工程档案管理规定一、总则1.目的为加强工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、运营、维护及管理提供可靠依据，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司所有新建、改建、扩建等工程项目的档案管理工作，包括但不限于建筑工程、市政工程、机电安装工程、信息系统工程等各类项目。3.定义工程档案：指在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，包括工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善工程档案管理制度、流程和标准，并监督执行。统筹规划工程档案管理工作，指导、协调各部门的档案管理工作。负责接收、整理、保管和提供利用工程档案，定期对档案进行鉴定、销毁等工作。组织开展工程档案管理培训和宣传工作，提高全员档案意识。2.项目建设单位职责负责本项目工程档案管理工作的组织实施，明确项目档案管理责任人及职责分工。按照档案管理要求，组织、协调勘察、设计、施工、监理等参建单位做好各自形成档案的收集、整理和归档工作。对参建单位的工程档案管理工作进行监督、检查和考核，确保档案质量符合要求。及时向档案管理部门移交项目档案，并办理交接手续。3.勘察、设计、施工、监理等参建单位职责负责本单位在工程建设过程中形成档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料真实、完整、准确、有效。按照项目建设单位和档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交项目建设单位，并协助做好档案验收工作。接受档案管理部门和项目建设单位的业务指导和监督检查，对存在的问题及时整改。三、工程档案的形成与收集1.工程前期文件项目立项审批文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。环境影响评价文件，如环境影响报告书、报告表等及审批意见。建设用地规划许可证、土地使用证等相关文件。工程勘察、设计招投标文件及中标通知书。其他与工程前期有关的文件，如项目选址意见书、地质勘察报告等。收集要求：项目建设单位应指定专人负责收集，确保文件齐全、有效，并及时整理归档。2.设计文件初步设计文件，包括设计说明书、设计图纸、工程概算等。施工图设计文件，涵盖建筑、结构、给排水、电气、暖通等各专业图纸及设计变更通知单。设计交底记录、图纸会审记录等。收集要求：设计单位应按照档案管理规范整理成册，一式多份，及时移交项目建设单位。项目建设单位在收到后应进行核对，确保文件内容完整、准确。3.施工文件施工组织设计、施工方案、技术交底记录等。工程定位测量、放线记录，地基处理记录，基础、主体结构验收记录等。原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告，如钢材、水泥、砂石、电线电缆、构配件合格证、质量检验报告等。施工试验记录，如混凝土试块、砂浆试块抗压强度试验报告，钢筋焊接、机械连接试验报告等。隐蔽工程验收记录，包括地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、屋面、给排水及采暖、电气、智能建筑、通风与空调、电梯等分部工程中的隐蔽工程验收记录。工程质量检验评定记录，包括分项工程质量验收记录、分部工程质量验收记录等。施工日志，记录每日工程施工情况，包括天气、施工部位、施工人员、施工进度、质量安全情况等。工程变更资料，包括设计变更、工程洽商记录等，应详细记录变更原因、内容及相关各方的意见。施工单位应按照施工进度及时收集、整理施工文件，确保文件与工程实际进度同步。在每个分部、分项工程完工后，应及时整理归档该部分的施工文件，并提交项目建设单位审核。4.监理文件监理规划、监理实施细则。监理月报、监理周报。监理会议纪要，包括第一次工地会议纪要、专题会议纪要等。工程开工/复工报审表、工程暂停令等。施工组织设计/施工方案审查意见。工程质量检验批、分项工程、分部工程验收记录的审核意见。工程质量问题通知单及整改回复单。监理工作总结，包括工程竣工总结、质量评估报告等。监理单位应随工程进展同步整理监理文件，对施工过程中的关键环节和重要事项进行详细记录。工程竣工后，应及时编制监理工作总结及相关文件，并移交项目建设单位。5.竣工验收文件工程竣工验收报告，包括工程概况、建设依据、工程建设情况、工程质量情况、验收意见等。工程竣工决算报告，反映工程建设的投资情况。工程质量保修书，明确工程质量保修范围、期限和责任。建设工程档案验收意见书，由档案管理部门出具，证明工程档案符合验收要求。其他竣工验收相关文件，如消防验收意见书、环保验收合格文件、规划验收合格证等。项目建设单位在工程竣工验收合格后，应及时收集、整理竣工验收文件，并按照规定向档案管理部门申请档案验收。档案验收合格后，将竣工验收文件与其他工程档案一并归档保存。四、工程档案的整理1.整理原则遵循工程建设的自然形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系。分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、装订整齐。便于保管和利用。2.分类方法工程档案可按照工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行一级分类。每一类别下再根据文件的性质、内容等进行二级分类，如施工文件可分为建筑工程、结构工程、给排水工程、电气工程等类别。3.组卷要求同一项目的文件应按照不同阶段、不同专业、不同类别分别组卷。卷内文件应排列有序，依次为封面、目录、文件材料、备考表、封底。卷内文件应采用A4纸张打印或复印，字迹清晰，签字盖章齐全。图纸应折叠成A4规格，图标栏露在外面，并在右下角加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，盖在图标栏上方空白处。4.编号规则工程档案应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用分类编号法，如工程前期文件001设计文件建筑专业001等，以便于查找和管理。具体编号规则由档案管理部门根据实际情况制定，并在全公司范围内统一执行。5.装订要求案卷应采用三孔一线或胶装方式装订，装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页现象。装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。五、工程档案的归档与移交1.归档要求各参建单位应在工程建设过程中及时将形成的档案资料整理归档，并向项目建设单位提交档案归档清单。项目建设单位应在工程竣工后三个月内，将整理好的工程档案向档案管理部门归档，并提交档案移交清单。归档的工程档案应内容完整、准确、系统，字迹清晰，签字盖章齐全，载体形式符合要求。2.移交手续档案移交时，移交单位和接收单位应办理交接手续，填写档案移交清单。清单应包括档案名称、数量、卷号、移交日期等内容，并由双方签字确认。档案管理部门应对移交的工程档案进行核对，如发现问题应及时与移交单位沟通解决，确保档案质量符合要求。对于重要工程项目的档案移交，可组织专门的交接仪式，以明确责任，确保档案移交工作的顺利进行。六、工程档案的保管与利用1.保管要求档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。应对工程档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，以延长档案的使用寿命。2.利用规定公司内部各部门因工作需要查阅工程档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应按照查阅申请表的要求提供档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房，严禁在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过X个工作日，如需延期，应办理续借手续。外单位因工作需要查阅或借阅工程档案的，应持有单位介绍信，并经公司主管领导批准后，按照档案管理部门的规定办理查阅或借阅手续。查阅或借阅档案时，应有档案管理部门人员陪同，不得将档案提供给外单位人员单独使用。七、工程档案的鉴定与销毁1.鉴定原则定期对工程档案进行鉴定，确保档案的保存价值和有效性。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、合理处置的原则，既要保证档案的完整性，又要避免不必要的保存。2.鉴定组织档案管理部门应定期组织成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门人员、项目建设单位相关人员及专业技术人员等。鉴定小组负责对工程档案进行全面审查和鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定标准根据工程档案的重要性、保存价值、利用频率等因素，制定鉴定标准。一般来说，具有重要历史意义、对工程建设和运营有长期参考价值的档案应永久保存；与工程建设直接相关、在一定时期内有利用价值的档案应长期保存；一般性的文件材料可定期保存或销毁。具体鉴定标准可根据公司实际情况进行细化和明确，确保鉴定工作的科学性和准确性。4.销毁程序经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经档案管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，进行销毁处理。档案销毁应指定专人负责，在销毁前应对档案进行再次核对，确保销毁的档案准确无误。档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。销毁记录应作为档案资料保存，以备查阅。八、监督与考核1.监督检查档案管理部门应定期对各项目的工程档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、归档移交及时性等。项目建设单位应加强对参建单位工程档案管理工作的日常监督检查，发现问题及时督促整改。对监督检查中发现的问题，应下达整改通知书，要求责任单位限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核机制建立工程档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系。考核内容包括档案管理工作的组织实施、档案质量、归档移交情况、保管利用效果等方面。根据考核结果，对档案管理工作成绩突出的单位和个人进行表彰和奖励；对档案管理工作不力的单位和个人进行通报批评，并责令限期整改；情节严重的，按照公司相关规定追究责任。九、附则1.本规定自发布之日起试行，如有未尽事宜，由档案管理部门负责解释和修订。2.各部门应根据本规定，结合实际情况，制定具体的实施细则，确保工程档案管理工作的有效开展。以上是一份工程档案管理规定(试行版)的文档示例，你可根据实际情况进行调整和完善。如还有其他具体需求，欢迎继续向我提问。