的问题及其对策1、技术的复杂化与档案管理效率、技术的复杂化与档案管理效率的二律背反的二律背反简化实体管理，丰简化实体管理，丰富信息管理富信息管理2、资源存储导向的误区、资源存储导向的误区国家国家导向与单位导向的关系导向与单位导向的关系3、如何确保信息的原始性与合法、如何确保信息的原始性与合法性性技术与法律并进技术与法律并进电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范适用范围及采用标准适用范围及采用标准规定了公务活动电子文件管理的一般方规定了公务活动电子文件管理的一般方法法适用于国家行政机关产生的电子文件及适用于国家行政机关产生的电子文件及其归档管理其归档管理其他社会组织的电子文件管理可参照本其他社会组织的电子文件管理可参照本标准标准采用标准体现了采用标准体现了ER的技术环境。的技术环境。ER定义和有关术语定义和有关术语定义：在计算机及网络中生成的社会活定义：在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录与磁带、磁动记录，即以数码形式记录与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。处理，并可在通信网络上传送的文件。逻辑归档：逻辑归档：在网络上进行的，不改变原存储方式和位置在网络上进行的，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。而实现的电子文件向档案部门移交的过程。体现了分布式保管模式，为澳大利亚档案体现了分布式保管模式，为澳大利亚档案法立法确认法立法确认n物理归档：物理归档：n指把电子文件集中下载到可脱机保存指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。的载体上，向档案部门移交的过程。n原则上体现了集中式的保管模式，为原则上体现了集中式的保管模式，为美国、加拿大、英国、北欧等国原则美国、加拿大、英国、北欧等国原则支持。支持。n涉及网络和存储设备知识。涉及网络和存储设备知识。ER三性：真实性三性：真实性指对指对ER内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。一致。如何保证？如何保证？大环境：电子政务的大环境：电子政务的CA环境。环境。小环境：行业小环境：行业CA体系。体系。技术环境：技术环境：管理环境：管理环境：目前提出的解决措施目前提出的解决措施事前控制、跟踪记录、事后审查等阶段性措施；事前控制、跟踪记录、事后审查等阶段性措施；针对现行、半现行、非现行文件的对象性措施；针对现行、半现行、非现行文件的对象性措施；基于政策、方针、程序、制度、标准的管理框架；基于政策、方针、程序、制度、标准的管理框架；基于软硬件系统、签署、加密、认证的技术框架；基于软硬件系统、签署、加密、认证的技术框架；规范中的真实性规定规范中的真实性规定对对ER操作者进行身份识别、权限控制操作者进行身份识别、权限控制设置操作日志，随时记录人员、时间、设置操作日志，随时记录人员、时间、设备、项目、内容设备、项目、内容对对ER逐页加注防错漏和防掉换的标记逐页加注防错漏和防掉换的标记对数字化的印章、签署采取防非法使用对数字化的印章、签署采取防非法使用的措施的措施完整性完整性指电子文件的内容、背景、元数据等无指电子文件的内容、背景、元数据等无缺损缺损要保证要保证ER完整，应列举文件构成要素，完整，应列举文件构成要素，元数据模型包括：元数据模型包括：载体、内容、物理和智能格式、活动、人载体、内容、物理和智能格式、活动、人员、档案链、背景员、档案链、背景完整性包括两方面完整性包括两方面本身完整本身完整相关文件齐全相关文件齐全规范中的完整性规定规范中的完整性规定登录处理过程中各类责任者（如起草者、登录处理过程中各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者）修改者、审核者、签发者）登录处理过程中各类操作者（如打字者、登录处理过程中各类操作者（如打字者、发文者、收文者、存储管理者）发文者、收文者、存储管理者）登录处理过程中产生的责任凭证信息登录处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）（批示、签名、印章、代码等）登录电子文件传递、交接过程的其他标登录电子文件传递、交接过程的其他标识识有效性有效性指指ER在保管期限内应具备可理解性和利在保管期限内应具备可理解性和利用性，包括载体的完好性、信息可识别用性，包括载体的完好性、信息可识别性、存储系统的可靠性、载体兼容性。性、存储系统的可靠性、载体兼容性。具体措施：具体措施：注明文件存储格式、软硬件环境、相关数据注明文件存储格式、软硬件环境、相关数据参数等参数等通用软件产生的文件应注明软件版本号，专通用软件产生的文件应注明软件版本号，专用软件应转换为通用文件格式，不能转换时用软件应转换为通用文件格式，不能转换时软件与文件一同归档。软件与文件一同归档。加密文件应解密后归档，否则将密码一同归加密文件应解密后归档，否则将密码一同归档。档。规范中的有效性规定规范中的有效性规定建立有效性管理制度并采取相应技术措施ER处理保存应符合安全保密规定：针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取防范对策。电子文件管理系统介绍电子文件管理系统介绍ERMS （电子文件管理系统）电子文件管理系统）DMS （文件管理系统）文件管理系统）CA-AMS（计算机辅助档案管理系统计算机辅助档案管理系统）系统设计系统设计信息采集信息管理开发利用系统维护信息采集信息采集馆藏馆藏接收接收信息搜寻信息搜寻立立档档单单位位专专业业信信息息文文件件中中心心纸纸质质缩缩微微品品视视频频音音频频档档案案征征集集数数字字图图书书馆馆其其他他信信息息下下属属部部门门信息管理信息管理信息管理信息管理标标准准化化多多媒媒体体标标引引元元数数据据著著录录鉴鉴定定目目录录管管理理报报表表打打印印信信息息统统计计专专业业信信息息标标准准开发利用开发利用网站信息发布网站信息发布综合智能查询综合智能查询信息开发信息开发光盘发布光盘发布素素材材编编辑辑编编研研文文档档查查询询图图形形图图像像查查询询语语音音查查询询视视频频查查询询虚虚拟拟演演播播系统维护系统维护基基础础数数据据维维护护权权限限管管理理网网络络安安全全加加密密存存储储数数字字签签名名版版权权保保护护日日志志管管理理数数据据备备份份恢恢复复系统维护系统维护