工程档案理规定一、总则1.目的为加强工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、维护、改造以及项目竣工验收、交付使用等提供可靠依据，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内所有新建、改建、扩建工程项目的档案管理工作，包括但不限于建筑工程、安装工程、市政工程、水利工程等各类项目。3.定义工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，它反映了工程建设的全过程和实际情况。二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善工程档案管理制度、流程和标准，并监督执行。对工程档案管理工作进行统筹规划、组织协调和业务指导，定期开展档案管理工作检查和考核。负责接收、整理、保管和提供利用工程档案，确保档案的安全和完整。参与重大工程项目档案验收工作，对档案验收提出意见和建议。2.项目建设部门职责负责本部门工程项目档案管理工作的组织和实施，明确专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。按照工程档案管理要求，及时、准确地收集、整理本部门形成的各类工程文件材料，并定期移交档案管理部门。对工程项目各参建单位的档案管理工作进行督促和检查，确保各单位档案资料的真实、完整和规范。组织编制项目档案分类大纲和编号规则，指导项目各参建单位做好档案分类和编号工作。3.项目各参建单位职责负责本单位承担工程项目档案资料的形成、积累、整理和归档工作，确保档案资料符合国家和行业相关标准以及公司档案管理要求。按照合同约定，向项目建设部门和档案管理部门提交完整、准确的工程档案资料，并对档案资料的真实性、完整性和准确性负责。接受项目建设部门和档案管理部门的业务指导和监督检查，及时整改存在的问题。三、档案收集1.收集范围项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。设计文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更等。施工文件，包括施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。监理文件，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。竣工验收文件，包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。其他与工程建设有关的文件，如工程声像资料、电子文件等。2.收集要求各参建单位应明确专人负责工程文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、准确收集。工程文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，纸质文件应采用耐久性强的书写材料，电子文件应采用通用格式，并确保其真实性和完整性。对工程建设过程中形成的照片、录像等声像资料，应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并及时整理归档。各参建单位应按照档案管理部门的要求，定期将收集的工程文件材料移交项目建设部门，项目建设部门汇总后统一移交档案管理部门。四、档案整理1.整理原则工程档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法工程档案应按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行一级分类。每一类别的文件再根据文件的性质、内容等进行二级分类，如施工文件可分为建筑工程、安装工程等。各项目建设部门应结合工程项目实际情况，制定具体的档案分类大纲和编号规则，并报档案管理部门备案。3.编号规则工程档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号应包含项目代码、档案类别代码、年度代码、顺序号等信息，具体编号规则由各项目建设部门根据实际情况确定。4.整理步骤对收集到的工程文件材料进行清理，剔除重复、无效的文件。按照分类大纲和编号规则对文件进行分类、编号，并编制文件目录。对纸质文件进行装订、编页，对电子文件进行格式转换和存储。对声像资料进行整理，制作相应的文字说明，并与纸质或电子档案建立关联。五、档案归档1.归档时间项目前期文件应在项目立项批复后及时归档。设计文件应在设计文件会审后归档。施工文件应随工程进度同步归档，每月底前完成当月形成文件的整理归档工作。监理文件应在监理工作结束后及时归档。竣工验收文件应在项目竣工验收合格后三个月内归档。2.归档要求归档的工程档案应齐全、完整、准确，符合档案整理要求。归档文件应编制归档清单，一式两份，一份随档案移交档案管理部门，一份由移交单位留存。电子档案应与纸质档案同时归档，并确保两者内容一致。电子档案应存储在耐久性好的载体上，并进行异地备份。档案管理部门应对接收的工程档案进行认真核对，对不符合归档要求的档案，应退回移交单位重新整理。六、档案保管1.保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案包括项目前期文件、项目立项批复、项目竣工验收报告等重要文件。长期保管的档案包括设计文件、施工文件、监理文件等，保管期限一般为30年。短期保管的档案包括一般性的文件材料，保管期限一般为10年。3.保管措施档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。对档案应进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。对电子档案应定期进行备份和维护，防止数据丢失或损坏。七、档案利用1.利用原则工程档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和完整，同时满足工程建设、维护、改造等工作的需要。2.利用范围公司内部各部门因工作需要查阅工程档案的，应填写档案查阅申请表，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外单位因工作需要查阅工程档案的，应持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。3.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅申请表、查阅记录、复印或摘录内容等进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅单位、查阅目的、查阅档案名称及编号、复印或摘录内容等。八、档案鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门应定期对保管期满的工程档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门牵头，会同项目建设部门及相关业务部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据工程档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报公司分管领导批准后销毁。2.销毁程序经批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。档案销毁清册应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司审计部门备案。档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和审计部门共同派人监销，确保档案销毁彻底。九、监督检查1.检查内容工程档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作是否符合规定要求。工程档案的完整、准确、系统情况，档案资料是否齐全、真实，分类编号是否规范。档案管理部门的工作情况，包括档案库房管理、设备维护、利用登记等工作是否到位。2.检查方式档案管理部门应定期对工程项目档案管理工作进行检查，检查方式可采用自查、互查、抽查等多种形式。对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。整改完成后，责任单位应将整改情况书面报告档案管理部门。3.考核评价公司将工程档案管理工作纳入对各部门和各参建单位的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的单位和个人给予表彰和奖励。对档案管理工作不达标或存在严重问题的单位，将视情节轻重给予批评、警告、罚款等处罚，并责令其限期整改。十、附则1.本规定自发布之日起施行，原工程档案管理规定同时废止。2.本规定由公司档案管理部门负责解释。如有未尽事宜，可根据实际情况进行补充和修订。以上是一份工程档案管理规定（修改稿）的示例，你可根据实际情况进行调整和完善。希望对你有所帮助。