有效的时间管理有效的时间管理有效的时间管理有效的时间管理 _高效职业人士必备技能高效职业人士必备技能今天要讨论的内容今天要讨论的内容u认识时间与时间管理认识时间与时间管理u浪费时间主要原因与表现浪费时间主要原因与表现u时间管理的思想时间管理的思想u时间管理的方法时间管理的方法2不能管理好时间，不能管理好时间，便什么都管理不好！便什么都管理不好！ 德鲁克德鲁克3问卷问卷 总结你的时间掌控总结你的时间掌控4u认识时间与时间管理认识时间与时间管理u浪费时间主要原因与表现浪费时间主要原因与表现u时间管理的思想时间管理的思想u时间管理的方法时间管理的方法u行动指南行动指南5什么是时间？什么是时间？u时间是一种延续，从过时间是一种延续，从过去到现在并流向未来去到现在并流向未来u时间是最稀缺最宝贵的时间是最稀缺最宝贵的资源资源u供给毫无弹性供给毫无弹性u无法积蓄无法积蓄u无法取代无法取代u无法失而复得无法失而复得 6体会时间的价值体会时间的价值u想要体会一年有多少价值，想要体会一年有多少价值，你可以去问一个失败重修的学生你可以去问一个失败重修的学生 u想要体会一月有多少价值，想要体会一月有多少价值，你可以去问一个不幸早产的母亲你可以去问一个不幸早产的母亲 u想要体会一周有多少价值，想要体会一周有多少价值，你可以去问一个定期周刊的编辑你可以去问一个定期周刊的编辑 7体会时间的价值体会时间的价值u想要体会一小时有多少价值，想要体会一小时有多少价值，你可以去问一对等待相聚的恋人你可以去问一对等待相聚的恋人 u想要体会一分钟有多少价值，想要体会一分钟有多少价值，你可以去问一个错过火车的旅人你可以去问一个错过火车的旅人 u想要体会一秒钟有多少价值，想要体会一秒钟有多少价值，你可以去问一个死里逃生的幸运人你可以去问一个死里逃生的幸运人 u想要体会一毫秒有多少价值，想要体会一毫秒有多少价值，你可以去问一个错失金牌的运动员。你可以去问一个错失金牌的运动员。8珍惜今天的时间珍惜今天的时间u昨天是一张已被注销的支票，昨天是一张已被注销的支票， u明天是一张尚未到期的本票，明天是一张尚未到期的本票，u今天则是随时可运用的现金。请善用它！今天则是随时可运用的现金。请善用它！9u认识时间与时间管理认识时间与时间管理u浪费时间主要原因与表浪费时间主要原因与表现现u时间管理的思想时间管理的思想u时间管理的方法时间管理的方法10浪费时间主要原因浪费时间主要原因- -主观原因主观原因u 缺乏明确的目标缺乏明确的目标u 拖延拖延u 缺乏优先顺序缺乏优先顺序u 想做的事情太多，而且做事有头无尾想做的事情太多，而且做事有头无尾u 缺乏条理与整洁缺乏条理与整洁u 不懂授权不懂授权u 不会拒绝别人的请求不会拒绝别人的请求u 仓促决策仓促决策u 懒惰与心理消极懒惰与心理消极u 行动缓慢行动缓慢 11浪费时间主要原因浪费时间主要原因- -客观原因客观原因u会议会议、电话、电话多多u访客、文件、审批程序多访客、文件、审批程序多u信息不畅信息不畅u生活条件浪费时间（通讯、环境、交生活条件浪费时间（通讯、环境、交通、朋友闲聊、家住郊区等）通、朋友闲聊、家住郊区等）12 浪费时间的表现浪费时间的表现时间浪费现象样本量权重1打乱优先次序661962会议431253缺乏目标、优先次序和日工作计划551134电话干扰381085无效授权/事必躬亲/陷入日常琐事36946来访/开门43907责权不清38888不能说“不”31759决策不当246310人员不得力134511缺乏沟通/沟通不良154412社会活动144013文件混乱163514信息不当而造成决策延误92815同时想做的太多112616希望了解全部事实112517缺少进展总结61418多头领导41319对不良绩效处理不当61220过度控制21013我们只有我们只有我们只有我们只有3 3 3 3年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值年的时间去创造价值, , , ,我们如何管理它？我们如何管理它？我们如何管理它？我们如何管理它？项目项目项目项目 每天耗时每天耗时每天耗时每天耗时 40404040年耗时年耗时年耗时年耗时 结余结余结余结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.34040年工作期间的年工作期间的时间分配时间分配14u认识时间与时间管理认识时间与时间管理u浪费时间主要原因与表现浪费时间主要原因与表现u时间管理的思想时间管理的思想u时间管理的方法时间管理的方法15 德鲁克在德鲁克在有效的管理者有效的管理者一书中指出：一书中指出：有效的管理者把精力集中于少数主要领域。有效的管理者把精力集中于少数主要领域。在这些领域里，优异的工作效率将产生杰在这些领域里，优异的工作效率将产生杰出的成果。他们自己定出优先考虑的重点，出的成果。他们自己定出优先考虑的重点，并坚持重点优先的原则。他们知道，他们并坚持重点优先的原则。他们知道，他们只有将首要的事情先做，次要的事情不做，只有将首要的事情先做，次要的事情不做，别无选择。否则，将一事无成。别无选择。否则，将一事无成。 要事第一要事第一1680/2080/20原则原则u20%20%的工作占整个工作的工作占整个工作80%80%的价值的价值u集中集中80%80%的精力做好的精力做好20%20%的工作的工作u投入投入20%20%的精力做其他的精力做其他80%80%的工作的工作17事务分析象限事务分析象限18u偏重第一类事务，偏重第一类事务，导致的结果为压力、导致的结果为压力、精疲力竭、危机处理、精疲力竭、危机处理、忙于收拾残局；忙于收拾残局；u偏重第三类事务，偏重第三类事务，导致的结果为短视近导致的结果为短视近利、危机处理、被视为巧言令色、轻视目标与计利、危机处理、被视为巧言令色、轻视目标与计划、缺乏自制力，怪罪他人、人际关系浮划、缺乏自制力，怪罪他人、人际关系浮泛，甚至破裂；泛，甚至破裂；u偏重第四类事务，导致的结果为全无责任感、偏重第四类事务，导致的结果为全无责任感、工作不保、依赖他人或社会机构维生；工作不保、依赖他人或社会机构维生；u偏重第二类事务，导致的结果为有远见偏重第二类事务，导致的结果为有远见，有理，有理想、平衡、纪律、自制、少有危机。想、平衡、纪律、自制、少有危机。19时间管理矩阵时间管理矩阵20普通人的时间安排普通人的时间安排 25-30% 15% 50-60% 2-3%紧 急不 紧 急重要不重要21成功人士的时间安排成功人士的时间安排 20-25% 65-80% 15% 1%紧 急不 紧 急重要不重要22时间管理矩阵使用技巧时间管理矩阵使用技巧 立即做 有计划地做 超越今天 授权 用零散时间做紧 急不 紧 急重要不重要23时间管理矩阵使用技巧时间管理矩阵使用技巧u集中注意力在集中注意力在M2M2类事情类事情, , 把重要且不紧急的事变把重要且不紧急的事变成紧急的事去做；成紧急的事去做；u勤于计划，好记性不如烂笔头，并学会分解大的勤于计划，好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；计划；u尽量将每件事情一次性做对；尽量将每件事情一次性做对；u克服拖延；克服拖延；u同类事情同时做；同类事情同时做；u善于运用零星时间，增加时间利用率；善于运用零星时间，增加时间利用率；u常规事项坚持养成良好习惯；常规事项坚持养成良好习惯；u系统管理你的时间，善于用好别人的时间。系统管理你的时间，善于用好别人的时间。24大石头理论大石头理论25大石头理论大石头理论26德鲁克时间管理法德鲁克时间管理法u 记录时间记录时间u分析时间分析时间u统一安排时间统一安排时间1 1、去做那些必须由自己做的事去做那些必须由自己做的事2 2、不去做别人能做的事不去做别人能做的事（授权）（授权）3 3、你有没有浪费别人的时间？、你有没有浪费别人的时间？27人生目标人生目标20年目标年目标10年目标年目标3-5年目标年目标下年目标下年目标制定计划制定计划28年度计划年度计划季度计划季度计划月度计划月度计划每周计划每周计划每日计划每日计划制定计划制定计划29u认识时间与时间管理认识时间与时间管理u浪费时间主要原因与表现浪费时间主要原因与表现u时间管理的思想时间管理的思想u时间管理的方法时间管理的方法30第一招：每日工作预定表第一招：每日工作预定表u一日之计在于昨夜一日之计在于昨夜u必须做的事情，写下来。必须做的事情，写下来。u相关工作一并完成。相关工作一并完成。u不作预定表以外的工作。不作预定表以外的工作。31第二招：排定优先级第二招：排定优先级B 任务策略性的规划完成期限A 任务立刻处理（亲自）D 任务丢入垃圾箱C 任务简化授权紧急性艾森豪维尔原则重要性32第三招：今日事、今日毕第三招：今日事、今日毕u大事表大事表u正在进行的计划，尚未完成的事情。正在进行的计划，尚未完成的事情。u每日行事历每日行事历u一般例行事务，授权一般例行事务，授权u尽可能一次把事情作对。尽可能一次把事情作对。u今日不做，明天就后悔今日不做，明天就后悔u拖拉容易变困难。拖拉容易变困难。u坚持最后一分钟。坚持最后一分钟。33第四招：找出最佳生理时间第四招：找出最佳生理时间u一日之计在于晨一日之计在于晨u8.008.00以前以前副荷尔蒙分泌最多副荷尔蒙分泌最多u8.00-11.008.00-11.00交感神经最紧张交感神经最紧张u午餐过后（小肠蠕动能力低）午餐过后（小肠蠕动能力低）u一周之计在于二、三、四一周之计在于二、三、四u周一征候群周一征候群周末狂欢，周日睡大周末狂欢，周日睡大觉。觉。u周五征候周五征候假期等待假期等待u一年之计在于春一年之计在于春u春耕春耕34第五招：同时做两、三件事情第五招：同时做两、三件事情u同时做两件事情同时做两件事情u刷牙、洗脸、洗澡刷牙、洗脸、洗澡/ /听收音机听收音机u上厕所上厕所/ /看书看书u开车听演讲或者有声音的录音带开车听演讲或者有声音的录音带u同时做三件事情同时做三件事情u走路健身、听收音机学英语、上班。走路健身、听收音机学英语、上班。u人脑一次能处理人脑一次能处理7 7件事情件事情35第六招：决不轻易第六招：决不轻易“迟到迟到”u参加会议参加会议u与客人约会与客人约会u培训培训u考试考试36第七招：没定期限就不叫工作第七招：没定期限就不叫工作u设定期限（双方共同协议）设定期限（双方共同协议）u交办事项、定下期限，按时追踪交办事项、定下期限，按时追踪u指使、要求、命令指使、要求、命令书面化书面化u按时追踪按时追踪u承办事项、自定期限、限期前提报承办事项、自定期限、限期前提报u主动提出进度报告。主动提出进度报告。u有困难克服不了，马上说出来。有困难克服不了，马上说出来。37第八招：整理工作环境第八招：整理工作环境u桌面桌面u清楚不必要的东西清楚不必要的东西相片、饰品。相片、饰品。u物归定位。物归定位。u抽屉抽屉u立即处理的公文、正在实施的计划。立即处理的公文、正在实施的计划。u长期的计划。长期的计划。u保留的公文，参考资料。保留的公文，参考资料。u周围环境周围环境u一天三分之一以上的时间。一天三分之一以上的时间。u清爽舒适、工作效率。清爽舒适、工作效率。38第九招：勇敢说第九招：勇敢说“不不”u您您有拒绝的理由，不必每次都要有理由。有拒绝的理由，不必每次都要有理由。u拒绝太慢反而会造成抱怨太多。拒绝太慢反而会造成抱怨太多。u害怕冒犯某人害怕冒犯某人想好借口想好借口39第十招：学习永不嫌晚第十招：学习永不嫌晚u学习永不嫌晚学习永不嫌晚u开放学习的勇气开放学习的勇气u活到老、学到老。活到老、学到老。40最后箴言最后箴言您生命中唯一的资源是时间，您生命中唯一的资源是时间，您所需要的一切都需要时间来换取，您所需要的一切都需要时间来换取，直到生命最后一刻！直到生命最后一刻！请珍惜时间！请珍惜时间！41谢谢谢谢 谢谢谢谢 ! ! ! !您的意见会让我做得更好您的意见会让我做得更好您的意见会让我做得更好您的意见会让我做得更好! ! !42