1会展设计与布置师范学院旅游文化系 杜鹏Email：dpng1982gmail.com9/24/20241 12第二章 会展设计项目的实施程序第一节 筹展的组织机构和职能第二节 展览设计项目的实施流程第三节 展示设计流程23第一节 筹展的组织机构和职能一.展览的行政组织机构1.主办单位：起行政职能作用，不参与展览实务大多为政府部门或政府背景的行业组织u负责展览内容、形式的审核，u决策展览的基本原则u避免重大事故，保证展览顺利成功举办u扩大展会声势和影响34一.展览的行政组织机构2.协办单位：u为展览的筹办和展览的前期和中期投入一定的人力、财力和物力u可视为展览筹办的投资人和筹划人u展览后能得到一定的利益3.承办单位：展览实务工作的实施者u直接负责展览的实际策划、组织、管理、运作，并承担主要财务责任的组织单位u大部分承办单位还需负责展览的招商、宣传和推广u是展览组织机构中的核心单位，对展览举办有巨大影响45举例1：中国进出口商品交易会（广交会）主办单位：u中华人民共和国商务部u广东省人民政府承办单位：中国对外贸易中心u 中国对外贸易中心是商务部直属事业单位，自1957年随中国进出口商品交易会（又称广交会）创办而成立以来，一直负责承办广交会；在非广交会期间，主办和承办各种展览会、博览会、洽谈会。中国对外贸易中心同时拥有、经营亚洲最大、世界前列的现代化展馆位于广州市海珠区琶洲岛的广交会展馆。u中国对外贸易中心下设企业集团中国对外贸易中心（集团），主要经营各种形式的展览（包括来华展览、出国/境展览和国内展览）、广告、进出口贸易、旅游、酒店、餐饮、物业等业务，为广大客户提供全方位的服务。 5举例2：u中国国际高新技术成果交易会（简称高交会） u主办单位：u中华人民共和国商务部、科学技术部、工业和信息化部、国家发展和改革委员会、教育部、人力资源和社会保障部、农业部 、国家知识产权局、中国科学院、中国工程院、深圳市人民政府u承办单位：深圳市中国国际高新技术成果交易中心（深圳会展中心管理有限责任公司）u深圳会展中心管理有限责任公司前身深圳会展中心，于2004年12月由原深圳会议展览中心、深圳市中国国际高新技术成果交易中心及深圳中国国际高新技术成果交易会展览中心整合组建而成，2006年在深圳事业单位改革中划转为企业，归深圳市投资控股有限公司管理，2008年1月更名为深圳会展中心管理有限责任公司67二.展览会的组织筹办和实施机构1.组委会：负责制定展览原则和方针主任一名，副主任若干秘书长一名，副主任若干2.办公室：申请办理展会各项手续、批文等，如办理临时法人、临时机构注册、临时公章、发票、账户等负责展览日程安排，进行宣传、邀展、打印发放文件及信函等783.展览事务部财务部：负责管理来往账目和款项的收支总务部：后勤内务保障，物资采买、存储和运输设计部：总体设计、单项设计、展览展示形象设计、宣传设计等规划部：规划调度，人力物力调配文案部：展览文案策划、版面文字说明，各项标志、标识、标题保卫部：防盗、防火，维护秩序，票证管理展品部：征集、登记、注册、分类展品接待部：参展商的吃、住、行、娱乐、游览等工程部：负责展览的实际工程实施根据展览的规模、要求不同，展览会的筹办实施机构的设立会有相应的变化，但履行的职责和功能不变（普遍与特殊）8二.展览会的组织筹办和实施机构9第二节 展览设计项目的实施流程我们的角色会展设计公司我们的甲方参展商我们将项目的具体施工发包给承包商1010项目的接洽项目设计的步骤项目投标、发包、及施工明细项目签约的基本要求项目制作的基本内容和程序现场设计及施工展览期间及撤展项目总结后续跟踪服务1112一.项目的接洽方式1.获取参展客户信息途径：u上届展览会会刊u展览会专设网站u行业资讯媒体（报纸、杂志固定版面）u正在服务的客户的参展商手册和平面图2.项目接洽注意事项设计方的诚意设计质量和水平设计方与参展客户的沟通12133.了解参展项目的相关资料基本资料：展馆平面图、展位面积、参展商手册、客户公司介绍资料、客户标识信息、参展产品的名称、规格和数量、用电要求、重点参展产品、展位制作预算u设计施工费用约为整个会展投资的2025%左右客户要求：展位结构、材质要求、设计重点、照明要求、展板数量、展位高度1314二.项目设计的步骤1.明确设计图交付日期，制定工作计划确定首稿、初步设计、修改稿、正式图纸交付时间和要求部分较大规模项目需拟定工作时间明细表2.初步设计业务人员将项目接洽过程中获得的信息以明细表的方式转交设计部门可将设计师介绍给客户进行交流，减少信息传递中的偏差14153.按时交付设计初稿，工程报价，设计说明设计初稿u提倡设计师对设计编写设计说明u提交初稿时设计师最好能现场进行讲解工程报价u报价单顺序：顶棚地面，室内室外，u包含材料、颜色、尺寸、形状u标明代为支付费用：电箱申请、场地管理等费用二.项目设计的步骤15164.客户反馈再次修改这是必然经历的一个阶段尊重客户，合理的进行解释、沟通和引导判断客户用意，并尽量实现，并重复第4步，直到双方意见一致5.交付最终定稿表示设计稿得以通过市场部、工程部（主管）和承包方共同参与讲图u较大的项目需单独给美工电工讲解图纸三方确认图纸中各项参数后去承包商在图纸上签字二.项目设计的步骤1617补充：关于项目工程报价套用市场单价核算材料成本外加20%的承包商利润人工和进场的相关费用给市场部人员出示纸面分项报价单（主管审核）市场部人员根据市场常规报价或客户预算进行加价特殊材料及工艺的报价需主管审核二.项目设计的步骤1718三.项目投标、发包及施工明细1.投标要求（1）了解投标需具备相关信息u具备较好的施工队伍、稳定的材料和设备供应方u对招标单位进行的资格审查（营业执照、资质证书）u到招标单位进行实地考察u向招标单位发出投标申请书和投标信息u向招标单位发送招标设计方案、方案说明书及其它材料u与招标方保持紧密而良好的联系，即使获取招投标信息1819（2）了解标书格式、招标文件包含内容u投标书的编制要求及评标、定标原则u投标、开标、评标、定标等的日程安排u施工合同条件和投标保证金额度u投标须知u工程综合说明名称/面积/技术/要求/质量/标准/ 现场条件/ 时间/ 资质要求u设计图纸、技术资料、技术说明书u工程量（工作量）清单u建设资金证明（银行出具）u工程款支付方式及预付款百分比u主要材料与设备的供应方式、加工订货情况以及材料设备的价差的处理方法u特殊工程施工要求和采用的技术规范三.项目投标、发包及施工明细1920（3）了解投标文件包含内容u投标函u交纳投标保证金证明u投标项目价格表u典型项目商务合同复印件u企业法人营业执照、税务登记复印件u规范偏离表（正负偏离）u资质证书复印件银行资信登记国际质量认证体系等u投标单位基本情况表u法定代表人授权书和代理证明u优惠条件三.项目投标、发包及施工明细20212.了解协议书（合同）的内容和格式(见扫描pdf文档)项目基本情况代理项目的标准和内容费用及支付方式不确定事项的约定生效、免责、变更、取消未尽事宜、仲裁三.项目投标、合同、发包及施工明细21223.项目发包根据项目特点选择不同承包商（实地考察或有合作经验的承包商，降低风险）和承包商明确项目结款方式（13月结款制度）执行承包商项目比价制度，控制成本预算市场部主管+总经理批复后可签约要求承包商制定书面的工作时间、人员安排，项目进度表保密协议u不可外传资料、惩罚措施和应对方案承包商以发包公司进场名义时，有责任维护发包公司的形象和利益三.项目投标、合同、发包及施工明细2223项目施工明细实施过程中涉及的内容环境设计类项目按国际惯例分为16项，实际操作中可进行调整1.总体要求2.现场工程3.混凝土工程4.砖石工程5.金属6.木材与塑料7.隔热与防潮8.门窗9.装修10.特殊构件11.设备12.装饰13.特殊结构14.传送系统15.机械16.电气23三.项目投标、合同、发包及施工明细24四.项目签约的基本要求（同承包商）1.确定工程价格预算和造价承报详尽工程报价预算估算双方都能认可的价格2.明确相互配合要求现场搭建时间较短（包括展品布置时间）提前明确双方责任范围，并按工程计划进行3.签订合同达成一致后签订合同25五.项目制作的内容和程序1.根据部门工作单完成各项工作根据设计图安排设备、木工结构制作、地毯、美工制作如有变动首先联系设计师，项目负责人决定是否与甲方沟通2.及时沟通项目进度，安排甲方实地考察3.向展馆或主办方申报办理布展相关手续用水、用电、用气权责范围和相关事项特殊材料，如霓虹灯、高空气球等进行特别审批261.查场准备工作及计划项目开始后应有两次以上到承包商工厂查验进度（较大项目项目主管因到场查看）查场应按照相应质量规范检查，不合格要令其限时整改，将问题在工厂中解决与承包商确认最终进场时间，制定进场计划单进场前强调注意事项，安全防范须知出现事由影响工期需及时通知上级，并采取措施六.现场设计及施工27六.现场设计及施工2.进场工程人员携带全部效果图、施工图、现场总结单附加单到达现场后检查材料物品是否完好，否则立即补救承包商按要求进场（工作服、安全设备）承包商按时间进度表进行施工和人员调配项目人员做好项目协调保证不破坏现场设施不与其他人员发生冲突，否则根据相关条款处罚需按规定进行安全施工，避免出现意外伤害项目人员进现场服务，安排客户物品位置28六.现场设计及施工3.现场展位搭建是实现项目设计方案的关键项目人员（设计人员）与客户保持及时沟通4.处理现场追加和变更项目乙方原因：应及时完善修改甲方原因：在合理范围内尽量满足，补充相应款项5.配合展品进场把握展品进场时间，确保展场和展品安全6.客户验收展场卫生清洁，带客户验收29七.展览期间及撤展1.看场承包商的木工电工看场选择较高专业素养和服务意识的人员准备必备物品和工具电工应负责全天用电安全当日展览结束后向展览负责人询问当日问题和次日要求2.安排现场应急服务和增值服务应急服务展台的维修和临时佩戴展品乙方负责人应保持联系方式畅通增值服务接待工作翻译业务接洽联络30七.展览期间及撤展3.配合客户方展品离场和展位拆除配合客户将展品处理或包装后离场对客户物品分类打包，按其要求处理部分负责运往指定地点留存待用物品，填写保管单后放于承包商仓库（确保安全，不挪作他用）其他可利用物品，打包运至仓库已备下次重复利用现场责任承担施工问题造成展馆不予退还的押金损毁损坏的仪器设备退还电箱申请和通信押金等31八.项目总结1.各项目人员填写项目总结单，分析项目得失2.按公司指定承包商行为质量规范与承包商进行结算3.项目负责填写并提交项目总结和清款单4.项目效果图、施工图及承包商报价保存建档5.协助市场部追缴工程余款32九.后续跟踪服务是赢得信誉和好感的重要方法不需要太量资金投入，主要是基本交往中的人文关怀将方案与实际展览图片资料整理成册，在展览结束后送予对方从展览专业角度为客户整理、提供展览总结报告为客户留心收集相关信息和会展信息，适时含蓄的提供给他们建立良好的沟通，适当的时候创造更多的沟通机会