工程监理档案管理制度汇编一、总则1.目的本制度旨在规范工程监理档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，为工程建设提供有效的信息支持和历史凭证，便于工程的竣工验收、后期维护以及对监理工作的追溯和评价。2.适用范围本制度适用于本监理单位承担的各类工程项目监理过程中形成的所有档案资料的管理。3.档案管理职责项目总监理工程师负责组织项目监理部的档案管理工作，明确档案管理岗位及职责分工。审核档案管理计划和档案整理、归档工作方案，确保档案管理工作符合相关规定和工程实际需要。定期检查项目监理部档案管理工作进展情况，协调解决档案管理工作中出现的问题。档案管理人员负责按照档案管理要求，收集、整理、分类、编目、装订工程项目监理档案资料。建立档案借阅、查阅登记制度，严格按照规定办理借阅、查阅手续，确保档案资料的安全和完整。负责档案的保管和维护，定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并采取相应措施。协助项目总监理工程师对档案管理工作进行总结和评价，提出改进建议。监理人员在监理工作过程中，及时形成并向档案管理人员移交各自工作中产生的档案资料，确保资料的真实、准确、完整。配合档案管理人员做好档案资料的整理、归档工作，接受档案管理方面的培训和指导。二、档案收集与整理1.档案收集范围监理合同文件，包括监理委托合同、补充协议等。监理规划、监理实施细则。施工图纸会审、设计交底会议纪要。施工组织设计、专项施工方案审核意见。工程开工报审表及相关资料，如施工许可证、现场质量管理检查记录等。工程进度控制资料，包括工程进度计划、进度月报、工程暂停令、复工报审表等。工程质量控制资料，如原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验报告，分项分部工程质量验收记录，工程质量问题处理记录等。工程安全管理资料，包括安全专项方案审核意见，安全检查记录，安全事故处理报告等。工程造价控制资料，如工程计量报审表、工程款支付证书、工程变更费用报审表等。工程监理月报、季报、总结报告。工程协调会议纪要，包括监理例会、专题会议等。来往文件、函件、通知等，包括与建设单位、施工单位、设计单位及其他相关单位之间的文件往来。监理日志、旁站记录、平行检验记录、见证取样记录等。工程验收资料，如单位工程竣工验收报告、工程质量评估报告等。其他与工程监理有关的资料。2.档案收集要求监理人员应在工作完成或事件发生后的规定时间内，将各自工作中形成的档案资料及时整理并移交档案管理人员。档案资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储，存储介质应具备可靠性和耐久性。3.档案整理原则遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。按照档案的类别、年度、项目进行分类整理，便于查找和利用。同一类别的档案资料应按照时间顺序或重要程度进行排列。4.档案整理方法分类按照档案的性质和内容，将档案分为工程前期文件、监理工作文件、工程质量控制文件、工程进度控制文件、工程造价控制文件、工程安全管理文件、工程验收文件等类别。在每一大类下，再根据具体内容进一步细分小类，如工程质量控制文件可细分为原材料质量证明文件、构配件质量证明文件、分项分部工程验收记录等小类。编号对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用分类编码的方式，如工程前期文件001表示工程前期文件中的第一份资料。编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。目录应打印或书写清晰，一式多份，一份装订在档案卷内，其余作为检索工具。装订对纸张规格统一、内容相对独立的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得压字、掉页。三、档案归档1.归档时间监理月报应在每月结束后的X个工作日内归档。监理季报应在每季度结束后的X个工作日内归档。监理总结报告应在工程竣工后X个工作日内归档。其他档案资料应在工作完成或事件处理完毕后的X个工作日内归档。2.归档流程档案管理人员收到监理人员移交的档案资料后，按照档案整理要求进行审核和整理。审核无误后，将档案资料进行分类、编号、编目，并装订成册。在档案封面上填写档案名称、编号、日期、编制单位等信息，注明保管期限。将装订好的档案资料放入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。建立档案归档台账，记录档案资料的归档日期、名称、编号、数量等信息，便于查询和统计。3.保管期限监理合同文件、监理规划、监理实施细则等重要文件的保管期限为X年。工程质量控制资料、工程进度控制资料、工程造价控制资料、工程安全管理资料等与工程建设直接相关的文件，保管期限为工程竣工后X年。工程验收资料、工程监理总结报告等档案资料应长期保管。其他一般性文件的保管期限根据实际情况确定，一般不少于X年。四、档案借阅与查阅1.借阅规定因工作需要借阅档案资料的，需填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。档案借阅申请表经项目总监理工程师批准后，档案管理人员方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过X个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、复印、涂改、污损、丢失档案资料。如因特殊原因需要复印档案资料的，需经项目总监理工程师批准，并在复印件上加盖本复印件与原件一致章。借阅人员归还档案资料时，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。2.查阅规定外单位人员查阅档案资料的，需持有单位介绍信或相关证明文件，并填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息。档案查阅申请表经项目总监理工程师批准后，档案管理人员应在指定地点提供档案资料供查阅，并进行现场监督。查阅人员不得在档案资料上进行标记、涂改、抽取等操作，如需摘抄或复印部分内容，需经档案管理人员同意，并在复印件上加盖本复印件与原件一致章。查阅完毕后，档案管理人员应及时收回档案资料，检查档案资料是否完整、有无损坏，并在档案查阅申请表上注明查阅情况。五、档案保管与保护1.保管环境档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房温度应保持在XX之间，相对湿度应保持在X%X%之间。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，确保档案资料的安全保管。2.保管方式档案应按照类别、年度、项目进行分类存放，采用档案盒或档案柜进行保管。档案盒或档案柜应标明档案类别、编号范围、保管期限等信息，便于查找和管理。对于电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份存储，并建立电子档案目录，便于检索和利用。3.定期检查档案管理人员应定期对档案资料进行检查，检查内容包括档案资料的完整性、准确性、装订情况、保管环境等。每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次重点检查，发现问题及时报告并采取相应措施。定期检查应做好记录，记录内容包括检查时间、检查人员、检查情况、处理结果等。4.档案修复与销毁对于破损、褪色、霉变等有损坏的档案资料，应及时进行修复。修复工作应遵循保持档案原貌的原则，采用专业的修复技术和材料进行修复。对于超过保管期限且已无保存价值的档案资料，应按照规定进行销毁。销毁前应编制档案销毁清单，注明档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。档案销毁清单经项目总监理工程师批准后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点进行销毁，并在销毁清单上签字确认。档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁人员、销毁档案清单等信息。六、档案信息化管理1.建立档案信息管理系统利用计算机技术建立工程监理档案信息管理系统，实现档案资料的电子化管理。档案信息管理系统应具备档案资料的录入、查询、统计、借阅管理、备份存储等功能，提高档案管理工作的效率和准确性。2.电子档案录入与管理将纸质档案资料进行扫描或录入，形成电子档案，并按照档案整理要求进行分类、编号、编目等处理。电子档案应与纸质档案一一对应，确保电子档案的真实性、完整性和准确性。定期对电子档案进行备份存储，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。3.档案信息安全管理加强档案信息安全管理，设置不同级别的用户权限，确保档案信息的保密性和安全性。对档案信息管理系统进行定期维护和更新，防止病毒入侵和数据丢失。制定档案信息安全应急预案，应对突发情况，确保档案信息的安全和正常使用。七、附则1.本制度自发布之日起施行。2.本制度由本监理单位负责解释和修订。以上是一份工程监理档案管理制度汇编示例，你可根据实际情况进行修改和完善。如你还有其他问题，欢迎继续向我提问。