会议组织会议的概念会议的要素 会议的组织流程什么是会议？定义：三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决的一种形式。聚在一起，为了解决问题；聚在一起，建立彼此信任。会议的分类按内容、性质划分按会议的形式划分按与会人员的成分划分按照人数、规模划分按照会议召开的规律或日期划分按会议的范围、地区、时间划分我司的会议公司例会教材开发会议纲讨会其他会议的要素与会者主持人议题名称名称时间时间地点地点 与会者概念：参加会议的正式成员，包括主持人，也包括会务秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。要求：人数人数 必要性必要性重要性重要性合法性合法性 必要性必要性指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。重要性重要性指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的。合法性合法性指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。如：人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表；公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东，等等。主持人定义：会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者。意义：主持人的存在对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。议题定义：会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。要求：必要性必要性重要性重要性明确性明确性可行性可行性名称涵盖方面：内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。要求：必须用确切、规范的文字表达时间会议召开的时间整个会议所需要的时间、天数每次会议的持续时间地点定义：既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。会址的选择会议的组织流程会议前的筹备会议中的掌控会议后的落实拟订计划会议议程Why目的What议题、名称、规模、议程、程序Who与会者、主持人When什么时候，多长Where地点How文件资料、场地、布置、设备、食宿、交通、服务人员、宣传、通讯其他筹划过程工作分工等候审批会议文书供会上学习参考的文件资料会议本身所产生的文件开幕开幕词、工作、工作报告、告、领导讲话稿稿会会议记录、会、会议简报、会、会议决定、会决定、会议纪要、要、闭幕幕词、会、会议总结等等会议所用的技术性、程序性文书材料会场会场的选定资源状况、程序、源状况、程序、预计与会人数、与与会人数、与会者背景、目的、价格、交通、会者背景、目的、价格、交通、环境、境、配套配套设备会场的布置会场内的布置会场内的布置会场内的布置主席位（主席台）、桌椅摆放、鲜花、会标（横幅）、饮料、水果、文具、文件资料、烟灰缸、指示牌、麦克风、音响、电脑、投影、白板和油性笔（黑板和粉笔）会场外的布置指示牌、接待处（签到处）、指引人员其他准备就餐、住宿、医疗、交通安全保卫人员参观、考察、游览赠与图片、资料、纪念品媒体宣传发出会议通知会议召开的时间、需用时间或会期，地点(会址)会议名称和主要议题参加对象须作什么准备报到日期、地点、接站办法等召集单位署名、通知发出日期，加盖公章会议组织高效的会议低效会议的种种现象:举例老跑题； 领导一言堂；有人胡侃，哗众取宠；议题太敏感，不便深说；本位严重，相互推委；效率不高，经常延时；迟到、早退严重；等等原因原因原因具体表现具体表现时间时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。辘，无心开会。地点地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。断，无法正常进行。开会对象的选择开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。无的参加者。主持人的技能主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。鼻子跑，无法达到会议意图。参会者的技能参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。引退，致使会议失败。会议的准备工作会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。而无成效。开会的原因、目开会的原因、目的和结果的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议的时机选择1、时间时间安排安排2 2 会会议计议计划划必须涉及以下一些基本问题：为什么开会？会议的目的和期望是什么？开一个什么类型的会？让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成？要让大家作何种方式和程度的介入和参与？会议规模多大？与会人员多少？会议在哪儿开？会议室如何布置？每个人在会议中的任务和职责是什么？会议开多长时间？ 3 会议通知及其他确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员。同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放。会议组织者不要迟到。不要随意推迟和变更开会时间，打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降。严格按照议程进行，不要超时。会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记要。成功会成功会议议十八步十八步 会议前1、认真计划，理清何人、何事、何时、何地、何因及多少等问题。2、准备预先发放议程表及会议有关资料3、提前到会场，整理会议室会会议议开始开始时时 4、按时开始5、让与会者作自我介绍，并陈述对会议的期望6、清楚解释会议角色7、检查、修订和确定议项顺序8、设定时间限制9、回顾上次会议确定的行动项目会会议议开始开始时时的主持人的主持人 如何开场？ 感谢与会者参与感谢与会者参与。介绍会议背景介绍会议背景与会人员介绍与会人员介绍明确会议目的明确会议目的列明会议议程列明会议议程提出会议期待提出会议期待会会议议中中10、让大家在同一时间以同一方法把精力集中于同一问题会会议议中的主持人中的主持人保持紧张，准备应付随时可能发生的意外变故。随机应变，视情境采取当时最适合的方式。要有耐心注意自己和与会者的身体语言保持中立，建立信任会议成功，并不取决于你敢于承认错误，坦诚合作安排好旁听者和专家主持人的主持人的发问发问、倾倾听与听与记录记录发问：开放与封闭发问：开放与封闭 空投空投与与指定指定倾听：倾听：n n注注视对视对方方n n 不中途打不中途打断断n n 询问询问不明之不明之处处n n适当适当归纳归纳n n 不任意表露不任意表露情情绪绪记录：记录：活用活用5 5W2HW2Hn n掌握掌握主主语语、动词动词、形容形容词词n n明明确数字确数字n n运用运用key wordkey wordn n列列点点說說明明: :可了解可了解发发言重点言重点, ,归纳归纳出出主主题题方向方向n n一言以蔽之一言以蔽之 会议中的主持人会议中的主持人会会议结议结束束时时11、确定行动项目：何人、何事、何时12、检查会议记录13、设定下次会议的时间和地点，并拟出初步议程14、对会议进行总结。15、宣布会议结束如何如何进进行会行会议总结议总结 宣布会议决议 激励与会者继续努力 宣布评估目标已经达成 过程回顾，让大家看到会议成绩 列出悬而未决事项，重申落实责任人和时限要求 会议中的主持人会议中的主持人会会议议后后16、打扫整理会议室17、准备会议备忘录18、跟踪行动项目的执行情况，并开始计划下次会议会后总结会议是否达到了预期的效果会议上出现了哪些问题？以后该如何改正？