摘錄自天下雜誌摘錄自天下雜誌摘錄自天下雜誌摘錄自天下雜誌11/0111/01封面故事封面故事封面故事封面故事有沒有發現？有沒有發現？你有一半的時間都浪費在你有一半的時間都浪費在開會開會？！？！盤點你的會議成本盤點你的會議成本算算看，你一週內總共：算算看，你一週內總共： 開了幾個會？開了幾個會？開了幾個會？開了幾個會？ 為會議花掉多少時間？為會議花掉多少時間？為會議花掉多少時間？為會議花掉多少時間？ 因為開會達成幾項共識？因為開會達成幾項共識？因為開會達成幾項共識？因為開會達成幾項共識？ 因為開會完成幾個結論？因為開會完成幾個結論？因為開會完成幾個結論？因為開會完成幾個結論？ 因為開會加了多久的班？因為開會加了多久的班？因為開會加了多久的班？因為開會加了多久的班？ 因為開會失去多少關鍵時刻？因為開會失去多少關鍵時刻？因為開會失去多少關鍵時刻？因為開會失去多少關鍵時刻？ 因為開會因為開會因為開會因為開會DelayDelay多少工作？多少工作？多少工作？多少工作？為什麼要開會？為什麼要開會？開會讓你開會讓你 小組面對面溝通小組面對面溝通小組面對面溝通小組面對面溝通 眾多訊息一次交流眾多訊息一次交流眾多訊息一次交流眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識融合意見凝聚共識融合意見凝聚共識融合意見凝聚共識 分派工作分派工作分派工作分派工作，公平合理，公平合理，公平合理，公平合理但開會也讓你但開會也讓你 工作時間被分割工作時間被分割工作時間被分割工作時間被分割 人多口雜，討論耗時人多口雜，討論耗時人多口雜，討論耗時人多口雜，討論耗時 晚上加班晚上加班晚上加班晚上加班 特殊問題還是個別溝通特殊問題還是個別溝通特殊問題還是個別溝通特殊問題還是個別溝通 沒有產能沒有產能沒有產能沒有產能 別人發言比自己開口多別人發言比自己開口多別人發言比自己開口多別人發言比自己開口多 DelayDelay重要工作或客戶重要工作或客戶重要工作或客戶重要工作或客戶開會有什麼意義？開會有什麼意義？一家公司的開會效率與執行一家公司的開會效率與執行一家公司的開會效率與執行一家公司的開會效率與執行決定了企業的競爭力決定了企業的競爭力決定了企業的競爭力決定了企業的競爭力每個人都在開會，每個人都在開會，但如何才能開好會？但如何才能開好會？為什麼有這麼多會要開？為什麼有這麼多會要開？ 現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要 但但但但會議卻佔據了會議卻佔據了會議卻佔據了會議卻佔據了企業活動企業活動企業活動企業活動大部分的精華時間大部分的精華時間大部分的精華時間大部分的精華時間 台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要Net Meeting調查結果：美國上班族調查結果：美國上班族 每週平均參加十個會議每週平均參加十個會議 約占每週工作時間一到一天半約占每週工作時間一到一天半 經理人每週有一半以上時間在開會經理人每週有一半以上時間在開會 57%的上班族開會前心情緊張的上班族開會前心情緊張 上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的靠開會也可以賺錢靠開會也可以賺錢日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本，圓成本，圓成本，圓成本， 未來三年預計還可未來三年預計還可未來三年預計還可未來三年預計還可省下三百億日圓省下三百億日圓 所以，有效開會，穩賺不賠！所以，有效開會，穩賺不賠！所以，有效開會，穩賺不賠！所以，有效開會，穩賺不賠！精準計算會議成本：精準計算會議成本：精準計算會議成本：精準計算會議成本： 會會會會 議議議議 成成成成 本本本本= =人數人數人數人數 x x 時間時間時間時間 x x 薪資單價薪資單價薪資單價薪資單價 會議報酬率會議報酬率會議報酬率會議報酬率= =會議成本：會議效益會議成本：會議效益會議成本：會議效益會議成本：會議效益現在最現在最Hot 的開會方式的開會方式產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機 主流一：主流一：主流一：主流一：行動會議行動會議行動會議行動會議 只要有需要，到處都可以開會只要有需要，到處都可以開會只要有需要，到處都可以開會只要有需要，到處都可以開會 辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求 主流二：主流二：主流二：主流二：虛擬會議虛擬會議虛擬會議虛擬會議 利用電話進行跨國會議利用電話進行跨國會議利用電話進行跨國會議利用電話進行跨國會議 利用虛擬視訊，打破會議的時空限制利用虛擬視訊，打破會議的時空限制利用虛擬視訊，打破會議的時空限制利用虛擬視訊，打破會議的時空限制New!New!現在最現在最In的動腦會議守則的動腦會議守則因為沒有人像每一個人一樣聰明因為沒有人像每一個人一樣聰明因為沒有人像每一個人一樣聰明因為沒有人像每一個人一樣聰明，所以：，所以：，所以：，所以： 一、不要想過頭一、不要想過頭一、不要想過頭一、不要想過頭 二、腦袋大接力二、腦袋大接力二、腦袋大接力二、腦袋大接力 三、給自己海闊天空的發想三、給自己海闊天空的發想三、給自己海闊天空的發想三、給自己海闊天空的發想 四、保持動腦不斷電四、保持動腦不斷電四、保持動腦不斷電四、保持動腦不斷電貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則別人怎麼開會？別人怎麼開會？IBM怎麼開會？怎麼開會？實例：實例：實例：實例：IBMIBM 網上預約會議室網上預約會議室網上預約會議室網上預約會議室 與會人士先想清楚討論題綱、要開多久與會人士先想清楚討論題綱、要開多久與會人士先想清楚討論題綱、要開多久與會人士先想清楚討論題綱、要開多久 正式會議正式會議正式會議正式會議 會議時間延長，會出現警示音提醒會議時間延長，會出現警示音提醒會議時間延長，會出現警示音提醒會議時間延長，會出現警示音提醒在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，在全球化的競爭下，一家公司會不會開會， 決定了公司的競爭優勢決定了公司的競爭優勢決定了公司的競爭優勢決定了公司的競爭優勢效率效率效率效率效率效率CEO怎麼開會？怎麼開會？ 鴻海精密鴻海精密 郭台銘郭台銘： 會議條列，會後貫徹執行會議條列，會後貫徹執行會議條列，會後貫徹執行會議條列，會後貫徹執行 會議法寶：白報紙會議法寶：白報紙會議法寶：白報紙會議法寶：白報紙+ +海報架海報架海報架海報架 會議要訣：一條一條寫下再明確會議要訣：一條一條寫下再明確會議要訣：一條一條寫下再明確會議要訣：一條一條寫下再明確 不過，更不會有模糊的爭議空間。不過，更不會有模糊的爭議空間。不過，更不會有模糊的爭議空間。不過，更不會有模糊的爭議空間。 So-netSo-netSo-netSo-net 李岳奇李岳奇： 關鍵在最後十分鐘關鍵在最後十分鐘關鍵在最後十分鐘關鍵在最後十分鐘 會議法寶：筆記型電腦會議法寶：筆記型電腦會議法寶：筆記型電腦會議法寶：筆記型電腦 會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。CEO怎麼開會？怎麼開會？ 聯強國際總裁聯強國際總裁 杜書伍杜書伍： 利用利用利用利用視訊視訊視訊視訊隨時參與國內外正在舉行的會議隨時參與國內外正在舉行的會議隨時參與國內外正在舉行的會議隨時參與國內外正在舉行的會議 中國商銀總經理中國商銀總經理 蔡友才蔡友才： 不預設立場不預設立場不預設立場不預設立場鼓勵發言，會議結束前總結並決議鼓勵發言，會議結束前總結並決議鼓勵發言，會議結束前總結並決議鼓勵發言，會議結束前總結並決議 奧美廣告前董事長奧美廣告前董事長 莊莊淑芬淑芬： 大人吃糖閉嘴，大人吃糖閉嘴，大人吃糖閉嘴，大人吃糖閉嘴，避免扼殺創意避免扼殺創意避免扼殺創意避免扼殺創意 智邦科技副總經理智邦科技副總經理 林子超林子超： 圓形會議室，鼓勵圓形會議室，鼓勵圓形會議室，鼓勵圓形會議室，鼓勵沒大沒小沒大沒小沒大沒小沒大沒小 麥肯錫副董事麥肯錫副董事 林紹婷林紹婷 每一位員工都有每一位員工都有每一位員工都有每一位員工都有表達不同意見表達不同意見表達不同意見表達不同意見的義務的義務的義務的義務運籌廣告怎麼開會？運籌廣告怎麼開會？問一個好問題問一個好問題，勝過想好的答案勝過想好的答案 運籌廣告副董葉明桂運籌廣告副董葉明桂 會議前置：會議前置：會議前置：會議前置：測試簡報系統運作測試簡報系統運作測試簡報系統運作測試簡報系統運作 會議開始：會議開始：會議開始：會議開始：報告背景報告背景報告背景報告背景 (Briefing) (Briefing)動腦時間動腦時間動腦時間動腦時間 (40 (40分鐘是腦力激盪的上限分鐘是腦力激盪的上限分鐘是腦力激盪的上限分鐘是腦力激盪的上限) )中場休息中場休息中場休息中場休息 ( (整理並挑出幾個值得討論的整理並挑出幾個值得討論的整理並挑出幾個值得討論的整理並挑出幾個值得討論的idea)idea)最後討論，去蕪存菁最後討論，去蕪存菁最後討論，去蕪存菁最後討論，去蕪存菁 會議結束會議結束會議結束會議結束寶僑家品怎麼開會？寶僑家品怎麼開會？議後速決議後速決，決後速行決後速行P&GP&G事前事前事前事前議程規劃議程規劃議程規劃議程規劃清楚清楚清楚清楚利利利利用資訊系統開跨國會議用資訊系統開跨國會議用資訊系統開跨國會議用資訊系統開跨國會議會議主持人開宗明義說明結論與議程會議主持人開宗明義說明結論與議程會議主持人開宗明義說明結論與議程會議主持人開宗明義說明結論與議程把事情說清楚，把事情說清楚，把事情說清楚，把事情說清楚，AllianceAlliance！申請一個專案網路空間申請一個專案網路空間申請一個專案網路空間申請一個專案網路空間，將，將，將，將資料歸檔資料歸檔資料歸檔資料歸檔開設會議檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚開設會議檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚開設會議檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚開設會議檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚事後紀錄明白，事後紀錄明白，事後紀錄明白，事後紀錄明白，會議記錄成為行動方案會議記錄成為行動方案會議記錄成為行動方案會議記錄成為行動方案日本人怎麼開會？日本人怎麼開會？日本大肆展開會議革命日本大肆展開會議革命 會議目的：會議目的：會議目的：會議目的：節省成本節省成本節省成本節省成本、加快決策速度加快決策速度加快決策速度加快決策速度、更有創意更有創意更有創意更有創意 會議革命：會議革命：會議革命：會議革命： 1. 1. 廢除廢除廢除廢除不必要的會議不必要的會議不必要的會議不必要的會議 2. 2. 排除排除排除排除不需與會的主管不需與會的主管不需與會的主管不需與會的主管 3. 3. 強調強調強調強調準時準時準時準時開始、結束開始、結束開始、結束開始、結束 4. 4. 重視開會重視開會重視開會重視開會結論結論結論結論 5. 5. 提高會議生產力，強化企業競爭力提高會議生產力，強化企業競爭力提高會議生產力，強化企業競爭力提高會議生產力，強化企業競爭力開會要有實際效果開會要有實際效果豐田汽車辦公室標題：豐田汽車辦公室標題： 只開有實際效果的會議只開有實際效果的會議只開有實際效果的會議只開有實際效果的會議 準時開始，最好一小時內結束準時開始，最好一小時內結束準時開始，最好一小時內結束準時開始，最好一小時內結束 重點在實際行動重點在實際行動重點在實際行動重點在實際行動日產營收大躍進日產營收大躍進強調強調強調強調Value First Value First + +Value UpValue Up的跨部門會議的跨部門會議的跨部門會議的跨部門會議 不請決策者參加不請決策者參加不請決策者參加不請決策者參加，以免影響討論方向，以免影響討論方向，以免影響討論方向，以免影響討論方向 時間時間時間時間以分為單位以分為單位以分為單位以分為單位清楚劃分清楚劃分清楚劃分清楚劃分 會議有會議有會議有會議有保密協定保密協定保密協定保密協定，不分職位高低暢所欲言，不分職位高低暢所欲言，不分職位高低暢所欲言，不分職位高低暢所欲言 讓員工接受讓員工接受讓員工接受讓員工接受會議召集人會議召集人會議召集人會議召集人的專業訓練的專業訓練的專業訓練的專業訓練 會議召集人保持會議召集人保持會議召集人保持會議召集人保持立場中立立場中立立場中立立場中立，全力協助會議順利進行，全力協助會議順利進行，全力協助會議順利進行，全力協助會議順利進行日產亮麗的成績背後日產亮麗的成績背後，是成功的會議是成功的會議 日經商業週刊指出日經商業週刊指出日本企業開會訣竅日本企業開會訣竅 WWatamtatamt Feed ServiceFeed Service：速會速會、速決速決、速做速做 花王企業花王企業：開放空間開會開放空間開會 有機動性、資訊快速共享、即時決策有機動性、資訊快速共享、即時決策有機動性、資訊快速共享、即時決策有機動性、資訊快速共享、即時決策 眼鏡聯鎖店眼鏡聯鎖店：不開會代替開會不開會代替開會 以電子會議節省會議時間以電子會議節省會議時間以電子會議節省會議時間以電子會議節省會議時間 日本甲骨文日本甲骨文：雙色會議室雙色會議室，兩種使命感兩種使命感 紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓話場所紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓話場所紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓話場所紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓話場所 葛利佛國際葛利佛國際：透明會議室透明會議室，效率無障礙效率無障礙 透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率你該怎麼開會？你該怎麼開會？ 開會前開會前 6 項準備項準備開會前開會前 6 項準備項準備開會前的重要步驟有哪些開會前的重要步驟有哪些？1.1. 先決定會議希望達成的結果先決定會議希望達成的結果先決定會議希望達成的結果先決定會議希望達成的結果2.2. 想想會議是否有必要召開想想會議是否有必要召開想想會議是否有必要召開想想會議是否有必要召開3.3. 邀請適當的人出席邀請適當的人出席邀請適當的人出席邀請適當的人出席4.4. 準備背景資料準備背景資料準備背景資料準備背景資料5.5. 設定會議綱領及時間表設定會議綱領及時間表設定會議綱領及時間表設定會議綱領及時間表6.6. 預先設想可能的衝突預先設想可能的衝突預先設想可能的衝突預先設想可能的衝突 開會中開會中 3 大陷阱大陷阱開會中開會中 3 大陷阱大陷阱開會時要克服哪些狀況開會時要克服哪些狀況？1.1.一進會場士氣散漫，沒有參與感一進會場士氣散漫，沒有參與感一進會場士氣散漫，沒有參與感一進會場士氣散漫，沒有參與感2.2. 偏離主題偏離主題偏離主題偏離主題3.3. 點子乾枯，鴉雀無聲點子乾枯，鴉雀無聲點子乾枯，鴉雀無聲點子乾枯，鴉雀無聲 開會後開會後 3 項追蹤項追蹤開會後開會後 3 項追蹤項追蹤開會結束時要回顧哪些重點開會結束時要回顧哪些重點？1.1. 行動項目行動項目行動項目行動項目2.2. 決議決議決議決議3.3. 開放議題開放議題開放議題開放議題日本人鑽研開會的戰略日本人鑽研開會的戰略教你怎教你怎麼開會開出競爭力麼開會開出競爭力參考一：會議規則參考一：會議規則 仔細傾仔細傾仔細傾仔細傾聽聽聽聽他人發言他人發言他人發言他人發言 主動主動主動主動思考思考思考思考問題在哪裡問題在哪裡問題在哪裡問題在哪裡 為他人打氣並為他人打氣並為他人打氣並為他人打氣並提案提案提案提案 貢獻如何打勝仗的貢獻如何打勝仗的貢獻如何打勝仗的貢獻如何打勝仗的智慧智慧智慧智慧 互相互相互相互相諮詢討論諮詢討論諮詢討論諮詢討論 根據根據根據根據事實事實事實事實 先做先做先做先做做做做做看看看看參考二：改革會議重點參考二：改革會議重點改革會議三大重點改革會議三大重點改革會議三大重點改革會議三大重點 緊張感緊張感：沒有緊張感就不是會議沒有緊張感就不是會議沒有緊張感就不是會議沒有緊張感就不是會議 溝通溝通：拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論 決定未來發展的決定未來發展的決定未來發展的決定未來發展的創造性創造性參考三：改革會議項目參考三：改革會議項目 領導作風領導作風 掌握掌握會議重要決策的會議重要決策的會議重要決策的會議重要決策的關鍵時刻關鍵時刻藉藉思考法思考法思考法思考法、基礎技術基礎技術基礎技術基礎技術、工具等活化組織，工具等活化組織，工具等活化組織，工具等活化組織，提升思考性會議提升思考性會議 3思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法 3基礎：參與態度、結構化、本質化基礎：參與態度、結構化、本質化基礎：參與態度、結構化、本質化基礎：參與態度、結構化、本質化 3工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析 磨練報告技巧磨練報告技巧，強化會議活力，強化會議活力，強化會議活力，強化會議活力 3技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧 從從從從空間空間和和和和工具工具思考未來的會議思考未來的會議思考未來的會議思考未來的會議只要改革會議，企業就能變革只要改革會議，企業就能變革只要開好會議，個人就有競爭力只要開好會議，個人就有競爭力你準備好怎麼開待會兒的會了嗎？你準備好怎麼開待會兒的會了嗎？