1 Excel2010入门l启动Excel与认识工作环境l工作簿与工作簿视窗l结束Excel1-1-1 1-1-1 启动启动ExcelExcel 方法一：执行“开始/所有程序/Microsoft office/Microsoft Excel 2010”命令启动Excel。 方法二：双击已有Excel文件图示来启动Excel。 1-1 1-1 启动启动ExcelExcel与认识工作环境与认识工作环境 Microsoft Excel是一套功能完整、操作简易的电子计算表软体，提供丰富的函数及强大的图表、报表制作功能，能有助于有效率地建立与管理资料。 除了执行命令来启动Excel外，在Windows桌面或文件资料夹视窗中双击Excel工作表的名称或图示，同样也可以启动Excel。启动Excel20101-1-2 Excel1-1-2 Excel界面介绍界面介绍p 启动Excel后，可以看到如下界面：快速存取工具列功能页次功能区工作表页次标签工作表显示比例工具p 认识功能页次 Excel中所有的功能操作分门别类为8大页次，包括文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图。各页次中收录相关的功能群组，方便使用者切换、选用。例如开始页次就是基本的操作功能，像是字型、对齐方式等设定，只要切换到该功能页次即可看到其中包含的内容。在功能页上按一下，即可切换到该页次p 认识功能区 视窗上半部的面板称为功能区，放置了编辑工作表时需要使用的工具按钮。开启Excel时预设会显示“开始”页次下的工具按钮，当按下其他的功能页次，便会改变显示该页次所包含的按钮。目前显示“开始”页次的工具按钮依功能还会再区隔成数个区块，例如此处为字体区 当我们要进行某一项工作时，就先点选功能区上方的功能页次，再从中选择所需的工具钮。例如我们想再工作表中插入1张图片，便可按下“插入”页次，再按下“图例”区中的“图片”钮，即可选取要插入的图片。切换到此页按下此钮插入图片与图片、图形有关的功能，都可以在“插图”区中找到 另外，为了避免整个画面太凌乱，有些页次标签会在需要使用时才显示。例如当您在工作表中插入了一个图表物件，此时与图表有关的工具才会显示出来:美化及调整图表属性的相关工具，都放在图表工具下 除了使用鼠标来点选页次标签及功能区内的按钮外，也可以按一下 键盘上的Alt键，即可显示各页次标签的快速键提示讯息。当您按下页次标签的快速键之后，会用显示功能区中各功能按钮的快速键，让您以键盘来进行操作。快速键提示信息 在功能区中按下 钮，还可以开启专属的【交谈窗】或【工作窗格】来做更细部的设定。例如我们想要美化储存格的设定，就可以切换到“开始”页次，按下“字体”区右下角的 钮，开启储存格格式交谈窗来设定。切换到开始页次按下此钮开启交谈窗格更细部的设定 隐藏与显示“功能区”：如果觉得功能区占用太大的版面位置，可以将“功能区”隐藏起来。隐藏“功能区”的方法如下：目前“功能区”是完整显示按下此钮将“功能区”隐藏起来再按一下此钮即可显示功能区 将“功能区”隐藏起来后，要再度使用“功能区”时，只要将鼠标移到任一个页次上按一下即可开启；然而当鼠标移到其他地方再按一下左键时，“功能区”又会自动隐藏了。如果要固定显示“功能区”，请在页次标签上按右键，取消最小化功能区项目。将鼠标移到任何一个功能页次上按一下，即会再度出现功能区取消“功能区最小化” “文件”页次 在Excel主视窗的左上角，有一个特别的绿色页次，就是“文件”页次，按下次页次可以执行与文件有关的命令，例如开新文件、开启旧文件、打印、保存及传送文件等。按下“文件”页次除了执行各项命令外，还会列出最近曾经开启及储存过的文件，方便再度开启。可在这里预览打印出来的样子“文件”页次p 快速存取工具栏 “快速存取工具栏”顾名思义就是将常用的工具摆放于此，帮助快速完成工作。预设的“快速存取工具栏”只有3个常用的工具，分别是“存储文件按”、“复原”及“取消复原”，如果想将自己常用的工具也加此区，请按下 进行设定。按下此钮展开“自定义快速访问工具列”清单例如选择“新建”这里会列出常用的功能，如果正好是您需要的功能，只要选取功能命令，即可加入快速存储工具列加入“新建”钮，以后要打开新文件就方便度了 如果您经常使用的命令不在清单中，您可执行【其他命令】命令，开启Excel选项交谈窗设定：选择此命令在此列表中选择命令（例如选择“插入工作表行”功能）这里会列出已加入“快速存取工具列”的命令刚才选取的“插入工作表行”按下“新增”钮 调整快速存取工具列的位置：按下 钮还可设定工具列的位置。如果选择【在功能区下方显示】命令，可将“快速存取工具列”移至“功能区”下方。选择此项“快速存取工具列”移至功能区下方p 显示比例工具 视窗右下角是“显示比例”区，显示目前工作表的检视比例，按下 可放大工作表的显示比例，每按一次放大10%,例如90%、100%、110%.; 反之按下 钮会缩小显示比例，每按一次则会缩小10%,列入110%、100%、90%.。或者您也可以直接拉曳中间的滑动杆，往 钮方向拉曳可放大显示比例；往 钮方向拉曳可缩小显示比例。可利用按钮或滑动杆调整显示比例 放大或缩小文件的显示比例，并不会放大或缩小字型，也不会影响文件打印出来的结果，只是方便我们在荧幕上检视而已。 底下是2种不同的缩放比例的显示结果，提供您在编辑工作表内容时，调整缩放比例的参考： 显示比例为100%时的工作表内容，适合编辑资料 显示比例为150%时的工作表内容，适合监视细部资料 如果您的鼠标附有滚轮，只要按住键盘上的Ctrl键，在滚动滚轮，即可快速放大、缩小工作表的显示比例。 此外，您也可以按下工具列左侧的“缩放比例”钮，由“显示比例”对话框来设定显示比例，或自行输入项要显示的比例。 按下此钮选择显示比例，或在“自定义”栏中自行输入比例 当输入的值小于100%,表示要缩小显示比例；大于100%，则表示要放大。若按下“恰好容纳选定区域”项目，则Excel会根据您在工作表上选定的范围来计算缩放比例，使这个范围刚好填满整个工作簿视窗。1-1-3 1-1-3 工作簿与工作簿视窗工作簿与工作簿视窗p 工作簿与工作表工作簿与工作表 工作簿是Excel使用的文件架构，我们可以将它想象成是一个工作夹，在这个工作夹里面有许多工作纸，这些工作纸就是工作表：工作夹工作表p 单元格与单元格位址单元格与单元格位址 工作表内的方格称为“单元格”，我们所输入的资料便是排放在一个个的单元格中。在工作表的上面有每一栏的“列标题”A、B、C、,左边则有各列的行标题1、2、3、，将列标题和行标题组合起来，就是单元格的“位址”。例如工作表最左上角的单元格位于第A列第1行，其位址便是A1，同理，E栏的第3行单元格，其位址是E3。A1单元格E3单元格这是1行这是1列列标题行标题p 卷轴卷轴 您知道一张工作表有多大吗？一张工作表共有16，384列（AXFD) *1,048,576（1 1,048,576)，相当于17,179,869,184单元格。这么大的一张工作表，不论是17、21、24寸的荧幕都容纳不下。不过没关系，我们可以利用工作簿视窗的卷轴，将工作表的各个部分分批卷到荧幕上来。卷轴的前后端各有一个“卷轴钮”，中间则是一个滑动杆，底下我们一垂直卷轴来说明其用法。按下可卷动以列可上下卷动工作表水平卷轴可左右卷动工作表 可卷动一个荧幕 画片p 页次标签页次标签 每一本新的工作簿预设会有3张空白工作表，每一张工作表则会有一次页次标签（如工作表1、工作表2),我们就是利用页次标签来区分不同的工作表。工作表的页次标签按下此钮可建立新的工作表 一个工作簿中可以有数张工作表，目前显示在荧幕上的那种工作表称为作用工作表，也就是您现在的编辑对象。若想要编辑其它的工作表，只要按下该工作表的页次标签即可将它切换成作用工作表。p 结束结束ExcelExcel Excel的工作环境介绍的差不多了，若想离开Excel，只要按下主视窗右上角的“关闭”钮，或是按下“文件”页次，在按下“退出”钮，就可以结束Excel了。按此“关闭”钮按此“退出”钮按此钮关闭工作表 如果曾在Excel视窗中做过输入或编辑的动作，关闭时会出现提示存档信息，按需求选择即可。2 建立Excel工作簿与输入资料l建立新文件及工作簿视窗的操作l在单元格输入资料l资料的显示方式与调整单元格宽度l选取单元格的方法l快速输入出现过的资料l快速填满相同的内容l自动建立等差、日期及等比数列l工作表的操作l存储文件2-1 2-1 建立新文件及工作簿视窗的操作建立新文件及工作簿视窗的操作2-1-1 2-1-1 建立新工作簿建立新工作簿p 建立工作簿的动作，通常可借由启动Excel一并完成，因为启动Excel时，就会顺带开启一份空白的工作簿。启动Excel就会建立的新工作簿p 你也可以按下“文件”标签，切换到“文件”标签后按下“新建”钮来建立新的工作簿。开启的新工作簿，Excel会依次以工作簿1、工作簿2来命名，要重新替工作簿命名，可在存储文件时变更。（后面章节会介绍）2-1-2 2-1-2 切换工作簿视图切换工作簿视图p 利用刚才所学的方法，再建立一个新工作簿，现在就有2个工作表视窗。p 切换至“视图”页次，再按下“窗口”区的“切换窗口”，即可从中选取工作簿。档名前显示打钩符号，表示是目前所在的工作簿显示Excel中所有已开启的工作簿按一下即可切换至此工作簿2-2 2-2 在单元格中输入资料在单元格中输入资料2-2-1 2-2-1 认识资料的种类认识资料的种类p 单元格的资料大致可分成两类：一种是可计算的数字资料（包括日期、时间），另一种则是不可计算的文字资料。 可计算的数字资料：由数字0-9及一些符号（如小数点、+、-、$、%.)所组成，例如15.36、-99、$350、75%等都是数字资料。日期与时间也是属于数字资料，只不过会含有少量的文字或符号，例如：2012/06/10、08:30PM、3月14日等。 不可计算的文字资料：包括中文字样、英文字元、文数字的组合（如身份证号码）。不过，数字资料有时亦会被当成文字输入，如：电话号码、邮递区号等。2-2-1 2-2-1 输入资料的程序输入资料的程序p 现在我们要练习在单元格输入资料，不管是文字或数字，其输入程序都是一样的，底下我们以文字资料来做示范。 首先是选取要放入资料的单元格，例如在B3单元格按一下: 输入“货号”2个字，在输入资料时，环境会发生一些变化，请看下图的说明：在B2单元格按一下状态列表显示就绪，表示可以开始输入资料输入资料时，资料编辑列会出现取消钮或输入钮输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中状态由就绪变成输入 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 2-2-2 在单元格中输入多行资料在单元格中输入多行资料p 若想在一个单元格内输入多行资料，可在换行时按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行，便能在同一单元格中继续输入下一行资料。 在A2单元格中输入“订单”，然后按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行。插入点移到第二行了其它单元格内容请自行练习输入 继续输入“明细”两个字，然后按下Enter键，A2单元格便会显示成2行文字。单元格的行高会自动调整 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 2-2-2 清除单元格内容清除单元格内容p 如果要清除单元格的内容，先选取欲清除的单元格，然后按下Delete键或者按下鼠标右键，在弹出的对话框中选择“清除内容”。2-3 2-3 资料的显示方式与调整单元格宽度资料的显示方式与调整单元格宽度p Excel会自动判断使用者输入的资料型态，来决定资料的预设显示方式，例如数字资料将会靠右对齐；文字资料则会考左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时，Excel将会改变资料的显示方式。p 当单元格宽度不足显示内容时，数字资料会显示成“#”,而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示。当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边单元格太窄，数字会显示成#字p 这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度。p 调整高度的方法和调整宽度的方法一样，只要拉曳行下方的框线就可以了。2-4 2-4 选取单元格的方法选取单元格的方法2-4-1 2-4-1 选取多个单元格选取多个单元格p 在单元格内按一个鼠标左键，可选取该单元格；若要一次选取多个相邻的单元格，将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格，然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格，最后再放开左键。p 假设我们选取A2到D5这个范围，选取的单元格范围我们会以范围做左上角及右下角的单元格位址来表示，如下图选取的范围即表示A2：D5。若要取消选取范围，只要在工作表内按下任一个单元格即可。先点选A2单元格按住鼠标左键不放，拉曳至D5单元格2-4-2 2-4-2 选取不连续的多个范围选取不连续的多个范围p如果要选取多个不连续的单元格范围，如B2：D2、A3:A5,先选取B2：D2范围，然后按住Ctrl键，再选取第2个范围A3：A5，选好后再放开Ctrl键，就可以同时选取多个单元格范围了。 先选取B2：D2范围按住Ctrl键后，再接着选取A3：A52-4-3 2-4-3 选取整行或整列选取整行或整列p 要选取整行或整列，在行编号或列编号上按一下：在此按一下，选取整个B列在此按一下，选取整个第4列2-4-4 2-4-4 选取整张工作表选取整张工作表p 若要选取整张工作表，按下左上角的“全选按钮”即可一次选取所有的单元格。按下“全选按钮”可选取整张工作表2-5 2-5 快速输入出现过的资料快速输入出现过的资料2-5-1 2-5-1 利用利用“自动完成自动完成”输入相同的资料输入相同的资料p 在输入同一列的资料时，若内容有重复，就可以透过“自动完成”功能快速输入。例如在工作表3的B2到B4单元格输入内容，然后再B5单元格中输入“成”字，此时“成”之后自动填入与B3单元格相同的文字，并以反白额方式显示。p 若自动填入的资料正好是想输入的文字，按下Enter键就可以将资料存入单元格中；若不是想要的内容，可以不予理会，继续完成输入文字的工作，p “自动完成”功能，只适用于文字资料。p 此外，当同栏中出现两个以上单元格数据雷同时，Excel在无从判定内容的情况下，将暂时无法使用自动完成功能。当你继续输入至Excel可判断的内容，才会显示自动完成的文字内容：一直要输入到“风”字，才会发挥“自动完成”的功能2-5-1 2-5-1 从从下拉式清单挑选输入过的下拉式清单挑选输入过的资料资料p 当同一栏单元格的数据太雷同，总是得输入到最后自动完成才能判断出正确的内容，这时你可以改用从下拉式列表挑选功能来输入。接续上例，我们要继续在C6单元格输入内容。请先如图输入C2:C5的内容，然后在C6储存格按右钮执行从下拉式清单挑选命令：从下拉式列表挑选功能与自动完成功能一样，都只适用于文字数据。 执行此命令p C6单元格下方会出现一张列表，记录同一栏（即C栏）中出现过的数据，如：”品项”、”超静音风扇”、”超静音立扇”，只要由清单中选取就可输入数据了：p 哪些资料会列入下拉式清单中Excel会从选取的单元格往上、往下寻找，只要找到的单元格内有资料，就把它放到清单中，直到遇到空白单元格为止。以下图的例子而言，当选区A6单元格时，清单中会列出“财务部”、“人事部”、“行销部”与“业务部”这4个项目，而不会出现“生产部”、“资讯部”。 空白单元格空白单元格不再往上找不再往下找选取的单元格2-6 2-6 快速填满相同的资料快速填满相同的资料p 当你要将相同的内容连续填入数个单元格，除了可复制贴上单元格内容外，更有效率的方法是利用自勤填满功能来达成，此功能亦可建立日期、数列等具规则性的内容，这部份我们将在下一节说明。p 假设我们想建立以下的数据内容，先来看看哪些可利用自动填满功能来快速输入：可建立具规律变化的资料，详细请参考下一节可为连续的储存格填入相同的数据p 请开敔一份新的工作簿，首先练习操作步骤较单纯的填满功能，看看如何在B2：B6范围内填满”业务部”。 先如图输入内容，然后在B2单元格输入”业务部”3个字，并维持单元格的选取状态，然后将指标移至粗框线的右下角，此时指标会呈 + + 状：选取某个单元格或范围时，其周围会被粗框线围住，右下角的小方块稻为填满控点 将指标移到填满控点上，按住左钮不放向下拉至单元格B6，”业务部”2个字就会填满B2：B6范围了：指标旁出现工具提示，显示单元格将填入的资料自动填满选项钮 在刚才的操作中，数据自动填满B2：B6单元格后，B6单元格旁出现了一个自动填满选项钮，按下此钮可显示下拉选单，让你变更自动填满的方式：预设的填满方式，即填入单元格的内容与格式（如字型、颜色设定）若改选此项，只会填入单元格格式 选此项表示只填入单元格内容，但不要填入格式自动填满选项钮的作用，可让我们选择是否要一并套用单元格的格式设定。不过，我们尚未设定格式，所以不用变更设定，当你选取了其他单元格，并进行编辑动作后，自动填满选项钮就会自动消失。学会单元格的格式设定后，您就会感受到此钮的便利之处了。2-7 2-7 自动建立等差、日期及等比数列自动建立等差、日期及等比数列2-7-1 2-7-1 建立等差数列建立等差数列 首先要说明数列的类型，以便清楚知道哪些数列可由Excel的功能来自动建立。Exccl可建立的数列类型有4种：等差级数：数列中相邻两数字的差相等，例如：1、3、5、7等比级数：数列中相邻两数字的比值相等，例如：2、4、8、16日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7自动填入：自动填入数列是属于不可计算的文字数据，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel已将这类型文字数据建立成数据库，让我们使用自动填入数列时，就像使用一般数列一样。 以下就分别说明如何建立以上这4种数列。建立等差数列 请接续上一节的练习，我们要在A2：A6单元格中，建立1、2、3、4、5的等差数列，请如下操作： 在A2、A3单元格分别输入1、2，并选取A2：A3范围做为来源单元格，也就是要有两个初始值（如1、2），这样Excel才能判断等差数列的间距值是多少。来源储存格将指针移到填满控点上，按住鼠标左钮不放，向下拉曳至A6单元格：指针旁的数字表示目前到达的储存格将填入的值参考指针旁的数字，当建立到你要的数字后请放开滑鼠，等差数列就建立好了：建立数列后，自动填满选项钮 又再度出现了，而且下拉选单中的第1个项目略有不同：以复制数据的方式来填满。就上例而言，A2：A6范围会变成1、2、1、2、1此外，利用填满控点还可以建立“项目1、专案3、专案5、专案7”的文数字组合数列，只要在来源单元格输入“项目1”、“专案3”，再拉曳填满控点即可完成，你可以自行试试看。2-7-2 2-7-2 建立日期数列建立日期数列 再来试试建立日期的功能。请开启一份新工作簿，假设我们要在Al：El建立一个日期数列，就可以在来源Al单元格中输入起始日期，然后拉曳填满控点至El单元格：1、输入起始日期2、拉曳填满控点至El儲存格即可建立由于我们建立的是日期数列，所以当你按下自动填满选项钮熙时 ，会看到多出几个与日期有关的选项若改选此项，建立的日期数列会跳过星期六、日此为预设选项选此项，A1：El 会填入，2012/1/1 、2012/2/12012/5/12-7-3 2-7-3 建立文字数列建立文字数列Excel 还内建许多常用的自动填人数列，例如 ”甲、乙、丙、丁”、”一月、二月、三月”等，方便我们使用填满控点快速完成输入。如右图操作，我们来练习在A3：Al0建立”甲、乙辛”：拉曳至A10建立不同的自动填入数列，自动填满选项钮下拉选单中的项目也会随数列的特性而有所不同。在A3输入“甲”2-7-3 2-7-3 建立等比数列建立等比数列不用按计算器，就能轻松建立等比数列等比数列无法像等差数列以拉曳填满控点的方式来建立，我们实际来操作看看。例如要在B3：Bl0建立5、25 、1 25 的等比数列。在B3单元格中输入5，按下圈图键，接着选取B3：Bl0的范围：切换到开始页次，按下编辑区的填满钮 ，由下拉选单中选择数列命令开启数列交谈窗：1、选择此项，因为 根据步骤1选 取的范围，数列 会产生在列2、选择要建立的数列类型此栏可设定数列最后结束的数字，若未设定将延伸到选取范围为止，此例为Bl0单元格3、输入等比的数值按下确定钮，等比数列就建立完成了：2-8 2-8 工作表的操作工作表的操作2-8-1 2-8-1 插入与切换工作表插入与切换工作表目前使用中的工作表，页次卷标会呈白色，如果想要编辑其他工作表，只要按下该工作表的页次标签，即可将它切换成作用工作表。一本工作簿预设有3张工作表，若不够用时可以自行插入新的工作表。请开殷一份新工作簿，如下练习插入一张新的工作表：按下此钮插入工作表插入的新工作表学会数据的输入方法后，现在我们再来学学如何在工作簿中新增及切换工作表。当资料量多的时候，善用工作表可以帮助你有效率地完成工作。2-8-2 2-8-2 为工作表重新命名为工作表重新命名p Excel Excel双按工作表1页次卷标，使其呈选取状态： Exccl会以工作表1、工作表2、工作表3为工作表命名，但这类名称没有意义，当工作表数量多时，应更改为有意义的名称，以利辨识。假设我们要在工作表1输入各项商品的销售统计数量，所以可以将它重新命名为”销售数量”。输入”销售数量”再按下 键，工作表就重新命名了。2-8-3 2-8-3 设定页次标签颜色设定页次标签颜色除了可以更改工作表的名称，页次卷标的颜色也可以个别设定，这样看起来就更容易辨识了。例如我们要将”销售数量”这个页次卷标改为红色：在页次卷标上按下鼠标右钮选择此命令选择页次卷标 的颜色设定好之后，”销售数量”工作表的页次卷标会显示红色底线，那是因为”销售数量”是目前的作用工作表，若选取其他的工作表，就会看到”销售数量”工作表的页次卷标正是刚才设定的红色了：选择此项，可回复页次标签的默认色彩2-8-4 2-8-4 删除工作表删除工作表对于不再需要的工作表，可在工作表的页次卷标上按鼠标右钮执行删除命令将它删除。若工作表中含有内容，还出现提示交谈窗请你确认是否要删除，避免误删了重要的工作表。2-9 2-9 保存文件保存文件2-9-1 2-9-1 第一次存档第一次存档学习了一连串输入数据、编辑工作表等操作，现在来学习最重要的存盘工作。结束工作前，一定要确实做好存盘的工作，不然辛苦的编辑可就白费了。要储存文件，请按下快速存取工具栏的保存文件钮 ，如果是第一次存盘，会开启另存新档交谈窗，让你配置文件案储存的相关信息。切换至保存文件的文件夹输入文件名按下保存钮当你修改了工作簿的内容，而再次按下保存文件钮时，就会将修改后的工作簿直接储存。若想要保留原来的文件，又要储存新的修改内容，请切换至文件页次，按下另存新档钮，以另一个档名来保存。这里要特别提醒您，在储存时预设会将存档类型设定为Excel工作簿，扩展名是*.xlsx的格式，不过此格式的文件无法在Exccl 2000/XP/2003等版本开敔，若是需要在这些Exccl版本开殷工作簿，那么建议你将存档类型设定为Excel 97-2003工作簿： 不过，将文件存成Excel 97-2003工作簿的*.xls格式后，若文件中使用了2007/2010的新功能，在储存时会显示如右的交谈窗，告知您将如何储存这些部份：此交谈窗的内容，会随您使用的新功能而显示不同的处理方式。此例说明了储存后图形将无法编辑若按下继续钮储存，日后开敔时可能发生图表无法编辑，或内容不完整的等问题，所以建议您一定要为文件先储存一份Excel工作簿(*.xlsx)格式，再另存一份Excel97-2003工作簿(*.xls)格式。2-9-2 2-9-2 开启旧文档开启旧文档 要重新开敔之前储存的文件，请切换至文件页次再按阔殿旧文件钮，就会显示开启旧文件交谈窗让你选择要开殷的文件了。 若要想开启最近编辑过的工作簿文件，则可按下文件页次的最近钮，其中会列出最近编辑过的文件，若有想要开启的文件，按下文件名就会开启了。下次忘记文件名、储存位置时，可以到这里看看，或许需要的文件就列在其中3 公式与函数l在单元格建立公式l相对参照位址与绝对参照位址l函数的使用方法l插入函数的综合练习-奖金发放作业l不需要公式也能得知计算结果3-1 3-1 在单元格建立公式在单元格建立公式当我们需要将工作表中的数字数据做加、减、乘、除等运算时，可以把计算的动作交给Excel的公式去做，省去自行运算的工夫，而且当数据有变动时，公式计算的结果还会立即更新。3-1-1 3-1-1 公式的表示法公式的表示法ExcelExcel的公式和一般数学公式差不多，数学公式的表示法为：的公式和一般数学公式差不多，数学公式的表示法为：若将这个公式改用若将这个公式改用ExcelExcel表示，则变成要在表示，则变成要在A3A3单元格中输入：单元格中输入：意思是意思是ExcelExcel会将会将AlAl单元格的值十单元格的值十A2A2单元格的值，然后把结果显示在单元格的值，然后把结果显示在A3A3单元格中。单元格中。3-1-2 3-1-2 输入公式输入公式输入公式必须以等号“=”起首，例如= Al+A2，这样Excel才知道我们输入的是公式，而不是一般的文字数据。现在我们就来练习建立公式，请开殷范例文件Ch03-01，我们已在其中输入了两个学生的成绩： 我们打算在E2单元格存放“王书桓的各科总分”，也就是要将“王书桓”的英文、生物、理化分数加总起来，放到E2单元格中，因此将E2单元格的公式设计为“=B2十C2+D2”。请选定要输入公式的E2单元格，并将指针移到数据编辑列中输入等号”=”：函数方块在此输入“”接着输入“=”之后的公式，请在单元格B2上单击，Excel便会将B2输入到数据编辑列中：此时B2被虚线框包围住B2自动输入到公式中再输入，+，然后选取C2单元格，继续输入，+，选取D2单元格，如此公式的内容便输入完成了：最后按下数据编辑列上的翰入钮 或按下 键，公式计算的结果马上显示在E2单元格中：数据编辑列会显示公式单元格显示公式计算的结果 Tip:若想直接在单元格中查看公式，可按下 + 键 键在 键的上方，在公式和计算结果间做切换。你也可以直接在E2储存格中，以键盘直接输入“=82十C2十D2”、再按下Enter键来输入公式3-1-3 3-1-3 自动更新结果自动更新结果公式的计算结果会随着单元格内容的变动而自动更新。以上例来说，假设当公式建好以后，才发现”王书桓”的英文成绩打错了，应该是”90”分才对，当我们将单元格B2的值改成”90”，E2单元格中的计算结果立即从220更新为225：自动更新计算结果了3-2 3-2 相对参照位址与绝对参照位址相对参照位址与绝对参照位址3-2-1 3-2-1 相对与绝对参照的差异相对与绝对参照的差异公式中会运用到的地址有相对引用地址与绝对参照地址2种类型。相对引用地址的表示法例如：Bl、 C4；而绝对参照地址的表示法，则须在单元格地址前面加上”$”符号，例如：$B$l、$C$4。 假设你要前往某地，但不知道该怎么走，于是就向路人打听。结果得知你现在的位置往前走，碰到第一个红绿灯后右转，再直走约100公尺就到了，这就是相对引用地址的概念。 另外有人干脆将实际地址告诉你，假设为”中正路二段60号”，这就是绝对参照地址的概念，由于地址具有唯一性，所以不论你在什么地方，根据这个绝对参照地址，所找到的永远是同一个地点。 将这两者的特性套用在公式上，代表相对引用地址会随着公式的位置而改变，而绝对参照位址则不管公式在什么地方，它永远指向同一个单元格。3-2-2 3-2-2 实例说明实例说明 底下我们以实例为你说明相对引用地址与绝对参照地址的使用方式。先选取D2单元格，在其中输入公式”=B2十C2”并计算出结果，根据前面的说明，这是相对引用地址。以下我们要在D3单元格输入绝对参照地址的公式=$B$3+$C$2。选取D3单元格，然后在数据编辑列中输入”=B3”。按下 键，B3会切换成$B$3的绝对参照地址：你也可以直接在资料编辑列中输入=$B$3。切换相对引用与绝对参照地址的快速键 键可循序切换单元格地址的参照类型，每按一次 键，参照地址的类型就会改变，其切换结果如右：接着输入“+ C3”，再按下F4键将C3变成$C$3，最后按下 键，公式就建立完成了：D3的公式內容D2及D3的公式分别是由相对地址与绝对地址组成，但两者的计算结果却一样。到底它们差别在哪里呢？选定D2：D3单元格，拉曳填满控点到下一栏，将公式复制到E2：E3储存格：计算结果不同了相对地址公式D2的公式=B2+C2，使用了相对位址，表示要计算D2往左找两个储存格(B2、C2)的总和，因此当公式复制到E2单元格后，便改成从E2往左找两个储存格相加，结果就变成C2和D2相加的结果：绝对地址公式D3的公式=$B$3十$C$3，使用了绝对位址，因此不管公式复制到哪里，Excel都是找出B3和C3的值来相加，所以D3和E3的结果都是一样的：3-2-3 3-2-3 混合参照混合参照如果在公式中同时使用相对引用与绝对参照，这种情形称为混合参照，例如：这种公式在复制后，绝对参照的部份(如$Bl的$B)不会变动，而相对引用的部份则会随情况做调整。绝对参照相对参照绝对参照相对参照我们继续沿用范例文件Ch03-02做练习，请依照下列步骤将E3单元格中的公式改成混合参照公式= $B3+C3：双按E3单元格，将插入点移至”=”之后，接着按两次F4键，让$B$3变成$B3。将插入点移至“+”之后，按3次F4键将$C$3变成C3，最后按下enter键，公式便输入完成。接着选定F3，分别拉曳填满控点至F3及E4：E4单元格F3单元格B4单元格为0，C4单元格也为0B3维持1215，D3为21803-3 3-3 函数的使用方法函数的使用方法3-3-1 3-3-1 函数的格式函数的格式函数是Excel根据各种需要，预先设计好的运算公式，可让你节省自行设计公式的时间，底下我们就来看看如何运用Excel的函数。每个函数都包含三个部份：函数名称、自变量和小括号。我们以加总函数SUM来说明：SUM即是函数名称，从函数名称可大略得知函数的功能、用途。小括号用来括住自变量，有些函数虽没有自变量，但小括号还是不可以省略。引敷是函数计算时所必须使用的数据，例如SUM(1，3，5)即表示要计算1-3-5三个数字的总和，其中的1.3.5就是自变量。自变量的数据类型函数的自变量不仅只有数字类型而已，也可以是文字或以下3项类别：位址：如SUM (B1，C3)即是要计算B1单元格的值十C3单元格的值。范围：如SUM (A1：A4)即是要加总Al：A4范围的值。函数：如SQRT (SUM(B1：B4即是先求出B1：B4的总和后，再开平方根的结果。3-3-2 3-3-2 使用函数方块输入函数使用函数方块输入函数p函数也是公式的一种，所以输入函数时，也必须以等号函数也是公式的一种，所以输入函数时，也必须以等号“=”=”起首起首，假设我们要在假设我们要在B8B8单元格运用单元格运用SUMSUM函数来计算班费的总支出。函数来计算班费的总支出。首先选取存放计算结果的 B8 储存格，并在数据编辑列中数入等号”=”接着按下函数方块右侧的下拉钮，在列示窗中选取SUM，此时会开启函数引数交谈窗来协助我们输入函数：选取SUM函数若按下此处，可取得函数的进阶说明TIP：函数方块列示窗只会显示最近用过的10个函数，若在函数方块列示窗中找不到想要的函数，可选取其他函数项目开启插入函数交谈窗来寻找欲使用的函数（稍后说明）。这里会描述此函数的功能再来就是要设定函数的自变量。先按下第一个自变量栏Number 1右侧的折迭钮 ，将函数自变量交谈窗收起来，再从工作表中选取B4：B6当作自变量：按下自变量栏右侧的展开钮 ，再度将函数自变量交谈窗展开：选取B4：B6当作自变量TIP：除了从工作表中选取单元格来设定自变量，你也可以直接在自变量栏中输入自变量，省下折迭、展开函数引，数交谈窗的痲烦。选取的范围会被虚线框围住函数自变量交谈窗目前被折迭起来这里会显示计算的结果按下确定钮，函数的计算结果就会显示在B8单元格内：刚才输入的函数及公式计算结果3-3-3 3-3-3 用自动显示的函数列表输入函数用自动显示的函数列表输入函数p 若已经知道要使用哪一个函数，或是函数的名称很长，我们还有更方便的输入方若已经知道要使用哪一个函数，或是函数的名称很长，我们还有更方便的输入方法。请直接在单元格内输入法。请直接在单元格内输入”=”=”再输入函数的第再输入函数的第1 1个字母，例如个字母，例如”S”S”，单元格，单元格下方就会列出下方就会列出S S开头的函数，如果还没出现要用的函数，再继续输入第开头的函数，如果还没出现要用的函数，再继续输入第2 2个字母，例个字母，例如如”U”U”，出现要用的函数后，用鼠标双按函数就会自动输入单元格了：，出现要用的函数后，用鼠标双按函数就会自动输入单元格了： 移动箭头键到函数上，会显示函数的说明双按函数可自动输入单元格TIP:若一直没有出现函数列表，请切换到文件页次再按下选项钮，然后切换到公式页次，确认已勾选公式自动完成选项。3-3-3 3-3-3 利用利用“自动求和自动求和”钮快速输入函数钮快速输入函数 在开始页次编辑区有一个自动加按钮 ，可让我们快速输入函数。例如当我们选取B8单元格，并按下 钮时，便会自动插入SUM函数，且连自变量都自动帮我们设定好了：只要按下enter键，就可以算出班费的总支出了会自勤选取好函数引数，你也可以自行重新选取其他范围这里会有函数的输入格式提示 除了加总功能之外，还提供数种常用的函数供我们选择使用，只要按下 钮旁边的下拉钮 ，即可选择要进行的计算：可用来做这些运算若选此项，会开启插入函敷交谈窗3-3-4 3-3-4 开启开启“插入函数插入函数”交谈窗输入需要的函数交谈窗输入需要的函数插入函数交谈窗是Excel函数的大本营，当你在函数方块列示窗中找不到需要的函数时，就可从这里来输入函数。现在我们要练习透过插入函数交谈窗来输入函数，列出面包店各家门市的营业额排名。请选取C4单元格，然后按下数据编辑列上的插入函数钮，你会发现数据编辑列自动输入等号”=”，并且开殷插入函数交谈窗：可从这里选择函数的类别，如财务、统计、文字、日期及时间等列出Excel所提供的函数按下此处可显示目前所选取函数的使用说明函数的功能叙述接着从插入函数交谈窗中选取RANK.EQ函数，进行门市营业额的排名：1、选择统计类别若不知道Excel是否提供你所要的函数，也可在此栏输入中、英文关键词，再按下右侧的开始钮进行搜寻2、选取此类别下的 RANK.EO函数3按下确定钮，开启 函数引数交谈窗开启函数自变量交谈窗后，如下图输入各自变量的内容：在此输入B42输入要进行排名的单元格范围（在此我们要排名的范围 是固定在B4：813之间，所以使用绝对参照地址）按下确定钮即可得到计算结果。计算出，惠城精城门市的营业额是所有门市的第3名请选取C4单元格，并拉曳其填满控点到C13储存格。计算出所有门市的营业额排名若想变更自变量设定，请选取函数所在的单元格，然后按下插入函数钮 展开函数自变量交谈窗来重新设定RANK.EQ与RANK.AVG函数的差异用来算排名的函数有RANK.EO和RANK.AVG两个，而在Excel 2007（或之前）版本则只有RANK函数。这3个函数都可用来排序，RANK.AVG和RANK.EQ的差异是在遇到相同数值时的处理方法不同，RANK.AVG会传回等级的平均值，RANKEQ则会传回最高等级；RANK则是Excel2007之前版本的函数，在Excel2010仍可使用，其作用与RANK.EQ相同。传回3、4的平均等级3.5传回最高等级，所以会有2个3，没有4结果与RANK.EQ相同3-4 3-4 函数综合练习函数综合练习- -奖金发放作业奖金发放作业n学会插入函数之后，我们来做个综合练习，让你对函数有更进一步的了解。假设我们要依年资来计算中秋节发放的奖金，年资未满1年的员工没有奖金，满1年以上未满3年则发放5，000元奖金，满3年以上则发给8，000元奖金。如下图所示：首先要进行年资的计算，请先选取D2储存格，在此要使用DATEDIF这倜函数来计算两个日期之间的年数、月数或天数，其格式如下：DATEIF(开始日期，结束日期，差距参数单位）到职日奖金基数基准日（我们以这个日期为基准，所以使用绝对参照位址）求算两日期差距的整年数要使用“Y”参数在D2单元格中输入“=DATEDIF(B2,$C$2,”Y“)”，然后按Entern DATEIF的差距单位参数参数 传回的值Y两日期差距的整年数，亦即满几年M两日期差距的整月敷，亦即满畿倜月”D两日期差距的整日数，亦即满畿天YM 两日期之间的月数差距，忽略日期中的年和日YD 两日期之间的天数差距，忽略日期中的年MD 两日期之间的天数差距，忽略日期中的年和月计算出”蒋文文”的年资后，请选取D2储存格，然后拉曳填满控黠至Dll储存格，即可算出所有员工的年资。年资为0表示未满一年计算出”蒋文文”的年资后，请选取D2储存格，然后拉曳填满控黠至Dll储存格，即可算出所有员工的年资。计算出年资後，就可以依年资来计算奖金，我们要用IF函数来判断应发放的奖金。IF函数可判断条件是否成立，如果所传回的值为TRUE时，就执行条件成立时的作业，反之则执行条件不成立时的作业。IF(判读式，条件成立时的作业，条件不成立时的作业）当年资小于1年的条件成立，没有奖金当年资小于3年的条件成立，奖金为5000；若条件不成立，就是满3年以上，奖金为8000在E2单元格中输入” =IF(D21,0,IF(D2 “有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“文本长度”，选择“数据”为“等于”，长度栏根据需要填写，如身份证为“18”，手机号码就填“11”，这样在单元格填写的号码会以科学记数法的形式出现，要点击“设置单元格式”-选择“数据”中的文本。 通过数据有效性还可以设置下拉菜单选定要设定下拉菜单的列。选择菜单栏里的“数据” - “有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“序列”，在“来源”里输入要限制输入的值，逗号输入时要切换到英文输入模式。u数据有效性还可以应用于时间、日期、整数、小数等的检查控制。u数据有效性的出错信息数据有效性的出错信息包括“停止”，“警告”，“信息”。5 建立图表n图表类型介绍n建立图表物件n调整图表物件的位置及大小n认识图表的组成项目n变更图表类型n变更资料范围5-1 5-1 图表类型介绍图表类型介绍u 工作表中的数据若用图表来表达，可让数据更具体、更易于了解。Excel内建了多达70余种的图表样式，你只要选择适合的样式，马上就能制作出一张具专业水平的图表。u 请切换到插入页次，在图表区中即可看到内建的图表类型。按下各个图表类型钮，可开启Excel内建的图表类型进一步选择副图表类型，你可以参考5-5节的说明来更换u 以下我们就简单为你说明几种常见的图表类型，当你要建立图表前，可以依自己的需求来选择适当的图表。直条图：柱形图是最普遍使用的图表类型，它很适合用来表现一段期间内数量上的变化，或是比较不同项目之间的差异，各种项目放置于水平坐标轴上，而其值则以垂直的长条显示。例如各项产品在第一季每个月的销售量：折线图：显示一段时间内的连续数据，适合用来显示相等间隔（每月、每季、每年）的资料趋势。例如某公司想查看各分公司每一季的销售状况，就可以利用折线图来显示：圆形图：饼图只能有一组数列数据，每个数据项都有唯一的色彩或是图样，饼图适合用来表现各个项目在全体数据中所占的比率。例如底下我们要查看流行时尚杂志中卖得最好的是哪一本，就可以使用饼图来表示：横条图：可以显示每个项目之间的比较情形，Y轴表示类别项目，X轴表示值，条形图主要是强调各项目之间的比较，不强调时间。例如你可以查看各地区的销售额，或是像底下列出各项商品的人气指数。区域图：强调一段时间的变动程度，可由值看出不同时间或类别的趋势。例如可用分区图强调某个时间的利润数据，或是某个地区的销售成长状况。底下以惠州近年来各县市新生儿人口数为例来绘制分区图。散布图：显示2组或是多组资料数值之间的关联。散布图若包含2组坐标轴，会在水平轴显示一组数字数据，在垂直轴显示另一组数据，图表会将这些值合并成单一的数据点，并以不均匀间隔显示这些值。散布图通常用于科学、统计及工程数据，你也可以拿来做产品的比较，例如底下的冰热两种饮料会随着气温变化而影响销售量，气温愈高，冷饮的销量愈好。股票图：股票图顾名思义就是用在说明股价的波动，例如你可以依序输入成交量、开盘价、最高价、最低价、收盘价的数据，来当做投资的趋势分析图。环圈图：与饼图类似，不过环圈图可以包含多个资料数列，而饼图只能包含一组数列。例如右图的例子，可以看出电器产品近三年的销售状况。泡泡图：泡泡图和散布图类似，不过泡泡图是比较3组数值，其数据在工作表中是以栏进行排列，水平轴的数值(X轴)在第一栏中，而对应的垂直轴数值(Y轴)及泡泡大小值则列在相邻的栏中。例如底下的例子，X轴代表产品的销售量，Y轴代表产品的销售额，而泡泡的大小则是广告费。雷达图：可以用来做多个资料数列的比较。例如右图的例子，我们可以雷达图来了解每位学生最擅长及最不擅长的科目。5-2 5-2 建立图表对象建立图表对象u认识Excel的图表类型后，现在我们就以实际的例子来学学如何在工作表中建立图表对象，将令人眼花的数据数据转变成美观、易于辨别高低趋势变化的图表，看起来也更为专业、有说服力！5-2-1 5-2-1 建立销售图建立销售图 下面以房产销售量为例子说明建立销售图。 如下图，选取A3：E7范围，切换到插入页次，在图表区中如下操作：按下柱形图按钮选择三维柱形图下的三维簇状柱形图随即在工作表中建立好图表物件若是修改了图表的来源资料，图表会自动重新修正内容，不需重新绘制图表TIP：你也可以在选取源数据后，直接按下ALT十F1键，快速在工作表中建立图表，不过所建立的图表类型则是预设的柱形图，如果你有自行修改过默认的图表类型，那么将以你设定的为主。5-2-2 5-2-2 认识认识 图表工具图表工具 页次页次p 在建立图表物件后，图表会呈选取状态，功能区还会自动出现一个图表工具页次，你可以在此页次中进行图表的各项美化、编辑工作。图表工具页次图表的周围出现框线，表示图表目前为选取状态5-2-3 5-2-3 将图表建立在新工作表中将图表建立在新工作表中 刚才建立的图表对象和数据源放在同一个工作表中，最大的好处是可以对照数据源中的数据，但若是图表太大，反而容易遮住数据源，此时你可以将图表单独放在一份新的工作表中：请在选取图表对象后（在图表上单击即可选取），切换到图表工具页次下的设计页次，并按下移动图表钮。选择此钮接着会开启移动图表交谈窗，让你选择图表要建立在新工作表或是移动到其他工作表中。选择新工作表若拉下此列示窗，可选择将图表搬移到其他工作表中 设定完成后，即可在Chart1工作表中看到图表物件。p TIP：要将图表建立在独立的工作表中，除了刚才所述的方法外，还有一个更简单的方法，那就是在选取数据来源后，直接按下F11键，即可自动将图表建立在Chartl工作表中。5-35-3调整图表对象的位置及大小调整图表对象的位置及大小5-3-1 5-3-1 移动移动图表的位置图表的位置u建立在工作表中的图表对象，也许位置和大小都不是很理想，没关系，只要稍加调整即可。直接拉曳图表对象的外框，即可移动图表黑色框线代表图表物件移动后的新位置5-3-2 5-3-2 调整调整图表的图表的大小大小l 如果图表的内容没办法完整显示，或是觉得图表太小看不清楚，你可以拉曳图表对象周围的控点来调整：拉曳图表外框的控点可调整图表的宽度或高度拉曳对角控点可同步调整宽、高5-3-3 5-3-3 调整字型调整字型的的大小大小l如果调整过图表的大小后，图表中的文字变得太小或太大，那么你可以先选取要调整的文字，并切换到开始页次，在字型区拉下字号列示窗来调整：在文字上按一下即可选定文字拉下字号列示窗，调整文字大小文字变大了 TIP：在字型区中除了可调整图表中的文字大小，你还可以利用此区的工具钮来修改文字的格式，例如加粗、斜体、更改字型颜色等。l调整文字大小，图表也会自动缩放大小，如果调整文字后，图表反而变的不清楚，你可以利用刚才所教的方法，拉曳图表对象的边框，来调整图表对象的大小。5-4 5-4 认识图表的组成项目认识图表的组成项目p从上面所建立的图表中，我们可以发现图表是由许多项目所组成，这一节我们就来认识这些图表的组成项目。不同的图表类型其组成项目多少会有些差异，但大部份是相同的，底下我们以图表来说明图表的组成项目。图表标题绘图区格线图例图表区坐标轴p 图表区：指整个图表及所涵盖的所有项目。p绘图区：指图表显示的区域，包含图形本身、类别名称、坐标轴等区域。绘图区p图例：辨识图表中各组数据系列的说明。图例内还包括图例项标示、图例项目。图例项目是指与图例符号对应的资料数列名称图例项标示代表数据系列的图样p座标轴与网格线：平面图表通常有两个坐标轴：X轴和Y轴；立体图表上则有2个坐标轴：X-Y和Z轴。但并不是每种图表都有坐标轴，例如饼图就没有坐标轴。而由坐标轴的刻度记号向上或向右延伸到整个绘图区的直线便是所谓的网格线。显示网格线比较容易察看图表上数据点的实际数值。格线X轴通常为水平轴，包含类别Y轴通常是垂直轴，包含数值资料刻度符号p 图表墙和图表底板：图表墙和图表底板则是立体图表所特有的。图表底板（为了方便辨谶，我们替图表底板填上色彩）图表墙（为了方便辨识，我们替图表墙填上色彩）5-5 5-5 变更图表类型变更图表类型本章一开始我们就提过，不同的图表类型，所表达的意义也不同。若是你觉得当初建立图表时所选择的图表类型不适合，该怎么办呢？这一节我们先带你了解一下选择数据源范围与图表类型的关系，再告诉你如何替建立好的图表更换图表类型。每一种图表类型都有自己的特色，而且绘制的方法也不尽相同，千万别以为只要任意选取了一个数据范围，就可以画出各种图表。例如，圆形图只能表达一组数据系列，所以数据范围应该只包含一组数列。5-5-15-5-1选取数据源范围与图表类型的关系选取数据源范围与图表类型的关系若要画散布图，由于此种图表类型的X-Y轴都要是数值坐标轴（没有类别坐标轴），所以选取的范围至少包含两组有互相影响关系的数值坐标轴。画雷达图时，每个类别都会有自己的数值坐标轴，所以数据范围最好要包含多组类别，而且至少要超过3个。因此在选取数据范围时，你应该先考虑到这个数据范围要以什么样的图表类型来表达；或是先决定好要绘制哪一种类型的图表，再来考虑数据的选取范围。5-5-2 5-5-2 更换成其他图表类型更换成其他图表类型当图表建立好以后，若觉得原先设定的图表类型不恰当，可在选取图表后，切换到图表工具设计页次，按下类型区的变更图表类型钮来更换。选取图表切换到圈表工具设计页次，按下变更图表类型钮由此区选择要更换的图表类型由此区选择图表的样式按下确定钮5-6 5-6 变更变更资料范围资料范围在建立好图表之后，才发现当初选取的数据范围错了，想改变图表的数据源范围，你可以如下操作，不必重新建立图表。u 房产销售量为范例而言，我们只需要一到三月的销售量，而不需将第一季的总销售量也绘制成图表，所以要重新选取数据范围。多选了第一季总销量的数据 请选取图表对象后，切换到图表工具设计页次，然后按下数据区的选取数据钮，开启选取数据数据来源对话框来操作：选取第一季总量按下删除钮按下此钮，可将交谈窗缩小，到工作表中重新选取资料按下确定钮后，图表即会自动依选取范围重新绘图。只绘制一到三月的销售量改变图表栏列方向 ：数据系列取得的方向有循栏及循列两种，接下来我们要告诉你如何改变数据系列的取得方向。 接续刚才的范例，图表的数据系列是来自列，如果我们想将数据系列改成从行取得，请选取图表对象，然后切换到图表工具设计页次，按下切换列栏钮即可。数据系列来自列数据系列来自行按下此钮6 图形化数据分析n利用“格式化条件”分析数据数据n帮助快速了解数据的走势图6-1 6-1 利用利用“格格式化条件式化条件”分分析数据析数据u 当工作表中的数据量一多，实在很难一眼辨识出数据高低或找出所需的项目，若我们想强调工作表中的某些资料，如：会计成绩达到90分以上者、销售额未达标准者，便可利用设定格式化的条件功能，自动将数据套上特别的格式以利辨识。在设定格式化的条件功能中，具有许多种数据设定规则与视觉效果，请在开始页次中按下定格式化的条件钮：设定格式化的条件功能的各种资料规则每种规则中尚可选择更细的设定条件设定格式化的条件应用之一：分析全班考试成绩，标示为黄色的是90分以上，标示为红色的则是不及格的成绩，一眼就可以分辨出来u以下我们将一一利用不同的范例，来练习套用设定格式化的条件功能的各种规则。 实例1 ：分析考试成绩用“大于”规则标示90分以上的考试成绩假设我们要找出90分以上的成绩，看看考到高分的学生大约有多少，便可利用大于规则帮我们标示出90分以上的成绩。请选取B3：G15，然后切换到开始页次，在样式区按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则大于命令：执行此命令输入89按下确定钮选择符合规则的储存格要标示的格式设定时工作表会实时预览标示的结果，将90分以上的成绩都标示出来当您在数据表中加入格式化条件后，若在选取的数据范围内，又修改了数值，标示的结果也会立即变更。原本的成续88未符合标示条件修改成绩为90之后按下Enter键，一符合条件便立即显示标示接着，可以利用相同的方法，执行突出提示单元格规则小于命令，练习将分数小于60分的标示为红色；执行突出提示单元格规则介于命令，将介于75-89分的标示为绿色，就可在工作表中一眼看出各成绩的区间了：标示为黄色的是90分以上、红色是不及格，绿色则是介于75-89分之间TIP:按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则等于命令，则可标示特定的数值。当数据范围内设定了不同的条件规则后，就能以个别设定的标记样式来让我们分辨特定的数据资料了。u 自定义条件规则的标示格式当我们按下设定格式化的条件钮，选择要执行的命令后，您可以从默认的格式项目中挑选要显示的格式。除了使用默认的项目外，您也可以选择自定义格式项目，即可开欧单元格格式交谈窗来自定义要使用的标示格式：预设的标示项目自定义标示格式 删除格式化条件在工作表中加入格式化条件后，可视实际状况取消不需要的格式化条件。首先选取含有格式化条件的单元格范围（如上例中的B3：G15），按下设定格式化的条件钮，执行管理规则命令，在开启的交谈窗中会列出该范围已设定的所有条件规则，可让我们进行删除：选取要删除的条件按下此钮删除完成后选择确定若想一次删除所有的条件，可在选取范围后，按下设定格式化的条件钮，执行清除规则命令：此项可删除选取范围内，所有已设定的条件若选择此项则会删除目前工作表中所有已设定的条件规则，不需事先选取范围实例2：分析书籍排行榜资料 以下再来练习不同的设定格式化的条件项目：用包含下列的文字规则标示相同出版社的项目包含下列的文字规则可帮我们找出某单元格范围中，符合特定字符串或数值的数据。假设我们想查询书籍排行榜中，某作者的书大约有多少本位于榜上。我们先选取要查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则包含下列的文字命令：输入作者名称，在此输入“三采”设定要标示的格式按确定钮从标示的结果可以发现作者三采有不少书籍名列榜中用发生日期查询出版时间发生的日期规则，会帮我们标示出符合某时间条件的单元格数据，例如我们想找出本月出版的书籍，便可选取书籍排行榜工作表范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则发生的日期命令来做查询：选择要查询的时间范围，此处选择这个月设定标示的格式按确定标示出版日期在本月份的项目利用重复的值标示出畅销作者重复的值规则可标示出数据范围内，单元格数据有重复的项目。倘若我们想知道有哪些作者是排行榜的常客，就可以利用此规则来查询，选取查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则重复的值命令：若在此选择唯一，则可标示只出现过一次的名字选择重复设定标示的格式按确定标示出重复出现在榜上的畅销作家实例3：查询业务员业绩以上示范的是格式化条件中，属于突出提示储存格规则分类的项目，我们接着再来进行项目选取规则分类的示范。以销售业绩数据为例，我们要从一堆数据中找出业绩优秀与不佳的资料：用“值最大的10项标示名列前茅的业务成绩项目选取规则可标示出数据范围内，排行在最前面或最后面几项的数据。倘若我们想了解每一季的业绩中，业绩位于前3名或是业绩位于倒数3名的业务员，就可以利用此规则来查询。请选取要查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行项目选取规则值最大的10项命令，先查询第1季的前3名：在此输入3，表示要查询前3名的数字选择要标示的格式列出第1季的前3名了按确定可以用同样的方法查出4季的前3名用“值最小的10项标示名列前茅的业务成绩接续上列，请选取要查询的范围，按下设定格式化的条件钮，执行项目选取规则值最小的10项命令，来查询倒数3名的业务成绩：在此输入3，表示要查询前3名的数字选择要标示的格式列出第1季的倒数3名按确定用前100%“及最后10%规则标示前30%或最后30%的业绩也可以不以名次查询业绩，而是以业绩高低百分比率标示出业绩好与业绩坏的项目。我们使用相同的范例来操作，选取B3：B16范围，清除此范围先前设定的规则后，按下设定格式化的条件钮，执行“项目选取规则值最大的10%，分别查出每一季位居前30%的业绩：选择要标示的格式在此输入30，表示要查询列于前30%的项目要再列出业绩落在最后30%的项目，则按下设定格式化的条件钮。执行项目选取规则值最小的10%命令进行设定：将前面30%标示为红色，倒数30%标示为绿色用高于平均及低于平均规则找出高于或低于平均的业绩选取查询的范围，清除格式化条件后，再按下设定格式化的条件钮，执行项目选取规则高于平均值命令选择要标示的格式再执行项目选取规则低于平均值命令，使用不同的格式来标示低于平均值的项目，就可以清楚分辨出每一季大家的业绩好坏了：分别列出每一季业绩高于平均（标示为浅红色填满与深红色文字）与低于平均（标示为黄色填满与深黄色文字），马上就一目了然实例4：用“数据横条”规则标示业绩数据高低资料横条会使用不同长度的色条，来显示数据数据，数字愈大色条愈长，反之，数字愈小则色条愈短。继续以销售业绩工作表作为示例。请选取要查询的范围，按下设定格式化的条件钮，执行数据条命令：从默认的项目中，选择要使用的颜色实例5：用色阶规则标示DVD租借次数 色阶规则会使用不同深浅或不同色系的色彩，来显示数据数据，例如数字较大的用深色表示，数字较小的用浅色表示。下面以DVD租借统计工作表作为示例，假设我们想知道哪些片子借出的次数最多，选取数据范围，按下设定格式化的条件钮，执行色阶命令：点选要使用的色阶项目实例6：用图标集规则标示学生成绩图标集规则有17种图标类型，可在各数据数据旁边附注旗帜、灯号或箭头等图示。假设以三旗帜图示 为例：绿色旗帜表示较高值，黄色旗帜表示中间值，红色旗帜表示较低值。 下面以学生成绩工作表进行示例：选取数据范围，按下设定格式化的条件钮，执行图标集命令点选要使用的图示类型，此例选择五箭号（彩色）项目6-2 6-2 帮助帮助快速了解数据的趋势图快速了解数据的趋势图u 迷你图是Excel 2010的新功能，可藉由放置在单元格中的微小图表，以可视化的方式辅助了解数据的变化状态，例如业绩的起伏、价格的涨跌等。使用迷你图的最大好处是可以放置于其数据附近，就近清楚了解数据的走势与变化。 切换到插入页次，在图表区旁，我们可以看到Exccl新增的迷你图钮，按下此按钮，可以选择要绘制的迷你图类型：可以建立折线图、柱形图以及盈亏三种迷你图例如我们将每月的收支记录绘制成如下的折线图：从走势图可看出饮食费近来有逐渐攀升的趋势用折线图了解每一个业务的业绩状况下面继续以销售业绩工作表，选取数据范围，我们想要使用折线图来了解一下赵一铭在本年度的业绩走势变化：切换到插入页次选择折线图按下此钮，设定折线圈要放在哪个单元格这里显示的是我们之前选取的单元格范围这里即会显示出F3单元格的绝对位置按下此钮完整显示建立走势图对话框在工作表中点选F3单元格按下确定F3单元格中便出现了此业务员一年来的销售业绩变化. 调整走势图的格式现在的折线图不太方便辨识，所以需要再加入一些标记，点选折线图所在的储存格，便会自动切换到迷你图工具的设计页次，在功能区中看到折线图相关的格式设定：CDEFGABA: 选取此项可以显示所有数据标记 B：选取此项可以显示负值； C：选取此项可以显示最高值或最低值 D：选取首点或尾点项目，可以显示第一个值或最后一个值 E: 这里提供了许多折线的样式图供选取F：设定折线图的色彩G：设定标记的色彩折线图中便加入代表各季的标记了 另外，由于走势图是内嵌于单元格中的小图表，所以我们还可以在单元格中输入文字，然后使用走势图做为背景。可直接在储存格中加入文字如果想要快速建立出其他业务员的业绩迷你图，可以直接拉曳迷你图单元格的填满控点到相邻的单元格，快速为后来加入的数据列建立迷你图。拉曳填满控点到F16快速建立出其他业务员的折线走势图了7 建立数据透视表l建立数据透视表l插入切片器l清除切片器7-1 7-1 建立数据透视表建立数据透视表 下面以篮球员的得分示例建立数据透视表姓名得分篮板助攻抢断盖帽乔丹35.56.56.52.11伯德28.78.73.21.51.5巴克利25.313.53.41.52.5约翰逊22.38.812.52.51马龙28.112.32.11.72.6斯托克顿17.73.413.420.5 选择“插入”里的数据透视表，点击“数据透视表”，得到如下所示： 选取要显示的字段 得到如下图所示的数据透视表7-2 7-2 插入切片器插入切片器 选择数据透视表工具下的选项，点击插入切片器 在弹出的“插入切片器”对话框中勾选“姓名”、“得分”和“助攻”三个选项。单击“确定”按钮。 Excel将创建3个切片器，如图所示。通过切片器可以很直观的筛选要查询的数据。7-3 7-3 关闭切片器关闭切片器 单击清楚筛选器按钮或使用Alt+C键即可关闭切片器。 如果要删除切片器，选择某个切片器，按Delete键即可。8 打印工作表与图表l预览打印结果l打印选项设定l工作表的版面设定l单独打印列表物件8-1 预览打印结果p 在打印作业表或固表之前，最好可以先在荧幕上检查打印的结果，若发现有跨页资料不完整、圆表被截断等不理想的地方，都可以立即修正，以节省纸张及打印时间。 p 开启“文件-打印”，可以在右边窗口预览打印的结果。由此设定打印选项此份工作比会打印的总页数及目前页次打印预览结果8-1-1 切换文件的检视结果p 预览时只有两种比例可切换，分别是整页预览与放大预览。n 整页预览：一进入文件打印页次就会切换至整页预览模式，将一页的资料完整地呈现在荧幕上。此时资料会被缩小，所以只能看到大略的排列情形。n 放大预览：按一下右下角的 钮，可放大资料的检视比例至100%：再按一次按钮，则又回到整页预览比例。按下此钮可切换两种模式p 碓定要打印的资料正碓无误后，可直接按下打印钮进行打印：若发现要打印的资料超出版面，需要再做修改，请再单击文件页次标签，或切换至其他页次继续编辑。8-1-2 编辑时由“整页模式”预览打印效果p 如果在褊辑工作表时，想预先知道工作表将会如何列印，可按下主视窗右下角的整页模式钮口。在此模式中，工作表会分割成多页文件，方便我们检视哪些内容将会印在同一张纸按此钮8-2 打印选项设定l 当打印的内容很罩纯，只要预览结果后按下打印钮，就可以将工作表打印成画面文件了。若是要进一步选取打印范圉、指定打印真数，或是多印畿份的话，则可在文件打印页次中设定后再打印。8-2-1 选择要使用的打印机 若安装一部以上的打印机，请先检查设定的打印机名称，是否就是你要使用的打印机，或是按下列示窗重新选择。8-2-2 设定打印的范围 假如工作表的资料量量大，你可以选择打印全部、只印其中需要的畿页，或是只打印选取范圉，以免浪费祗张。8-2-3 设定列印方向 有时候工作表的资料列数较多、行数较少，就适合横向列印：相反的，若是资料列的内容比较多，行数较少，则可改用直式打印。8-2-4 设定页面边界 为求报表的美观，我们通常舍在纸张四周留一些空白，这些空白的区域就陈为边界，调整边界即是控制四周空白的大小，也就是控制资料在纸上打印的范圉。工作表预设会套用标准边界，如果想让边界再宽一黠，或是设定较窄的边界，可直接套用边界的预设值。 万一觉得预设的选项太少，还可以按下文件打印页次右下角的显示边界钮，直接在页面上显示边界，再拉曳控点就能调整边界位置了。8-2-5 缩小比例以符合纸张尺寸 有时候资料会单独多出一列，硬是跑到下一页：或是资料笔只差2-3笔，就能挤在同一页了。这种情况就可以试试缩小比例的方式，将资料缩小排列以符合纸张尺寸，不但资料完整、阅读起来也方便。8-2-4 设定打印分数 列印出来的工作表可能要分送给多人查阅，或多个部门参考，此时可在最上方的打印区设定复本的数量。 当你要列印多份，可由下方选择是否要自勤分页。假设要列印5份，若设定为未自勤分页，表示会先印出5张第1页，再印5张第2页：设定为自动分页时，一次会印出完整的第1份（共5页），再列印第2份，省去我们手动分页的麻烦。8-3 8-3 工作表的版面设定工作表的版面设定l报表除了要有资料内容外，还可以在报表的页首及页尾加上标题、日期、报表名称或页码等，让所有人在阅读报表时，可以清楚地知道报表的时效性与来源出处等各项讯息。 请切换到插入页次，然後按下文字区的页首及页尾钮，此时会切换到整页模式，并自动出现页首及页尾工具页次，你可以使用此页次提供的各项功能设定页首及页尾资讯。 页首及页尾分成左、中、右3倜区域，其作用就像靠左、置中、靠右对齐一样，只要将鼠标指标移到要输入文字的方格中，即会出现插入点，让你进行编辑。 要编辑页首及页尾的内容，你可以直接在页首区中输入文字，或是单击页首及页尾项目区中的各项按钮套用现成的范本。例如我们想在页首的地方加入”文件名称”及”目前的日期”就可如下操作： 目前插入点停留在页首的中间方格，若尚未显示插入点，请先在中间的方格单击，再按下页首及页尾项目区的文件名称钮。此时页首区会出现”【文件“当你按下页首区以外的地方，即会出现正确的文件名。 再按下页首区的右边方格，我们要在这里继续加入日期资讯。 按下页首及页尾项目区中的目前日期钮，即可将日期加到页首中，再按下页首区以外的地方，就会显示目前的日期了。 至於设定页尾也是一样的方法，你可以按下预览区中的移至页尾钮，移到页尾区中进行编辑。8-4 8-4 单独打印图表物件单独打印图表物件l有时候只需要打印图表，不需要密密麻麻的工作表数字；或是已经将数字标示在图表上了，也不需要显示工作表的数字，此时我们可以单独将图表打印出来。 要单独打印图表，先选取要打印的图表。 再切换至“文件”-“打印”，就会看到打印范围会自动显示为打印选取的图表。 也可以为图表加上文件的相关信息。按下“版面设定”选项，假设要在页首加入文件名称；页尾加入制作者、页码及日期，则可以设定。设定好之后，按下确定回到文件/打印，再按下打印即可打印图表。9 文件管理l加密与备份工作簿l对单元格进行保护l保护工作簿l保护共享工作簿l隐藏公式l隐藏工作簿9-1 9-1 加密与备份加密与备份选取“文件”-“另存为”,点击工具里的常规选项，可设置文件的打开权限密码和修改权限密码，以及设置只读和生成备份文件。或者通过选取“文件-信息-保护工作簿”里面的“用密码进行加密”也可以对文件进行加密动作。设置打开密码设置修改密码生成备份文件复选框设置只读9-29-2对单元格进行保护对单元格进行保护设置锁定属性，以保护存入单元格的内容不被改写。选定需要锁定的单元格，选择“审阅”-“保护工作表”；在“单元格格式”对话框中选择“保护”标签并选中“锁定”；还可以设置取消保护密码，即完成对单元格的锁定设置。9-3 保护工作簿打开“审阅”-“保护工作簿”或者“文件-信息-保护工作簿”。可保护工作簿结构，以免被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表。选定“窗口”选项”则可以保护工作簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。9-4 保护共享工作簿打开“审阅”-“保护工作簿”，对要共享的工作簿，如果要对工作簿中的修订进行跟踪，可设置保护共享工作簿。9-5 隐藏公式 如果不想在共享工作簿之后，让其他用户看到并编辑已有公式，可在共享之前，将包含公式的单元格设置为隐藏，并保护工作表。步骤如下：选定要隐藏的公式所在的单元格区域，右击选择“设置单元格格式”，单击“保护”选项，选择“隐藏”复选框，单击“确定”按钮即可隐藏公式。9-6 隐藏工作簿 选择“视图”-“隐藏”，可以把当前处于活动状态的工作簿隐藏起来，如果要取消隐藏，可选择“窗口”-“取消隐藏”命令，然后在“取消隐藏”窗口中选择相应工作簿即可。